Cykl Deminga – czym jest i jak wpływa na zarządzanie procesami?

Cykl Deminga to praktyka w najlepszym wydaniu – wystarczy zapoznać się z jego założeniami i działać. Można szybko wdrożyć go w organizacji, ale warto korzystać z niego nie jednorazowo, ale stale. Tylko w ten sposób metoda PDCA może przyczynić się do skutecznego zdiagnozowania przyczyn problemów i znalezienia rozwiązań. Sprawdź, jak działa Cykl Deminga w praktyce, w rzeczywistości biznesowej.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

Cykl Deminga stosuje się, by podnosić efektywność, eliminować problemy i błędy.
Cykl składa się z 4 etapów: planowania, wykonywania, sprawdzania i działania.
Metoda skupia się na ciągłym doskonaleniu, szukaniu prawdziwych przyczyn problemów, a nie tylko maskowaniu objawów.
Zasady Deminga pomagają wprowadzić w firmie ideę ciągłego doskonalenia.

Czym dokładnie jest Cykl Deminga?

Cykl Deminga to model ciągłego doskonalenia procesów. Stosuje się go, by systematycznie rozwiązywać problemy, eliminować błędy i zwiększać efektywność. Podstawowym założeniem cyklu Deminga jest to, że każdy proces można udoskonalić.

Inne nazwy tego modelu to Koło Deminga i PDCA. Co to takiego? Pod tym skrótem kryją się kolejne etapy procesu:

Plan,
Do,
Check,
Act.

Zasady Deminga są ważnym elementem zarządzania jakością. Są także bliskie filozofii Kaizen, w której kładzie się nacisk na ciągłe doskonalenie organizacji. PDCA czy cykl Deminga nie są bowiem jednorazowymi działaniami. Planowanie i działanie odbywa się przez cały czas – po zakończeniu jednego cyklu zaczyna się kolejny, z nowymi wyzwaniami i możliwościami. Każdy taki proces jest także inny ze względu na zmieniające się warunki rynkowe czy potrzeby klientów.

Jak przebiega każdy etap Cyklu Deminga?

Kolejne etapy cyklu Deminga przebiegają w następujący sposób:

Plan – Planowanie: najpierw identyfikuje się obszary do poprawy, problemy, wyzwania. Następnie ustala się skuteczny plan działania. Na tym etapie wykorzystuje się dane z rynku i wewnątrz organizacji, rozmowy z menedżerami i pracownikami. Szczególnie ważne jest, by nie mylić objawów z przyczynami – dla skutecznego rozwiązania problemu w metodzie PDCA konieczne jest prawidłowe zdiagnozowanie tych drugich, a nie tymczasowe uspokajanie sytuacji.
Do – Wykonaj: to etap, na którym wdraża się założenia w praktyce. Najczęściej zmiany wprowadza się na małą skalę, pilotażowo. To pozwala realnie ocenić ich efektywność, a jednocześnie działać bezpiecznie, bez ryzyka dla całej organizacji. Tu jeszcze nie musi być perfekcyjnie – głównym celem tego kroku jest zdobycie wiedzy o tym, co działa, a co jeszcze trzeba poprawić.
Check – Sprawdź: pora na weryfikację rezultatów działań. W etapie Check sprawdza się dane, które pozwalają porównać efekty z przyjętymi wcześniej założeniami. Analizuje się, czy zmiany pozwoliły zwiększyć efektywność lub rozwiązać problem: wyeliminować błędy, poprawić satysakcję klientów czy skrócić czas reakcji.
Act – Działaj: w ostatnim punkcie metody PDCA działa się dwuetapowo. Najpierw wprowadza się potrzebne korekty – wdraża się zmiany, które okazały się konieczne podczas weryfikacji. Następnie można już wprowadzić nowe rozwiązania jako standard. W etapie Act dba się także o ich utrwalenie: szkoli się pracowników, wprowadza procedury.

Może się zdarzyć, że w ostatnim etapie nie dojdzie do wdrożenia skutecznych rozwiązań. To również jest cenną lekcją dla uczestników procesu. Można przeanalizować, dlaczego tak się stało, dlaczego zaproponowane metody nie okazały się skuteczne. Cykl Deminga zatacza wówczas koło – problem trafia do ponownego rozpatrzenia.

