Jak poprowadzić nowy projekt i ustrzec się błędów?

Nawet gdy jesteś już doświadczonym menedżerem, każdy nowy projekt z pewnością budzi u Ciebie wiele emocji – tych pozytywnych. Dziś będzie jednak o mniej przyjemnej stronie zarządzania projektami biznesowymi, czyli o błędach, jakie mogą się pojawić na różnych etapach jego realizacji. Prawdopodobnie nie unikniesz ich całkowicie – są one na stałe wpisane w ryzyko biznesowe, ale możesz je ograniczyć dzięki dobremu przygotowaniu przed startem projektu i gruntownemu przemyśleniu ważnych założeń.

Idź do przodu, ale najpierw… dobrze się przygotuj

Znasz powiedzenie „Better done than perfect”? Jest w nim sporo prawdy w odniesieniu do zarządzania projektami – długotrwałe planowanie i dopracowanie wszystkich szczegółów może sprawić, że rozpoczęcie działań będzie się przeciągać w nieskończoność. Z drugiej strony dużym błędem jest start bez przygotowania i weryfikacja założeń dopiero w trakcie trwania prac.

Jakie błędy mogą pojawić się na etapie przygotowania projektu biznesowego?

1. Nieodpowiednio dobrany zespół projektowy – lub przydzielenie niewłaściwych zadań poszczególnym osobom. Zapraszanie do pracy tylko ze względu na zajmowane stanowisko lub rozdzielanie pracy na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” trudno nazwać zarządzaniem projektem. Planując działania, pomyśl przede wszystkim o potrzebnych kompetencjach, a w drugiej kolejności znajdź osoby, które je posiadają. W razie potrzeby posiłkuj się wsparciem z zewnątrz. 
2. Niewłaściwie dobrana metodologia – lub, co gorsze, jej brak. Jeśli pojęcia Six Sigma, Agile, Scrum czy PMI niewiele Ci mówią, warto rozważyć skorzystanie z doradztwa biznesowego w zakresie doboru odpowiedniej metodologii na potrzeby projektu.
3. Nieprecyzyjny cel i zakres projektu – pamiętaj, że to efekt, a nie realizacja sama w sobie, powinna być celem. Czyli – przykładowo – to nie stworzenie aplikacji jest najważniejsze, ale to, jakie procesy biznesowe będzie za jej pomocą można usprawnić.
4. Niewłaściwe oszacowanie kosztów – wielu menedżerów ma tendencję do zaniżania kosztów projektu na początku. Nadmierne oszczędzanie może prowadzić do wydłużenia czasu prac – a każdy dzień opóźnienia to przecież dodatkowe koszty.
5. Brak ustalenia etapów realizacji projektu – podejście „jakoś to będzie” nie ma nic wspólnego z jakością. Ważne jest, by każde działanie w projekcie miało swój termin realizacji, ustalony wspólnie z odpowiedzialną za ten odcinek osobą.

Pamiętaj o celach, ale bądź elastyczny

Osoby zarządzające projektami często wpadają w swego rodzaju pułapkę – sztywno trzymają się pierwotnych założeń, nie mając na uwadze zmian, jakie pojawiły się w trakcie trwania projektu. Z drugiej strony nadmierna modyfikacja zakresu i sposobów działania może sprawić, że cele projektu „rozmyją się”, a czas pracy niebezpiecznie się wydłuży. Jak znaleźć w tym wszystkim złoty środek? Kluczowe będzie umiejętne zarządzanie zmianą. Warto uwzględniać zmiany, które pojawiły się na rynku lub w otaczającej nas rzeczywistości (ubiegły rok 2020 pokazał nam, co to może oznaczać) i aktualizować takie aspekty, jak budżet projektu czy terminy realizacji. To, co powinno jednak pozostać niezmienne, to cele oraz zakres.

Korzystaj z zasobów, które posiadasz, ale nie bój się sięgać po te z zewnątrz

Jednym z typowych błędów menedżerskich przy zarządzaniu projektami jest wykorzystywanie wyłącznie kompetencji osób, które znajdują się na stałe w zespole. Może to być podyktowane dążeniem do oszczędności, czasem brakiem wiedzy, skąd czerpać inne zasoby.

Jakie zagrożenia dla projektu biznesowego mogą pojawić się w sytuacji, gdy korzystasz wyłącznie z wewnętrznych zasobów firmy?

1. Przeciążenie członków zespołu pracą – jeśli pracowników będzie zbyt mało w stosunku do potrzeb projektu, 
2. Wydłużenie czasu realizacji projektu – osobom ze stałego zespołu może brakować pewnych kompetencji, potrzebny więc będzie czas, by uzupełnili wiedzę i umiejętności.
3. Zwiększenie kosztów – paradoksalnie rezygnacja ze wsparcia ekspertów z zewnątrz nie generuje oszczędności: dodatkowe koszty są związane z przeszkoleniem własnych pracowników, poprawkami wynikającymi z błędów w projekcie, dłuższym trwaniem prac.

Przed rozpoczęciem projektu warto ustalić sobie listę potrzebnych umiejętności i ocenić, po jakie wsparcie z zewnątrz należy sięgnąć. Pamiętaj, że korzystanie z pomocy ekspertów zewnętrznych nie świadczy o niekompetencji Twojego zespołu. Takie osoby mogą wnieść – poza twardą wiedzą – świeże spojrzenie i nową perspektywę.