Jak plan finansowy wpływa na płynność finansową firmy i jak go skutecznie opracować?

Jakie będą przychody firmy, a jakie koszty? Skąd brać środki na nowe inwestycje? Czy nowe pomysły na rozwój są opłacalne, czy ryzykowne? To tylko kilka pytań, na które odpowiada plan finansowy przedsiębiorstwa. Bez niego trudno wyobrazić sobie podejmowanie decyzji i realizację długofalowych celów. Czy Twoja firma ma już taką mapę drogową, niezbędną do planowania przyszłości? Sprawdź, co warto wiedzieć o planie finansowym, zanim przystąpi się do jego przygotowywania.

Czym jest plan finansowy?

Ta prosta definicja planu finansowego pomoże Ci zrozumieć, jaka jest rola tego dokumentu, co bierze się pod uwagę przy jego przygotowywaniu i jak się go później wykorzystuje.

A zatem – co to jest plan finansowy? To dokument, w którym określa się, w jaki sposób firma ma zarządzać finansami. Najczęściej tworzy się go na 1 rok lub kilka lat. Typowy plan finansowy obejmuje zestawienie:

• planowanych przychodów – prognoz na podstawie dostępnych danych;
• planowanych kosztów – stałych i zmiennych;
• inwestycji przewidzianych na dany okres;
• źródeł finansowania bieżącej działalności i inwestycji.

Dlaczego warto przygotować plan finansowy?

Plan finansowy przedsiębiorstwa to „must have” każdej świadomej, nastawionej na rozwój, ale działającej z rozwagą organizacji. Taki dokument daje szeroki obraz tego, co dzieje się w firmie i czego można się spodziewać w najbliższych miesiącach. Dzięki dobrze przygotowanemu planowi można:

• Mieć stałą kontrolę nad płynnością finansową – w porę zauważać momenty, w których może zabraknąć środków i zadbać o ich pozyskanie.
• Skuteczniej podejmować decyzje strategiczne – np. o redukcji kosztów, rezygnacji z inwestycji czy szukaniu źródeł finansowania.
• Zminimalizować ryzyko – na podstawie danych przewidzieć spadek przychodów lub wzrost kosztów i przygotować się na te sytuacje.
• Łatwiej pozyskiwać dodatkowe środki – plan finansowy przedsiębiorstwa jest wymagany przez banki czy inne instytucje finansowe.
• Budować przewagę konkurencyjną – firmy z planem finansowym mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe niż ich konkurenci.
• Weryfikować realizację celów – plan finansowy obejmuje mierzalne wskaźniki, na podstawie których można ocenić, czy firma rozwija się we właściwym kierunku.

Jakie elementy obejmuje plan finansowy? 

Dobry plan finansowy firmy ma uporządkowaną strukturę. Jest gruntownie przemyślany i nie ma w nim miejsca na chaos. Nie jest zbiorem ogólnych, teoretycznych zaleceń, ale zawiera praktyczne wskazówki do działania. W razie potrzeby każda osoba decyzyjna wie, gdzie szukać w nim potrzebnych informacji. Jak zrobić plan finansowy, który spełnia wszystkie te kryteria?

Przede wszystkim nie należy pomijać żadnych istotnych informacji – zarówno tych dotyczących stanu obecnego, jak i prognoz. Typowy plan finansowy obejmuje kilka elementów. Sprawdź, z czego powinien się składać.

Prognoza przychodów

W tym punkcie szacuje się planowane przychody z działalności – sprzedaży produktów lub usług. Nie robi się tego w ciemno. Do tworzenia prognozy wykorzystuje się dane historyczne i bieżące, bierze się też pod uwagę trendy i sytuację na rynku.