W cyklu Deminga nie ma bardziej i mniej potrzebnych etapów. Wszystkie mają takie samo znaczenie w doskonaleniu procesów, a kolejnych kroków nie da się wykonać prawidłowo bez rzetelnego przejścia wcześniejszych. Pamiętaj, że zasady Deminga nieprzypadkowo wizualizuje się w postaci koła – idealnie równego, bez przerw. To pozwala zobrazować, jak powinien przebiegać proces ciągłego doskonalenia.

W jakich obszarach Cykl Deminga znajduje zastosowanie?

Cykl Deminga początkowo wykorzystywano w przemyśle. Obecnie znajduje zastosowanie również w innych obszarach: w branży usług, do zarządzania projektami, poprawy obsługi klienta czy procesów logistycznych. To uniwersalne narzędzie, sprawdzające się wszędzie tam, gdzie potrzebne jest zwiększenie efektywności, redukcja zużycia zasobów czy wsparcie kultury ciągłego doskonalenia.

Jak można wykorzystać znajomość cyklu PDCA? Przykłady pokazują, że w zależności od branży sposób realizacji założeń Koła Deminga może się różnić:

w obszarze produkcji przejście wszystkich etapów cyklu może poprawić tempo wytwarzania produktów, wyeliminować powtarzalne błędy, zredukować koszty;
w obszarze usług zastosowanie metody PDCA pozwala poprawić jakość obsługi klienta, zredukować czas reakcji na zgłoszenia, standaryzować działania w zespołach;
w zarządzaniu projektami Cykl Deminga wspiera planowanie i kontrolę realizacji celów, pozwala szybko reagować na zmiany.

W jaki sposób Cykl Deminga wpływa na zarządzanie procesami?

Dzięki regularnemu stosowaniu cyklu Deminga zarządzanie procesami jest skuteczniejsze. Można łatwo określić, które elementy procesu działają prawidłowo, a które wymagają poprawy. Metoda PDCA pozwala systematycznie monitorować ważne obszary i w razie potrzeby je usprawniać.

W założeniach Koła Deminga jest także korzystanie z danych analitycznych. Robi się to w szczególności na etapie Check, gdy weryfikuje się skuteczność założeń. Dzięki temu można działać metodycznie, unikać podejmowania impulsywnych, pochopnych decyzji. Metoda PDCA daje przestrzeń na eksperymentowanie i popełnianie błędów – ważne jest jednak, by takie próby były przeprowadzane metodycznie, z dobrym planem i sposobem na jego weryfikację.

Jakie korzyści daje stosowanie Cyklu Deminga?

Korzyści ze stosowania Koła Deminga to większa efektywność procesów, eliminacja błędów i wąskich gardeł, redukcja kosztów, lepsze zarządzanie ryzykiem, zmiana podejścia pracowników – zwiększenie zaangażowania i nastawienia na ciągłe doskonalenie.

Wyjaśnijmy, na czym polegają poszczególne efekty wdrożenia zasad Deminga w życie:

Dzięki analizie przyczyn przestojów, błędów i usterek można zidentyfikować i wyeliminować problemy. To pozwala zwiększyć efektywność: działać szybciej i dawać klientom wyższą wartość, generując jednocześnie niższe koszty.
Dzięki bieżącemu monitorowaniu i szybkim reakcjom można wychwycić nieprawidłowości, zanim staną się poważną przeszkodą dla realizacji procesów.
Dzięki nastawieniu na ciągłe doskonalenie firma może się rozwijać – reagować na zmiany rynkowe, angażować pracowników we wprowadzanie trwałych, widocznych zmian.

4 etapy, proste zasady – to wszystko może wydawać się proste. W rzeczywistości jednak wdrożenie metody PDCA w organizacji może stanowić wyzwanie. Przemodelowania wymaga przede wszystkim podejście – od wprowadzania jednorazowych poprawek i usprawnień do przyjęcia kultury ciągłego uczenia i doskonalenia. Tak gruntowne zmiany mogą wymagać wsparcia – np. eksperta od zarządzania operacyjnego.