#13 Kluczowa umiejętność: Moderacja

Grupa milczących osób, wpatrująca się nieodgadnionym wzrokiem we flipchart, na którym mają się pojawić efekty intensywnej burzy mózgów? Czy uczestnicy przekrzykujący się nawzajem, przerzucający się pomysłami i niedający innym dojść do głosu? Co jest największym wyzwaniem dla doradcy biznesowego prowadzącego projekt i organizującego spotkania z uczestnikami? Dzięki umiejętnościom moderowania dyskusji ekspert poradzi sobie z każdą z tych sytuacji, przekuwając ją w przewagę i korzyść dla firmy.

Co ma wspólnego doradztwo biznesowe z prowadzeniem dyskusji?

Współcześnie doradcy biznesowi coraz rzadziej wykonują swoją pracę z pozycji eksperta, patrzącego z góry na pracowników firmy. Ich wsparcie nie polega też na jednorazowej współpracy, podczas której przekazują menedżerom propozycje rozwiązań. W projekty doradcze włącza się całe grupy interesariuszy: pracowników poszczególnych działów, osoby zarządzające, czasem także klientów czy użytkowników końcowych. Ich obecność w projekcie pozwala doradcy lepiej poznać potrzeby organizacji, sposób jej działania, problemy, z którymi się boryka. Nie może się to odbywać bez bezpośrednich spotkań – i nie są to wykłady, w trakcie których ekspert zewnętrzny dzieli się swoją wiedzą, ale dyskusje, w których pożądane jest zaangażowanie wszystkich uczestników. Właśnie podczas takich spotkań doradcy biznesowi mogą najlepiej wykorzystać umiejętności moderacji. 

Kilka przykładów, które pokażą Ci moc moderacji

Czy moderacja jest konieczna przy każdej dyskusji? Nie, ale są sytuacje, gdy jest pożądana. Dzięki właściwemu poprowadzeniu spotkania możesz pozwolić wypowiedzieć się osobom z mniejszą siłą przebicia, zapobiec konfliktom i pokierować dyskusję w stronę wypracowania potrzebnych rozwiązań.

Warto stosować techniki moderacji szczególnie wtedy, gdy masz do czynienia z grupą osób, które dobrze się nie znają i mają opory przed wypowiadaniem się na forum. Dobry moderator umie także wychwycić naturalnych liderów i wykorzystać ich potencjał, nie pozwalając jednocześnie na to, by zdominowali dyskusję.

Wbrew pozorom to nie milczące, ale te zbyt rozmowne grupy stanowią największe wyzwanie dla doradców biznesowych prowadzących spotkania. Jak zapanować nad taką sytuacją i skierować dyskusję na właściwe tory? Specjaliści od moderacji polecają tu kilka technik:

  • „Lubię to!” – uczestnicy często wypowiadają się tylko po to, by pokazać, że zgadzają się z przedmówcą. Takie wypowiedzi nie wnoszą niczego nowego do rozmowy. Warto wówczas zastosować technikę „Lubię to!”. Uczestnicy spotkania mogą wyrazić swoją opinię gestami, na przykład podnosząc kciuk do góry.
  • Parking – gdy na spotkaniu pojawiają się nowe, poboczne wątki, warto wykorzystać flipchart, na którym będziesz zapisywał pomysły i spostrzeżenia uczestników. Dzięki temu nie utracisz głównego wątku, a dyskutanci nie będą czuli, że ich zdanie jest pomijane.
  • Płonąca zapałka (lub w bezpieczniejszej wersji – klepsydra) – jeśli uczestnicy mają tendencję do zbyt długich wypowiedzi, możesz wprowadzić zasadę, według której mogą mówić tylko tak długo, jak długo pali się zapałka (przesypuje się piasek w klepsydrze). Ułatwi im to jasne przedstawianie swoich myśli i zapewni sprawny przebieg spotkania.

Na jakich etapach projektu potrzebne są kompetencje związane z moderacją dyskusji?

Właściwie nie ma momentu, w których umiejętność wspierania uczestników dyskusji nie byłaby potrzebna. Spotkania z interesariuszami projektu doradczego odbywają się na różnych etapach, jednak różne są ich cele oraz ich przebieg.

Spotkania w początkowej fazie projektu mają na celu przede wszystkim zebranie pomysłów, uzyskanie informacji na temat problemów, z jakimi firma chce sobie poradzić, poznanie perspektyw osób z różnych działów. Często mają charakter burzy mózgów – warto pamiętać, że na początku projektu uczestnicy będą chcieli mówić raczej za dużo niż za mało. Spotkania będą traktowali jako okazję do tego, by ktoś ich wysłuchał i uwzględnił ich zdanie. Dobrą praktyką jest wówczas stosowanie technik moderacji, które uspokoją dyskusję i nadadzą jej odpowiedni rytm.

Moderacja dyskusji przydaje się także na kolejnym etapie realizacji projektu, jakim jest ustalanie celów, harmonogramu działania i innych praktycznych kwestii. Tu ważne jest, by wypowiedział się każdy uczestnik, który będzie zaangażowany w realizację. Jeśli o to nie zadbasz, może to prowadzić do sytuacji konfliktowych i problemów z motywacją.

Typowym elementem projektów doradczych są spotkania podsumowujące. Często biorą w nich udział nie tylko ci, którzy wykonywali zadania operacyjne, ale także osoby z zarządu, które zlecały doradcy prowadzenie projektu. Tu również Twoim zadaniem jest dopilnowanie, aby dać szansę na wypowiedź każdemu zainteresowanemu, niezależnie od pozycji, jaką zajmuje w firmie. Jako moderator możesz zadbać o to, by dyskusji nie zdominowali menedżerowie.

Czujesz się dobrze, prowadząc spotkania w ramach projektów doradczych? Umiesz zapanować nad grupą i sprawić, by każdy czuł się ważny i doceniony? Pokaż to swoim klientom! Dołącz do Redegate – tu wiemy, jak ważne są kompetencje doradców związane z moderacją!

Design: PROFORMAT

Kontakt

GAP GROUP sp. z.o.o.

ul. Inżynierska, nr 39, lok. 206
53-228 Wrocław

KRS: 0000860301;
REGON: 387044670,
NIP: 8943158670