Prognoza kosztów

Tu uwzględnia się wszystkie wydatki, jakie trzeba będzie ponieść w zakładanym okresie. Są to koszty stałe i zmienne związane z produkcją, marketingiem, wynagrodzeniami pracowników, działaniami administracyjnymi. To ważny element planu finansowego – tylko staranna analiza wydatków pozwala zachować płynność finansową i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Plan przepływów pieniężnych (cash flow)

W tej części planu finansowego przedsiębiorstwa pokazuje się, kiedy i w jakich ilościach pieniądze będą wpływać do firmy oraz z niej wypływać. Jest to powiązane z terminami dostaw i płatności u dostawców, deadline’ami opłat za czynsz, wynajem itp., czasem wypłaty wynagrodzeń, a z drugiej strony – z planowanymi okresami zwiększonej sprzedaży czy wprowadzenia na rynek nowych produktów. Dzięki planowi przepływów pieniężnych łatwiej przewidzieć, kiedy mogą być potrzebne dodatkowe środki i z wyprzedzeniem ubiegać się o ich pozyskanie.

Bilans otwarcia i prognozowany bilans

Bilans służy do pokazania aktualnej kondycji finansowej przedsiębiorstwa: jej aktywa i pasywa. Dzięki prognozom można ocenić, jak będzie się zmieniała ta sytuacja w kolejnych miesiącach.

Plan inwestycji i wydatków kapitałowych

W planie finansowym wskazuje się, w co firma zamierza inwestować w najbliższym czasie, jakie będzie realizować projekty i jakie zakupy w związku z tym będą niezbędne. Może to być np. zmiana systemu informatycznego, zakup nowych maszyn produkcyjnych, wynajem dodatkowego magazynu. Gdy pokaże się to w planie w formie planowanych wydatków, łatwiej jest ocenić opłacalność takich inwestycji.

Źródła finansowania

Jeśli firma zamierza inwestować, potrzebuje środków. W planie finansowym należy wskazać ich źródła. Mogą to być po prostu własne przychody, ale także kapitał pozyskany od inwestorów, kredyty czy pożyczki.

Analiza rentowności i prognozowany wynik finansowy

Ten element planu finansowego pozwala spojrzeć na działalność firmy w pewnym sensie „z góry”. W analizie rentowności oblicza się, które działania przedsiębiorstwa przyczynią się do wypracowania zysku. Wskazuje się, na czym warto się koncentrować w nadchodzącym czasie, a co może „ciągnąć firmę w dół” – okazać się zbędnym kosztem, a nie szansą.

Scenariusze alternatywne

Dobry plan finansowy jest elastyczny. Zakłada się w nim różne opcje: że wynik finansowy okaże się lepszy, niż zakładano i że wydarzy się coś, co pokrzyżuje firmie plany na rozwój i wysoką sprzedaż. Optymistyczna, realistyczna i pesymistyczna wersja planu pozwala przygotować osoby decyzyjne na zmiany sytuacji rynkowej i daje im gotowe rozwiązania.

Uwaga: plan finansowy nie jest tym samym, co biznesplan. Jest jedynie jego elementem. W biznesplanie patrzy się szerzej na działalność przedsiębiorstwa, nie ograniczając się do kwestii finansowych.

Jak stworzyć plan finansowy?

Tworzenie planu finansowego to zaawansowany proces, którego nie da się opisać w kilku akapitach. Na początek warto jednak poznać kilka dobrych praktyk i wskazówek, dzięki którym możesz działać skuteczniej.

Jak zrobić plan finansowy? Oto instrukcja krok po kroku.

Analiza obecnej sytuacji finansowej

Na tym etapie zbiera się wszystkie dane: na temat przychodów, kosztów, zobowiązań, aktywów, płynności finansowej. Posłużą one do dalszych działań: analizy rentowności czy planowania przepływów pieniężnych.

Określenie celów finansowych

Plan finansowy tworzy się nie po to, by analizować obecną sytuację, ale przede wszystkim po to, by stworzyć ramy do rozwoju na przyszłość. Właśnie temu ma służyć określenie celów finansowych. Takimi celami mogą być np. redukcja kosztów, poprawa przychodów, zdobycie nowych środków inwestycyjnych.

Prognozowanie i planowanie

Takie prognozy tworzy się na podstawie trendów rynkowych, a także działań zaplanowanych na określony czas, np. nowych inwestycji czy kosztownych projektów. W ten sposób powstają prognozy przychodów i kosztów, plany przepływów pieniężnych czy plany finansowania nowych inwestycji. Ważne jest, by na tym etapie planowania uwzględnić różne scenariusze, w zależności od sytuacji w branży.

