Cięcie kosztów – konieczność czy szansa dla Twojej firmy?

Cięcie kosztów w firmie nie musi być tak bolesne jak amputacja chorej kończyny na sali operacyjnej. Jeśli redukcję kosztów poprzedzisz rzetelną analizą i wprowadzisz zmiany, które rzeczywiście są potrzebne, taki zabieg będzie raczej jak obcięcie włosów – potrzebny, ale niepowodujący nieprzyjemnych konsekwencji. 

Jakie rodzaje kosztów najczęściej się redukuje?

Większość firm w pierwszej kolejności bierze pod uwagę te koszty, które można zredukować stosunkowo szybko. Jeśli masz podpisane długoterminowe umowy z dostawcami, zmiana warunków może być trudna lub nawet niemożliwa. O co natomiast możesz zadbać, gdy redukcja kosztów jest potrzebna „na już”? W pierwszej kolejności przyjrzyj się następującym kwestiom:

• Efektywność pracowników. Zamiast ciąć koszty, możesz zwiększyć przychody. To zawsze wymaga pracy, ale nie musisz zatrudniać dodatkowych pracowników (i generować nowych kosztów). Możesz skupić się na maksymalnym wykorzystaniu zasobów i kompetencji osób, które już masz w swoim zespole. Nie ma to nic wspólnego z „dokręcaniem śruby” i dokładaniem obowiązków. Chodzi raczej o pewne przetasowania, zmianę zakresu zadań, może stworzenie nowego zespołu projektowego składającego się z osób o różnych umiejętnościach i osiągnięcie w ten sposób efektu synergii.
• Strategia zakupowa. Raz przyjęte procedury i dokonane wybory nigdy nie powinny być w Twojej firmie czymś stałym. Stałe monitorowanie rynku, aktualizowanie warunków współpracy i poszukiwanie nowych rozwiązań w obszarze zakupów wymaga czasu i wysiłku. W kontekście kosztów może być jednak bardzo opłacalne. Regularnie przyglądając się wydatkom na zakupy, możesz zauważyć zbędne pozycje lub znaleźć punkty do poprawy.
• Procesy produkcyjne. Koszty produkcji są stałym elementem – nie oznacza to jednak, że nie możesz ich zmienić. Firmy, które nie ponoszą nadmiernych wydatków na produkcję towarów, korzystają ze sprawdzonych procedur: audytów, analizy błędów, systemów zapobiegania awariom. Koszty zakupu materiałów, półproduktów, energii i innych mediów są nieuniknione i masz na nie ograniczony wpływ. Zamiast próbować zmieniać je na siłę i walczyć z wiatrakami, postaw na zwiększenie efektywności produkcji.

Czy istnieją obiektywne wskaźniki, które pozwalają ocenić, że cięcie kosztów firmowych jest konieczne?

Decyzja o cięciu kosztów nigdy nie powinna wynikać z subiektywnego odczucia osób decyzyjnych, że „wydajemy za dużo”. Powinno to być zawsze uzasadnione obiektywnymi czynnikami. Gdzie ich szukać? Przede wszystkim w dokumentach finansowych firmy. Za zarządzanie kosztami są odpowiedzialne najczęściej poszczególne osoby lub całe wyspecjalizowane działy, ale jest to na tyle ważny obszar, że powinny mu się regularnie przyglądać także menedżerowie wyższego szczebla.

Co możesz zrobić, by nie przeoczyć coraz wyższych kosztów?

• Monitoruj – koszty firmowe zmieniają się dynamicznie i nie wystarczy spojrzeć na nie od czasu do czasu. Wypracuj w swojej firmie system monitorowania wszystkich kosztów – najpierw będziesz musiał dokładnie je określić, zbierając dane ze wszystkich działów. Uwzględnij koszty materialne i niematerialne (czas, zaangażowanie pracowników). Dopiero taka analiza da Ci całościowy obraz funkcjonowania firmy.
• Mierz – coraz wyższe koszty to dość abstrakcyjne pojęcie. Aby dokładnie je określić, potrzebujesz obiektywnych narzędzi. To dotyczy nie tylko analizy finansowej. Koszty powinno się analizować w odniesieniu do innych aspektów działania firmy (np. wysokości sprzedaży), dlatego warto wykorzystywać także mierniki efektywności. Dlaczego? Wzrost kosztów sam w sobie jest nic niemówiącym zjawiskiem. To niekoniecznie coś złego – jeśli towarzyszy mu wzrost sprzedaży lub efektywności, będzie naturalnym zjawiskiem. To właśnie dlatego tylko kompleksowa analiza i mierzenie wyników dają pełny obraz sytuacji.
• Porównuj – wskazane jest, by przeprowadzać nie tylko bezwzględną, ale również względną analizę kosztów. Warto jest np. przyglądać się wydatkom w poszczególnych obszarach w analogicznych okresach ubiegłych lat. Jeśli firma ma kilka oddziałów, w których wykonuje się ten sam rodzaj pracy, można także porównywać ich wyniki finansowe ze sobą – w ten sposób można szybko wykryć ewentualne nieprawidłowości. Wreszcie – warto patrzeć na inne firmy i, w miarę możliwości, sprawdzać, jak one radzą sobie z kosztami działalności.

