Jak skutecznie wykorzystać badanie satysfakcji, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Rotacja personelu nie jest sama w sobie niepokojącym zjawiskiem. Problem pojawia się, gdy personelu ubywa w zbyt szybkim tempie, gdy pracownicy odchodzą z firmy po krótkim czasie od zatrudnienia, a na ich miejsce trudno pozyskać kolejnych. Wówczas rotacja to poważne zagrożenie dla płynnego działania firmy. Jak temu zapobiegać? Przede wszystkim: odpowiednio wcześnie, wykrywając pierwsze oznaki braku zadowolenia. Pomoże w tym regularne badanie satysfakcji pracowników.

Co to jest rotacja pracowników i dlaczego warto ją mierzyć?

Rotacja kadr to jeden ze wskaźników, którym HR powinien przyglądać się ze szczególną uwagą. Świadczy on bowiem w dużym stopniu o kondycji firmy i jej prognozach na przyszłość.

Co to jest rotacja pracowników? Definicja w najprostszej wersji brzmi tak:

Rotacja pracowników to proces, w którym pracownicy odchodzą z firmy lub są z niej zwalniani, a na ich miejsce zatrudniane są nowe osoby.

Jedną z przyczyn tymczasowej wysokiej rotacji może być restrukturyzacja zatrudnienia. Sprawdź, jak eksperci Redegate mogą pomóc Twojej firmie sprawnie przejść przez ten trudny etap

Jak obliczyć rotację pracowników?

Mówiąc o rotacji personelu, najczęściej używa się wymiernych liczb – dzięki temu można łatwiej określić skalę zjawiska, zauważyć problem i wcześnie podjąć odpowiednie kroki.

Jak obliczyć rotację pracowników? Wzór na wskaźnik rotacji jest następujący:

Suma wszystkich pracowników, którzy odeszli z firmy lub zostali z niej zwolnieni / Suma wszystkich pracowników firmy

Wskaźnik rotacji oblicza się dla danego okresu, najczęściej roku.

Oprócz niego warto przyglądać się innym liczbom dającym obraz sytuacji w firmie:

wskaźnikowi rezygnacji, czyli stosunkowi osób odchodzących z własnej woli do wszystkich pracowników firmy;
wskaźnikowi zwolnień, czyli stosunkowi osób zwolnionych z inicjatywy pracodawcy do wszystkich pracowników firmy.

Jaki powinien być wskaźnik rotacji pracowników? Najczęściej mówi się, że optymalna jest sytuacja, gdy wskaźnik wynosi około 10%. Osiągnięcie niższego wyniku jest praktycznie niemożliwe, z uwagi na rotację wynikającą z przyczyn niezależnych od pracodawcy.

W wielu firmach wskaźnik rotacji przekracza 10% i wynosi 12-20%. Warto wówczas obserwować sytuację i sprawdzać, czy rotacja się nie zwiększa. Jej wzrost to sygnał, że trzeba podjąć działania zmierzające do poprawy satysfakcji i motywacji pracowników.

Jakie są najczęstsze przyczyny rotacji pracowników?

Przyjrzymy się tutaj przede wszystkim wewnętrznym przyczynom rotacji kadr. Na zewnętrzne firma ma ograniczony wpływ – to przede wszystkim zmiany w życiu osobistym pracowników i na rynku pracy czy bardziej atrakcyjne oferty od konkurencji.

Jakie są najczęstsze wewnętrzne przyczyny rotacji pracowników?

Nieadekwatne wynagrodzenie. Problematyczne są przede wszystkim sytuacje, gdy pracownik od długiego czasu nie otrzymuje podwyżki i nie może na nią liczyć.
Brak atrakcyjnych benefitów. Prywatne ubezpieczenie medyczne, karta sportowa i inne świadczenia są już obecnie traktowane jako standard, a nie luksus. Pracownicy dobrze o tym wiedzą i są rozczarowani, gdy pracodawca nie oferuje im niczego poza wynagrodzeniem.
Złe warunki pracy. Bywa, że przyczyną odejścia jest brak zaspokojenia podstawowych potrzeb w pracy: nie ma zaplecza socjalnego, pracuje się w hałasie i dyskomforcie, brak możliwości pracy zdalnej, mało dogodny grafik.
Nieodpowiedni sposób zarządzania. Chodzi tu przede wszystkim o mikrozarządzanie: nadmierną kontrolę, brak zaufania, szczegółowe rozliczanie ze wszystkich obowiązków, słaba decyzyjność, brak badania satysfakcji z pracy.
Brak jasno określonej ścieżki rozwoju. Są osoby, które dobrze czują się, pracując przez lata na tym samym stanowisku. Większość chce jednak, by ich kariera się rozwijała. Jeśli firma im tego nie umożliwia, istnieje duże prawdopodobieństwo, że poszukają takiej możliwości u konkurencji.
Zła atmosfera w zespole. Przyczyną odejść z firmy bywają nierozwiązane konflikty, bycie narażonym na plotki i pomówienia, zbyt duże obciążenie obowiązkami.

