#3 Kluczowa umiejętność: Wizualizacja

Co widzisz nad tytułem tego tekstu? Tak, to zdjęcie. Czy artykuł mógłby funkcjonować bez niego? Oczywiście, że tak. Obrazy na blogu mają jednak ważną rolę: ułatwiają zrozumienie tekstu, przyciągają uwagę odbiorcy, czasem pobudzają wyobraźnię. O potędze wizualizacji wiedzą nie tylko ci, którzy projektują układ stron internetowych. Taką świadomość mają także eksperci z Redegate, którzy wykorzystują narzędzia wizualizacyjne w prowadzonych przez siebie projektach. Sprawdź, jak robią to najlepsi!

Czym jest wizualizacja w projekcie biznesowym?

Za tym pojęciem kryje się wiele: od dobrze znanych wykresów pojawiających się w raportach podsumowujących projekt, poprzez kreatywne mapy myśli, aż po zaawansowane wizualizacje procesów produkcyjnych. Wszystkie te techniki mają wspólną cechę: mają służyć sprawniejszej realizacji projektu – lepszemu zrozumieniu jego założeń przez wszystkich interesariuszy, wykonywaniu zadań zgodnie z założeniami, zaangażowaniu uczestników.

Kompetencje związane z wizualizacją powinny znaleźć się w zasobach każdego doradcy – eksperta zewnętrznego. Jak można je wykorzystać na poszczególnych etapach projektu?

• Kick-off projektu: ustalanie celów, zbieranie pomysłów od członków zespołu – to moment, w którym pracuje się najczęściej na zasadzie „burzy mózgów”. W wizualizowaniu luźnych myśli będzie pomocna technika mind mapping. W skrócie można ją opisać jako zapisywanie pomysłów w formie rysunków i haseł skupionych wokół głównej idei. W sieci można znaleźć wiele narzędzi online do tworzenia map myśli, ale jeśli spotkania odbywają się na żywo, a nie zdalnie, sprawdzi się także tradycyjny flipchart.
• Realizacja projektu: przydzielanie wykonywanie zadań, kontrola postępów, weryfikacja założeń. Tu najlepiej sprawdza się umiejętność używania takich narzędzi, jak wykres Gantta oraz tablice zadań zaczerpnięte z metodologii Scrum (tworzone np. w Trello czy Asanie lub – tradycyjnie – za pomocą karteczek post-it).
• Zakończenie projektu: raportowanie, przekazywanie wniosków, podsumowanie. Na tym etapie pojawia się zazwyczaj dużo danych: wyniki, wzrosty procentowe itp. Nie ma chyba lepszego sposobu na ich zaprezentowanie, niż wykresy i diagramy. Możliwości wizualizacji danych liczbowych są znacznie szersze niż typowe wykresy kołowe, słupkowe czy liniowe. Do dyspozycji osób prezentujących są także mapy, infografiki, osie czasu.

To, w jaki sposób techniki wizualizacji zostaną wykorzystane w projekcie, zależy od samego eksperta. Osoby realizujące usługi doradcze i prowadzące projekty mają do dyspozycji nie tylko tradycyjne narzędzia: flipcharty, karteczki post-it, ale również szereg darmowych i płatnych narzędzi internetowych – niezastąpionych przy pracy zdalnej.

Dlaczego umiejętność stosowania narzędzi wizualizacji to Twój atut jako eksperta?

Masz ogromną wiedzę w swojej dziedzinie, jesteś ceniony za osiągnięcia, a na doświadczenie pracowałeś wiele lat. To sukces, ale za tym sukcesem idzie pewne ryzyko: może się zdarzyć, że będzie Ci trudno znaleźć nić porozumienia z innymi, mniej zaawansowanymi uczestnikami projektu. Praca eksperta jest tym trudniejsza, że przychodzisz do zespołu z zewnątrz i musisz szczególnie zadbać o klarowność przekazu.

To zrozumiałe, że chcesz dzielić się wiedzą, a o interesujących Cię tematach mógłbyś mówić godzinami. Czasem jednak warto zamienić słowa na obrazy. Używając technik wizualizacji, możesz przełożyć trudne zagadnienia na prosty, przystępny język, zrozumiały dla wszystkich. Metody te sprzyjają twórczemu i wielokierunkowemu myśleniu, pobudzają wyobraźnie i sprawiają, że treści są lepiej zapamiętane i kojarzone. Szybciej przyswajamy dany temat oraz mamy większe szanse na znalezienie rozwiązania, gdy jest to zadanie problemowe lub koncepcyjne. Odpowiednio dobierając narzędzia, zaangażujesz uczestników w gromadzenie pomysłów, jasno przedstawisz cele, zadbasz o motywację i zaangażowanie, a także o właściwe rozplanowanie zadań w czasie.

Masz kompetencje związane z wizualizacją danych? Umiesz używać narzędzi online oraz tradycyjnych? Koniecznie wspomnij o tym w rozmowach z klientami z Redegate i przekonaj ich, że zyskają na tym obie strony!

Nie pytaj doradcy, czy umie rysować…

… ale porozmawiaj z nim o tym, jakie metody wizualizacji stosuje w swojej pracy. Przedstawiając naszym klientom propozycje ekspertów spełniających ich kryteria, zawsze zachęcamy do tego, by przed podjęciem decyzji przedyskutować ważne dla obu stron kwestie. Jedną z nich jest to, w jaki sposób ekspert komunikuje się z zespołem, w tym – z jakich narzędzi korzysta, by dzielić się wiedzą w sposób zrozumiały i atrakcyjny dla jego członków.

Tu nie chodzi tylko o to, by było kolorowo i ciekawie. O wizualizacji w kontekście realizacji projektów warto myśleć szerzej. Jeśli czytałeś nasz wcześniejszy artykuł na temat kompetencji związanych z motywowaniem uczestników projektu, na pewno wiesz, jak ważny jest ten aspekt pracy doradcy biznesowego. Cele projektu powinny być właściwie zrozumiane przez wszystkich członków zespołu. Każdy z nich powinien wiedzieć, jaki jest zakres jego zadań, jakie mają być efekty i jak projekt wpisuje się w strategię firmy – tylko tak można odnieść sukces. A jak inaczej zapewnić sobie zrozumienie, jeśli nie przez odpowiednie zwizualizowanie swoich myśli? Temat wpływu technik wizualizacyjnych, takich jak mind mapping, doczekał się już nawet badań. Ich wyniki pokazują, że konstruowanie map myśli korzystnie wpływa na poziom zrozumienia informacji przekazywanych przez ekspertów, a także na motywację uczestników (linki do badań znajdziesz tutaj).

Czy przekonałeś się już, że wizualizacja to nie przerost formy nad treścią, ale zbiór technik, dzięki którym projekt może ruszyć prosto w kierunku sukcesu? Koniecznie zapytaj doradcę Redegate, jakie narzędzia wizualizacyjne Wam w tym pomogą.