Jak mierzyć efektywność operacyjną firmy i usprawnić procesy zarządzania?

Monitoring i analiza efektywności operacyjnej to doskonały sposób na szybki wgląd w kondycję firmy. Takie działanie pozwala zauważyć wyzwania, zanim urosną do poważnych problemów. Co uwzględnić przy ocenie efektywności operacyjnej firmy? Pokażemy Ci, co warto analizować i jakie wskaźniki do tego wykorzystać.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Efektywność firmy to zdolność do maksymalizowania zysków przy optymalnym wykorzystaniu zasobów).
• Efektywność operacyjna zależy od 
• Do pomiarów efektywności operacyjnej firmy wykorzystuje się wskaźniki, np. KPI.
• Efektywność operacyjną należy monitorować na bieżąco.

Czym jest efektywność operacyjna w firmie?

Efektywność operacyjna to zdolność firmy do maksymalizacji zysków przy minimalnym zużyciu zasobów.

Maksymalizacja wyników oznacza:

• osiąganie jak najwyższej rentowności;
• coraz lepszą organizację pracy;
• oferowanie wyższej jakości produktów lub usług.

Minimalizacja zużycia zasobów oznacza:

• eliminację błędów;
• skrócenie czasu realizacji zadań;
• optymalizację pracy maszyn;
• automatyzację procesów;
• redukcję kosztów;
• efektywne wykorzystanie pracy ludzi.

Maksymalizacji efektów z minimalizacją zużycia zasobów nie powinno się przy tym utożsamiać z „robieniem więcej za mniej”. W efektywności biznesowej nie chodzi o ograniczenie kosztów czy czasu za wszelką cenę. Konkurencyjne mogą być tylko te firmy, które wiążą efektywność biznesową z produktywnością, płynnością finansową, elastycznym działaniem w zmiennych warunkach rynkowych.

Efektywność operacyjna to jeden z elementów efektywności biznesowej. Ten stan osiąga się dzięki równowadze pomiędzy osiąganiem pożądanych rezultatów i korzystaniem z firmowych zasobów.

Jakie elementy składają się na efektywność operacyjną?

Na efektywność przedsiębiorstwa składają się:

• Procedury – to one porządkują kwestię odpowiedniego gospodarowania zasobami, realizacji zadań na czas i przy jak najniższych kosztach.
• Właściwie dobrane technologie i narzędzia – dzięki nim można optymalizować czas i koszty, usprawniać przepływ informacji, ograniczać błędy. Technologie odciążają także pracowników i pozwalają im działać efektywniej – w tym skupiać się na strategicznych, a nie prostych i powtarzalnych zadaniach.
• Zarządzanie finansami – w tych procesach powinna być uwzględniona kontrola kosztów operacyjnych. Dla efektywności przedsiębiorstwa znaczenie ma także mądre inwestowanie – wybieranie tych inwestycji, które mają dużą szansę przełożyć się na lepsze wyniki.
• Kultura organizacyjna – w szczególności pomaga nastawienie na ciągłe doskonalenie, branie odpowiedzialności za swoje działania przez pracowników, otwartość na współpracę, inwestowanie w kompetencje zespołów.
• Zarządzanie pracownikami – warto robić to tak, by wzmacniać zaangażowanie i motywację. Pomocna jest także otwarta komunikacja i precyzyjne określanie celów.

Efektywność przedsiębiorstwa to tylko… efekt. Powyższe przykłady pokazują, że za tym sukcesem stoi wiele czynników. 

Co wpływa na efektywność operacyjną firmy?

Na efektywność firmy wpływają czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.

Czynniki wewnętrzne to:

• struktura organizacyjna i sposób zarządzania firmą;
• jakość procesów wewnętrznych i przepływu informacji;
• kompetencje, motywacja i zaangażowanie pracowników;
• styl przywództwa i jakość komunikacji w zespole;
• poziom wykorzystania technologii i automatyzacji;
• kultura organizacyjna i nastawienie na ciągłe doskonalenie;
• planowanie finansowe i kontrola kosztów operacyjnych;
• sposób zarządzania czasem i zasobami.

Czynniki zewnętrzne to:

• sytuacja gospodarcza i popyt na rynku;
• poziom konkurencji w branży;
• zmiany w przepisach i regulacjach;
• dostępność zasobów: surowców, materiałów, energii;
• sytuacja na rynku pracy – dostępność pracowników z pożądanymi kwalifikacjami;
• tempo rozwoju technologicznego;
• zachowania klientów: oczekiwania, potrzeby, trendy zakupowe;
• globalne trendy, związane np. ze zrównoważonym rozwojem czy e-commerce.

Dbanie o efektywność operacyjną wymaga ciągłego trzymania ręki na pulsie. Stan równowagi nie jest czymś danym raz na zawsze – gdy jednak będzie się prowadziło biznes, uwzględniając wszystkie ważne czynniki wewnętrzne i zewnętrzne, efektywność firmy uda utrzymać jak najdłużej.