Badanie satysfakcji pracowników – od czego zacząć?

Dokładne określenie najczęstszych przyczyn rotacji personelu jest niezbędne, by podjąć skuteczne działania. Jak poznać te przyczyny? Pomoże w tym badanie satysfakcji pracowników. Jak je przygotować?

Określ cel badania. Sprawdzenie satysfakcji pracowników to zbyt ogólne stwierdzenie. Badać można np. poziom zaangażowania, relacje z zespołem i przełożonymi, motywację, potrzeby rozwojowe.
Ustal zakres badania i jego grupę docelową – czy będą brali w nim udział wszyscy pracownicy, czy członkowie określonych zespołów, czy może osoby z kadry zarządzającej. Decyzja zależy od tego, jak wygląda rotacja kadr: czy dotyczy całej organizacji, czy wybranych struktur.
Wybierz formę badania: online, tradycyjną lub łączoną. Dużo zależy od tego, jakich pracowników zatrudniasz. Jeśli większość z nich pracuje przy komputerze, lepiej sprawdzi się ankieta online. W przypadku pracowników fizycznych warto wybrać ankietę tradycyjną.
Przygotuj pytania. W miarę możliwości powinny być zamknięte, jednokrotnego wyboru, ze skalą liczbową.
Zakomunikuj badanie satysfakcji. Użyj do tego różnych kanałów: firmowego intranetu, komunikatorów, ale także ogłoszeń na tablicach, np. w kuchni czy na korytarzu.

Najskuteczniejsze metody badania satysfakcji pracowników

Wybór metody badania satysfakcji pracowników zależy od wielkości organizacji i badanej grupy, a także dostępnych zasobów. Najczęściej stosuje się:

Anonimowe ankiety, głównie online, przygotowywane za pomocą bezpłatnych lub płatnych narzędzi, np. Google Forms.
Wywiady indywidualne 1:1. Sprawdzą się tam, gdzie pracownicy mają zaufanie do przełożonych i chętnie dzielą się z nimi swoimi opiniami. Są dość czasochłonne, lepiej stosować je w mniejszych grupach.
Grupy fokusowe. Taka forma zachęca do dyskusji i dzielenia się swoimi opiniami, wymaga nieco mniej wysiłku niż wywiady indywidualne.
Skrzynka sugestii. Pozwalają dzielić się przemyśleniami w dowolnym momencie. Co ważne, sprawdzają się tylko wtedy, gdy pracownicy widzą, że ich sugestie są uwzględniane przez firmę.
Nowoczesne technologie, np. do mierzenia sentymentu i emocji. Coraz częściej wykorzystuje się AI i narzędzia przetwarzania języka naturalnego, by wychwytywać pewne wzorce w komunikacji pisemnej pracowników (oczywiście anonimowo). Pozwala to na wczesne wykrywanie nastrojów i ewentualnych problemów.

Jak analizować wyniki badań satysfakcji i co z nimi robić?

Rzetelnie przeprowadzone badania satysfakcji pracowników dostarczą wiarygodnych informacji do analizy. Dane liczbowe najłatwiej będzie zebrać w Excelu lub innym tego typu narzędziu i przedstawić w formie wykresu. W przypadku odpowiedzi na pytania otwarte warto szukać powtarzających się wzorców i trendów.

Wyniki badania satysfakcji pracowników to informacja nie tylko dla działu HR. Wszyscy zaangażowani w ten proces powinni mieć możliwość zapoznania się z najważniejszymi wnioskami. To pokaże, że organizacja jest transparentna i otwarta na dyskusję.

A co dalej? We wdrożeniu zmian może pomóc ekspert z zewnątrz, który dokładnie przyjrzy się organizacji i poprowadzi ją w kierunku wypracowania skutecznych sposobów. Doradztwo HR to dobre rozwiązanie dla firm, które borykają się ze zbyt wysokim wskaźnikiem rotacji pracowników od długiego czasu.