Czy doradca może być agentem zmiany w Twojej firmie? Podstawy zarządzania zmianą

Co może być największą przeszkodą we wdrażaniu zmian w organizacji? Nie, to wcale nie ograniczony budżet, sztywne procedury czy działania konkurencji. Najważniejsza blokada może się znajdować tam, gdzie wcale się jej nie spodziewasz – w głowach pracowników. Możesz zarządzać zmianą zgodnie ze sztuką, wdrażać procesy krok po kroku, planować i wyznaczać cele, a i tak będziesz czuć się tak, jakbyś szedł pod wiatr. Czy jest coś – a może ktoś – kto pomoże Ci poradzić sobie z oporem pracowników i przeprowadzić firmę przez zmiany? To agent zmiany – zaangażowany lider i specjalista, który stworzy idealne warunki do transformacji. Sprawdź, jak taki doradca może wspierać Twoją firmę w zarządzaniu zmianą.

Kim jest agent zmian?

Nie zaczniemy od definicji z podręczników zarządzania, ale od kilku synonimów w języku polskim i angielskim. Inne określenia na rolę agenta zmian mogą pomóc Ci zrozumieć, jaka jest rola takiego eksperta w procesie transformacji.

Agent zmian jest często nazywany również:

• change champion – mistrzem zmiany, czyli osobą, która ma specjalistyczną wiedzę na temat zarządzania zmianą i doświadczenie w prowadzeniu takich projektów;
• rzecznik zmian – promujący nowe rozwiązania wśród pracowników i wyjaśniający im szczegóły transformacji;
• adwokat zmian – osoba, która skutecznie odpiera zarzuty i pomaga poradzić sobie z wątpliwościami, a przez to kreuje pozytywny wizerunek zmian w firmie;
• change leader – agent zmiany nie jest kimś, kto przygląda się transformacji z boku, ale zewnętrznym ekspertem, który prowadzi cały proces;
• innovation catalyst – osoba, która – niczym katalizator w reakcjach chemicznych – przyspiesza wdrażanie nowych technologii, metod i narzędzi – przychodząc do firmy jako zewnętrzny doradca, wnosi tę wiedzę ze sobą.

Ogólnie można powiedzieć, że agent zmiany jest specjalistą od zarządzania zmianą, który pomaga firmie przejść przez proces transformacji. Robi to poprzez nadawanie odpowiedniego kierunku procesom (po analizie sytuacji firmy i diagnozie), informowanie uczestników o zmianach, wysłuchiwanie i rozwiewanie ich wątpliwości, tworzenie sprzyjającej atmosfery, angażowanie zespołu, monitorowanie wyników i ewaluację.

Role, które może przyjmować agent zmiany w procesie zarządzania

No dobrze, a co dokładnie robi agent zmian w firmie – zapytasz? W zależności od potrzeb organizacji czy etapu transformacji taki ekspert może przyjmować różne role. Oto kilka z nich – pamiętaj, że najczęściej nie wykonuje ich jednocześnie, ale mogą się one przenikać (bo praca agenta zmiany to złożony proces):

1. Inspirator, analityk, strateg, diagnosta – połączyliśmy w tym punkcie kilka ról, bo wszystkie odnoszą się do tego samego etapu procesu. Agent zmian może być pomocny podczas diagnozowania sytuacji w firmie, wyznaczania kierunku zmian, wypracowywania sposobów na wdrożenie nowości. Nie tylko używa wówczas „twardych” narzędzi analitycznych i diagnostycznych, ale także wnosi świeże spojrzenie, poszerza perspektywę i inspiruje.
2. Specjalista w zakresie relacji społecznych, budujący zaangażowanie pracowników, zapewniający wsparcie i pomagający przełamać opór.
3. Poszukiwacz danych i informacji o firmie, jej rzeczywistości biznesowych i relacjach.
4. Osoba identyfikująca różne możliwości, pozostawiająca ostateczny wybór kierunku zmiany decydentom w organizacji.
5. Współuczestnik procesu rozwiązywania problemów, pokazujący możliwe rozwiązania, planujący działania, podejmujący decyzje dotyczące transformacji.
6. Techniczny ekspert – rola takiego agenta zmian ogranicza się wyłącznie do przekazania rzetelnych informacji, na podstawie których menedżerowie samodzielnie podejmują decyzje.
7. Trener i nauczyciel – osoba, która planuje procesy szkoleniowe i przeprowadza szkolenia wśród pracowników – dzięki temu mogą oni lepiej przygotować się do transformacji.
8. Adwokat – przyjmujący na siebie tę rolę agent zmian próbuje wpłynąć na pracowników i menedżerów, pomaga im w zrozumieniu zmian, pozbyciu się blokad psychicznych, zmianie wyznawanych wartości i przyjętych przekonań.