Konsultacje z osobami decyzyjnymi i weryfikacja założeń

Dobry plan finansowy bazuje na informacjach z różnych działów – bo każdy z nich ma swoje koszty, może też generować własne przychody czy mieć zaplanowane nowe inwestycje. Po opracowaniu bazowej wersji planu dobrze jest zweryfikować jego założenia z osobami decyzyjnymi: CEO, dyrektorem finansowym, menedżerami operacyjnymi.

Nie musisz ograniczać się do konsultacji wewnątrz organizacji. Plan warto omówić także z doradcą biznesowym – takie spojrzenie z zewnątrz może dostarczyć wielu cennych wskazówek i odkrywczych pomysłów.

Jak wyglądają przykłady planów finansowych?

W przypadku planów finansowych przykłady dla różnych branż są do pewnego stopnia podobne. W każdym takim dokumencie powinny pojawić się podstawowe elementy: analizy, prognozy, scenariusze alternatywne. Szczegóły mogą się jednak różnić, w zależności od specyfiki branży. Gdzie mogą pojawić się różnice i na co zwrócić uwagę w firmach z poszczególnych sektorów?

• W firmach produkcyjnych ważnym elementów planu finansowego będą koszty stałe – nie do uniknięcia w sytuacji, gdy zamawia się towar od dostawców i korzysta z generujących wydatki maszyn. W takich przedsiębiorstwach mamy też najczęściej do czynienia ze specyficznym cash flow, uzależnionym od tempa cyklu produkcyjnego i płatności od kontrahentów (trzeba wziąć pod uwagę, że często są opóźnione).
• W firmach IT przychody często nie są jednorazowe, ale stałe – tak dzieje się w przypadku abonamentu na usługi SaaS. Dzięki temu można łatwiej tworzyć prognozy i mieć większą kontrolę nad płynnością finansową. Inna niż w firmach produkcyjnych będzie także struktura kosztów – w mniejszym stopniu będą one dotyczyły infrastruktury fizycznej, w większym zaś wynagrodzeń pracowników, opłat za serwery czy rozwiązania w chmurze.
• W firmach usługowych duże znaczenie w planie finansowym będzie miała kwestia cash flow. Mamy tu do czynienia z dużą rotacją klientów, co może wpływać na płynność finansową (okresowo jej zagrażać). W wielu firmach usługowych trzeba także wziąć pod uwagę sezonowość i możliwe wzrosty oraz spadki sprzedaży.

W jaki sposób firma może wykorzystać plan finansowy?

Plan finansowy firmy zdecydowanie nie jest czymś, co przygotowuje się raz i odkłada „do akt”. Korzysta się z niego:

• Na co dzień: aby monitorować płynność finansową i sprawdzać, czy prognozy przychodów i kosztów są zgodne z rzeczywistą sytuacją.
• Okresowo: podczas raportowania sytuacji finansowej przedsiębiorstwa do zarządu, a także w celu weryfikacji i aktualizacji prognoz.
• W szczególnych przypadkach: przy ubieganiu się o pozyskanie dodatkowych środków, podejmowaniu decyzji o inwestycjach, przy zmianach sytuacji rynkowej.

Gdzie szukać doradztwa finansowego przy tworzeniu planu finansowego?

Tworzysz rozbudowany plan po raz pierwszy? To idealny moment, by skorzystać z doradztwa finansowego. Doradca nie działa tylko na bazie tego, co zastaje w firmie. Korzysta również ze swojego doświadczenia wypracowanego dzięki współpracy z innymi przedsiębiorstwami z Twojej branży. Jest także na bieżąco z prognozami dla interesujących Cię rynków. Dzięki jego wsparciu planowanie finansowe w przedsiębiorstwie jest łatwiejsze, a opracowany dokument ma realne zastosowanie w praktyce.

Współpraca z doradcą finansowym to dobre rozwiązanie także wtedy, gdy w firmie planuje się poważne zmiany. Doradca podejdzie do tematu strategicznie: przeanalizuje opłacalność tych zmian, przygotuje różne scenariusze, pomoże w znalezieniu środków na finansowanie inwestycji.

Gdzie znaleźć takiego eksperta do współpracy? Nie musisz szukać – w Redegate zrobimy to za Ciebie.