Nawet najlepiej zorganizowana i uporządkowana organizacja może mieć problemy z efektywnością operacyjną, jeśli nie będzie wystarczająco elastyczna. Na efektywność przedsiębiorstwa wpływają bowiem nie tylko procesy wewnętrzne, ale również sytuacja rynkowa.

Jak mierzyć efektywność działalności biznesowej?

Efektywność działalności biznesowej mierzy się za pomocą wskaźników. Do pomiarów efektywności najczęściej wykorzystuje się KPI, czyli Key Performance Indicators. 

Przy ocenie efektywności przedsiębiorstwa można uwzględnić różne czynniki. Zależy to od branży, charakteru biznesu (np. produkcyjnego czy usługowego), wielkości firmy. Najczęściej wykorzystuje się wskaźniki związane z:

• produktywnością: np. liczba wytworzonych produktów w danej jednostce czasu;
• kosztami operacyjnymi – stosunkiem wydatków do przychodów;
• jakością, rozumianą np. jako liczba błędów na etapie produkcji, liczba reklamacji, poziom satysfakcji klientów;
• terminowością – realizacją projektów w zakładanym czasie, bez opóźnień;
• wykorzystaniem zasobów, np. stopniem wykorzystania maszyn w trakcie jednej zmiany. 

Za pomocą KPI mierzy się ilość, ale także jakość. To wymierny sposób na pomiary efektywności działalności biznesowej i na porównywanie wyników w czasie. Dzięki KPI możesz w porę wychwycić moment, gdy efektywność firmy spada – i od razu podjąć działania naprawcze.

Jak poprawić efektywność organizacji?

Procesy naprawcze zaczyna się od analizy efektywności. Ten etap pozwala przyjąć szerszą perspektywę, dostrzec problemy, które nie pozwalają osiągnąć pożądanych wyników.

W spojrzeniu na biznes z szerokiej perspektywy może pomóc współpraca z ekspertem z zewnątrz: doradcą biznesowym lub Interim Managerem. Na wsparcie możesz liczyć nie tylko podczas diagnozy, ale także na dalszych etapach poprawy efektywności organizacji. Doświadczony Interim Manager, działając na podstawie wyników analizy efektywności, może pomóc w:

• automatyzacji powtarzalnych zadań i uwolnieniu dzięki temu czasu pracowników;
• wdrożeniu nowych technologii i narzędzi;
• eliminacji wąskich gardeł i usprawnieniu procesów;
• zmianie kultury organizacyjnej – wprowadzeniu kultury ciągłego doskonalenia;
• wprowadzeniu nowych metod zarządzania, skupionych na efektywności operacyjnej, np. Kaizen, Lean Management, Six Sigma.

Zdecydowanie niewskazane są szybkie, przypadkowe, chaotyczne działania, bez uwzględnienia danych z etapu analizy efektywności. Przykładem jest drastyczne cięcie kosztów lub zwolnienia pracowników. Na krótką metę można w ten sposób poprawić wskaźniki efektywności, ale nadmierne ograniczenie wydatków czy utrata dostępu do zasobów na pewno negatywnie wpłynie na wskaźnik produktywności.

Jakie są przykłady wskaźników efektywności?

Przykładami wskaźników, które warto wykorzystać do pomiaru efektywności, są:

• ROI (Return on Investment) – zwrot z inwestycji;
• OEE (Overall Equipment Effectiveness) – całkowita efektywność maszyn;
• TAT (Turnaround Time) – czas realizacji zamówienia lub projektu;
• EBITDA Margin – rentowność operacyjna;
• Employee Productivity Index – produktywność pracowników;
• Customer Satisfaction Score (CSAT) – poziom satysfakcji klientów.

Do podstawowych wskaźników należą także omówione już wcześniej KPI.

Każdą metodę oceny efektywności możesz dostosować do własnych potrzeb. To ty ustalasz, co będzie brane pod uwagę przy mierzeniu produktywności pracowników, efektywności maszyn czy satysfakcji klientów. Niezależnie jednak od tego, jaką metodę pomiaru efektywności wybierzesz, pamiętaj o jednym: wskaźniki powinno się monitorować na bieżąco, regularnie. Tylko wtedy będziesz mieć efektywność firmy pod kontrolą!

Chcesz poprawy efektywności firmy? W Redegate znajdziemy dla Ciebie eksperta, który uporządkuje wszystkie procesy i wyeliminuje wąskie gardła. Wprowadzi odpowiednie wskaźniki i metody pomiaru efektywności, zadba o realizację celów i bieżące monitorowanie. Skontaktuj się z nami i poznaj sposób na rozwiązanie firmowych problemów!