RedegateRedegate„Udany projekt zaczyna się tutaj” – to hasło Redegate pewnie już znasz. Twoim klientom będzie zależało także na tym, by koniec projektu był równie udany, jak początek. Nie da się tego osiągnąć bez właściwego planowania czasu pracy i zarządzania zadaniami. Za realizację poszczególnych części projektu odpowiadają wszyscy członkowie zespołu, ale to właśnie Ty – doradca biznesowy zarządzający projektem, ma spinać te działania w jedną całość. Czujesz już, jaka wiąże się z tym odpowiedzialność? Wykorzystaj swoje umiejętności zarządzania czasem, by sprostać oczekiwaniom klientów!
Kwestię zarządzania czasem można rozumieć dwojako. Jako niezależny ekspert musisz posiadać tę umiejętność, by odpowiednio planować swoje działania. Praca doradcy to nie etat – tu nikt nie będzie wyznaczał Ci zadań i to Ty musisz zadbać o to, by nie przekraczać ustalonych z klientem terminów.
Umiejętności zarządzania czasem będą Ci potrzebne także na innym poziomie. Ze swojej pracy jesteś rozliczany między innymi na podstawie tego, czy projekt doradczy został zrealizowany w zakładanym terminie. Zależy to nie tylko od Twojej efektywności i dobrej organizacji pracy, ale również od tego, czy umiesz zarządzać czasem pracy członków zespołu projektowego. Potrzebne będą Ci umiejętności związane z definiowaniem zadań, rozpisywaniem ich na mniejsze jednostki, planowaniem w czasie, określaniem zasobów czasowych poszczególnych pracowników, tworzeniem szczegółowych harmonogramów. Doradca biznesowy wyposażony w umiejętności z zakresu „time management” potrafi także kontrolować realizację celów projektu, zauważać „pożeracze czasu” i je eliminować.
Zarządzanie projektem i pilnowanie jego ram czasowych nie jest szczególnie skomplikowane, gdy wszystko idzie zgodnie z planem. Swoje umiejętności z zakresu „time management” możesz wykorzystać w pełni dopiero wtedy, gdy w projekcie zaczynają piętrzyć się problemy.
To dla doradcy biznesowego prawdziwe wyzwanie. Z jednej strony Twój zleceniodawca oczekuje, że projekt zostanie ukończony w zakładanym terminie. Z drugiej – chcesz zadbać o efektywność i realizację celów, a nie tylko jak najszybsze doprowadzenie zadań do końca. Umiejętne zarządzanie czasem wymaga czasem także elastyczności. Gdy posiadasz umiejętności związane z zarządzaniem czasem, będziesz wiedział, jakie terminy możesz przesunąć, a jakie muszą pozostać niezmienione. Na bieżąco ocenisz, z jakich części projektu możesz zrezygnować, jakie zadania możesz przekazać innym pracownikom, co można zrobić szybciej niż zakładałeś na początku. A przede wszystkim, dzięki swoim kompetencjom, będziesz potrafił przekonać swoich zleceniodawców, że przesunięcia w harmonogramie to nie opóźnienia wynikające z małej efektywności, ale potrzebne zmiany.
Jeśli jesteś miłośnikiem pięknych kalendarzy w sztywnych okładkach i kolekcjonerem oryginalnych długopisów, możesz bez problemu planować realizację zadań na papierze. Pod warunkiem, że działasz samodzielnie i nie musisz dzielić się informacjami z innymi członkami zespołu. Jeśli jednak pracujesz w grupie (a właśnie w ten sposób najczęściej działają eksperci zewnętrzni), warto skorzystać z narzędzi, które ułatwią Wam współpracę. Najlepiej, jeśli wybierzesz te dostępne online (Trello, Asana, Toggl), tak aby wszyscy uczestnicy projektu mieli dostęp do ważnych i aktualnych informacji.
Czytasz czasem artykuły zatytułowane „20 przydatnych technik zarządzania czasem”, „15 technik zarządzania czasem, które musisz znać”, „30 sposobów na zarządzanie czasem w projekcie”? W rzeczywistości technik ułatwiających zarządzanie czasem jest jeszcze więcej – nie oznacza to jednak, że musisz korzystać ze wszystkich. Warto jednak poznać przynajmniej ich podstawy, aby ocenić, które najlepiej sprawdzają się w Twojej pracy. Z czasem każdy doradca biznesowy wypracowuje sobie swój sposób zarządzania czasem w projektach, oparty na kilku najlepszych dla niego technikach.
A Ty? Masz już swoje ulubione?