Czy agentem zmian może być osoba spoza organizacji?

Na agentów zmian często wyznacza się menedżerów odpowiedzialnych za dany obszar. Takie rozwiązanie nie zawsze się jednak sprawdza – osobom na stanowiskach menedżerskim może brakować kompetencji z zakresu zarządzania zmianą. Odpowiedzialność za transformację to także dla nich dodatkowy obowiązek, na rzecz którego muszą rezygnować z wykonywania bieżącej pracy.

W idei wprowadzania agenta zmiany do projektu chodzi bardziej o kompetencje, zdolności interpersonalne, rozumienie organizacji i jej potrzeby rozwoju. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, by taką funkcję powierzyć liderowi niższego szczebla, specjaliście czy osobie z działu HR.

A co, jeśli w Twojej firmie nie ma osoby, która mogłaby pełnić funkcję agenta zmian? Nie musisz szkolić pracowników ani powierzać im dodatkowych obowiązków. Agentem zmian z powodzeniem może być ekspert z zewnątrz. Nie odkrywamy tym stwierdzeniem Ameryki – angażowanie do procesu transformacji doradców biznesowych jest często stosowaną praktyką i nie ma w tym nic niecodziennego. Gdy decydujesz się na taki krok, możesz liczyć na kilka ważnych korzyści:

• ekspert zewnętrzny wnosi do firmy cenną wiedzę na temat zarządzania zmianą, nowych technologii czy kompetencji w zespole;
• zewnętrzny agent zmian może się w pełni poświęcić projektowi, bez konieczności przeznaczania czasu na codzienne obowiązki – jest całkowicie do Twojej dyspozycji;
• mimo dużego zaangażowania taki ekspert pozostaje obiektywny – a w procesie transformacji, gdzie w grę wchodzą silne emocje pracowników, bezstronność i umiejętność zachowania zimnej krwi są na wagę złota;
• agent zmian może uczestniczyć we wszystkich etapach transformacji – nie tylko pomoże Ci wyznaczyć cele i podjąć ważne decyzje, ale także będzie monitorować postępy i oceniać wyniki.

Kompetencje, których potrzebuje dobry agent zmian

Change champion to mistrz zarządzania zmianą. Jego umiejętności nie ograniczają się jednak do znajomości technik i narzędzi do planowania, wdrażania i monitorowania. Najbardziej rozchwytywani na rynku eksperci mają kilka wspólnych cech, dzięki którym mogą oferować znacznie szersze wsparcie niż tylko proste wprowadzanie nowych rozwiązań. Mamy tu na myśli przede wszystkim:

• zorientowanie na cel;
• gotowość do stałego poszerzania wiedzy;
• odpowiedni mindset – otwartość na zmiany i determinacja;
• zdolności interpersonalne – empatia, umiejętność komunikowania się, słuchania i wyrażania emocji;
• entuzjazm i motywacja;
• umiejętność motywowania innych;
• kreatywność i elastyczność;
• odwagę w stawianiu trudnych pytań;
• dobrą organizację pracy.

Te kompetencje – wymieszane u każdego agenta zmiany w innych proporcjach – w połączeniu z wiedzą i doświadczeniem pomogą osiągnąć sukces. A można uznać za sukces w zarządzaniu zmianą? To nie tylko skuteczne wdrożenie i osiągnięcie celu, ale także spokój i dobre samopoczucie w zespole – takie połączenie to gwarancja trwałych efektów.

Kiedy zacząć poszukiwanie agenta zmiany?

Tu odpowiedź jest prosta – najlepiej zrobić to jak najszybciej, gdy tylko podejmiesz decyzję o transformacji wybranego obszaru działania firmy. Agent zmian może oczywiście dołączyć do projektu później, np. wtedy, gdy pojawi się opór wśród pracowników i będzie trzeba przekonać ich do tego, co nowe. Najcenniejsze jest jednak wsparcie, które otrzymujesz od początku procesu wdrażania zmian.

Dzięki byciu w projekcie już od najwcześniejszego etapu agent zmian ma czas, by dobrze poznać Twoją firmę i towarzyszące jej działaniu wyzwania. Ma okazję przeprowadzić analizę i zdiagnozować obszary, w których potrzebne są zmiany. Może być z Tobą podczas wyznaczania celów i podejmowania pierwszych decyzji. To bardzo ważne – dzięki temu sam lepiej rozumie proces i dzięki temu jest bardziej wiarygodny, gdy przekonuje Twoich pracowników do zmian.

Wiesz już, że nie warto czekać? U nas możesz podjąć współpracę z dopasowanym do Twojej firmy agentem zmian nawet w ciągu kilku dni. Skontaktuj się z nami poprzez formularz i pozwól nam spełnić naszą obietnicę – dostarczenie najlepszego eksperta do Twojego projektu nawet w 72 godziny!