„Udany projekt zaczyna się tutaj” – to hasło Redegate pewnie już znasz. Twoim klientom będzie zależało także na tym, by koniec projektu był równie udany, jak początek. Nie da się tego osiągnąć bez właściwego planowania czasu pracy i zarządzania zadaniami. Za realizację poszczególnych części projektu odpowiadają wszyscy członkowie zespołu, ale to właśnie Ty – doradca biznesowy zarządzający projektem, ma spinać te działania w jedną całość. Czujesz już, jaka wiąże się z tym odpowiedzialność? Wykorzystaj swoje umiejętności zarządzania czasem, by sprostać oczekiwaniom klientów!

Co oznacza zarządzanie czasem w doradztwie biznesowym?

Kwestię zarządzania czasem można rozumieć dwojako. Jako niezależny ekspert musisz posiadać tę umiejętność, by odpowiednio planować swoje działania. Praca doradcy to nie etat – tu nikt nie będzie wyznaczał Ci zadań i to Ty musisz zadbać o to, by nie przekraczać ustalonych z klientem terminów.

Umiejętności zarządzania czasem będą Ci potrzebne także na innym poziomie. Ze swojej pracy jesteś rozliczany między innymi na podstawie tego, czy projekt doradczy został zrealizowany w zakładanym terminie. Zależy to nie tylko od Twojej efektywności i dobrej organizacji pracy, ale również od tego, czy umiesz zarządzać czasem pracy członków zespołu projektowego. Potrzebne będą Ci umiejętności związane z definiowaniem zadań, rozpisywaniem ich na mniejsze jednostki, planowaniem w czasie, określaniem zasobów czasowych poszczególnych pracowników, tworzeniem szczegółowych harmonogramów. Doradca biznesowy wyposażony w umiejętności z zakresu „time management” potrafi także kontrolować realizację celów projektu, zauważać „pożeracze czasu” i je eliminować.

Zarządzanie czasem to także elastyczność

Zarządzanie projektem i pilnowanie jego ram czasowych nie jest szczególnie skomplikowane, gdy wszystko idzie zgodnie z planem. Swoje umiejętności z zakresu „time management” możesz wykorzystać w pełni dopiero wtedy, gdy w projekcie zaczynają piętrzyć się problemy.

To dla doradcy biznesowego prawdziwe wyzwanie. Z jednej strony Twój zleceniodawca oczekuje, że projekt zostanie ukończony w zakładanym terminie. Z drugiej – chcesz zadbać o efektywność i realizację celów, a nie tylko jak najszybsze doprowadzenie zadań do końca. Umiejętne zarządzanie czasem wymaga czasem także elastyczności. Gdy posiadasz umiejętności związane z zarządzaniem czasem, będziesz wiedział, jakie terminy możesz przesunąć, a jakie muszą pozostać niezmienione. Na bieżąco ocenisz, z jakich części projektu możesz zrezygnować, jakie zadania możesz przekazać innym pracownikom, co można zrobić szybciej niż zakładałeś na początku. A przede wszystkim, dzięki swoim kompetencjom, będziesz potrafił przekonać swoich zleceniodawców, że przesunięcia w harmonogramie to nie opóźnienia wynikające z małej efektywności, ale potrzebne zmiany.

Czy możesz zarządzać czasem za pomocą notatnika i długopisu?

Jeśli jesteś miłośnikiem pięknych kalendarzy w sztywnych okładkach i kolekcjonerem oryginalnych długopisów, możesz bez problemu planować realizację zadań na papierze. Pod warunkiem, że działasz samodzielnie i nie musisz dzielić się informacjami z innymi członkami zespołu. Jeśli jednak pracujesz w grupie (a właśnie w ten sposób najczęściej działają eksperci zewnętrzni), warto skorzystać z narzędzi, które ułatwią Wam współpracę. Najlepiej, jeśli wybierzesz te dostępne online (Trello, Asana, Toggl), tak aby wszyscy uczestnicy projektu mieli dostęp do ważnych i aktualnych informacji.

Czytasz czasem artykuły zatytułowane „20 przydatnych technik zarządzania czasem”, „15 technik zarządzania czasem, które musisz znać”, „30 sposobów na zarządzanie czasem w projekcie”? W rzeczywistości technik ułatwiających zarządzanie czasem jest jeszcze więcej – nie oznacza to jednak, że musisz korzystać ze wszystkich. Warto jednak poznać przynajmniej ich podstawy, aby ocenić, które najlepiej sprawdzają się w Twojej pracy. Z czasem każdy doradca biznesowy wypracowuje sobie swój sposób zarządzania czasem w projektach, oparty na kilku najlepszych dla niego technikach.

A Ty? Masz już swoje ulubione?