Co zrobić, by cięcie kosztów było jak najmniej bolesne?

Nawet gdy sytuacja wydaje się beznadziejna, zawsze masz wybór – możesz zdecydować, jakie koszty będziesz redukować. Jeśli działasz w branży produkcyjnej i przytłaczają Cię np. koszty gazu czy prądu, to rzeczywiście trudno o elastyczność w tym obszarze. Zawsze możesz jednak zadbać o to, by cięcie kosztów przyniosło korzyści firmie, a jednocześnie jak najmniej utrudniało pracę.

Dopóki tylko możesz, unikaj redukowania kosztów poprzez odbieranie przywilejów pracownikom. Chodzi zarówno o poważne wydatki, np. na szkolenia, jak i o drobiazgi, np. dostęp do kawy czy owoców w firmowej kuchni. Takie działania związane z redukcją kosztów często budzą niepokój w zespole, powodują spadek motywacji i sprawiają, że wśród pracowników zaczynają krążyć niepotwierdzone plotki. A przecież nie chcesz, by przekonanie, że „firma chyba się zwija” wpływało na pracę zespołu, a tym bardziej – aby wydostało się na zewnątrz.

Tego nie robić – to już wiesz. A jakie cięcie kosztów może być lepiej odebrane przez pracowników? Takie, które… wcale nie wygląda jak redukcja wydatków! Mówimy tu o wszystkich działaniach, które mają na celu zwiększenie efektywności, zmniejszenie liczby błędów i ułatwienie pracy. A które – przy okazji – pomagają redukować koszty. Takimi działaniami mogą być:

• zwiększenie stopnia automatyzacji produkcji;
• wdrożenie nowych, skutecznych metod zarządzania, np. Lean Management;
• outsourcing wybranych procesów;
• wdrożenie systemu motywacyjnego – wynagradzanie pracowników za efektywną pracę;
• przeniesienie firmowych zasobów IT do chmury, leasing sprzętu elektronicznego zamiast zakupu na własność.

Jak ciąć koszty, by nie wylać dziecka z kąpielą?

Gdy widzisz, że pozycji po stronie kosztów jest coraz więcej i że zaczynają one dominować nad przychodami, chcesz działać – jak najszybciej i jak najskuteczniej. To oczywiście słuszne, jednak pośpiech i pochopne działania są w tym przypadku zdecydowanie niewskazane.

Optymalizacja kosztów w firmie może zająć dosłownie kilka chwil: rezygnujesz z wybranych usług, ograniczasz zakupy, zmieniasz dostawcę. Proste, prawda? Trzeba jednak pamiętać, że niektóre działania związane z cięciem kosztów przynoszą trudne do odwrócenia skutków. Tylko pomyśl – jeśli w wyniku stresu związanego ze złymi wynikami finansowymi zdecydujesz się na redukcję zatrudnienia (oby nie!), to czy po poprawieniu się sytuacji będziesz w stanie odzyskać wartościowych pracowników lub znaleźć specjalistów na ich miejsce?

Tym, co pomoże Ci w skutecznym, ale bezpiecznym dla funkcjonowania firmy cięciu kosztów, jest spokój, opanowanie i chłodna analiza sytuacji finansowej. Znalezienie w sobie równowagi i umiejętność spojrzenia z dystansu mogą być w takim przypadku trudne. Jeśli sytuacja firmy jest Ci bliska, trudno będzie Ci wyłączyć emocje, nawet jeśli dotyczą one tak bezosobowych kwestii, jak liczby i tabelki.

Jak tego uniknąć? Do analizy kosztów i poszukiwania oszczędności warto zaprosić eksperta z zewnątrz, który skupi się na bezwzględnych danych i który będzie miał obiektywne spojrzenie na firmową rzeczywistość. Przy redukcji kosztów można zastosować sprawdzone rozwiązania, ale jeszcze lepiej zadziałają te, które będą idealnie dopasowane do sytuacji przedsiębiorstwa. Czasem mogą to być nietypowe pomysły, na które jest w stanie wpaść wyłącznie osoba z kreatywnym podejściem z jednej strony i dużym doświadczeniem z drugiej.

Masz już za sobą pierwsze kroki w cięciu kosztów i wiesz, że to nie rozwiązało w 100%, ale wahasz się, co robić dalej? Wygląda na to, że to świetny moment, by do akcji wkroczył ekspert, którego wybierzesz wspólnie z Redegate!