Jak zdefiniować cele usługi doradczej? Dobry start w projekcie konsultingowym

To, że dopasowujemy doradców biznesowych do wyzwań organizacji nawet w 72 godziny, nie jest pustą obietnicą – tak rzeczywiście dzieje się w wielu przypadkach. Jeśli jednak chcesz po 3 dniach zapytać swojego doradcę „to co, zaczynamy?“, zachęcamy, by nieco się z tym wstrzymać. Na działania przyjdzie czas. Na pierwszym etapie współpracy znacznie ważniejsze jest coś innego: precyzyjne ustalenie warunków współpracy, a przede wszystkim – celu. Inaczej usługa doradcza jest czymś, co przypomina błądzenie w górach bez mapy. Takie chaotyczne działania nigdy nie kończą się dobrze. Tak jednak nie musi być – dziś podpowiadamy, od czego zacząć, by rezultat projektu dokładnie odpowiadał przyjętym na początku celom.

Zaczynamy… od końca! Co chcesz osiągnąć dzięki doradztwu biznesowemu dla firmy?

To właściwie dobra wiadomość. Gdy zaczynasz współpracować z doradcą biznesowym lub firmą doradczą, wcale nie musisz mieć planu opracowanego w najmniejszych szczegółach.

Potrzebujesz za to czegoś innego – klarownej wizji tego, co chcesz uzyskać na koniec. Tak, efekt końcowy to doskonały punkt wyjścia i takie podejście nie ma nic wspólnego z „odwracaniem kota ogonem”.

Przyjmijmy, że zamierzasz korzystać z doradztwa operacyjnego, a wyzwaniem w Twojej firmie są duże straty w procesie produkcyjnym. Czy wiesz, co właściwie powinno się zmienić? Jak powinien wyglądać proces produkcji, by firma odczuła zauważalną różnicę?

Gdy odpowiesz sobie na te pytania i będziesz mieć w głowie ogólną wizję, porozmawiaj ze swoim doradcą biznesowym, jak przekuć to w konkretny cel. Czy pamiętasz, jakie powinny być cele? Przy ich określaniu możecie, wspólnie z ekspertem, użyć popularnej metody SMART lub skorzystać z innego sposobu ustalania celów, np. OKR. Niezależnie od tego, co wybierzecie, cel powinien być precyzyjnie określony, możliwy do zmierzenia i realny.

Na tym etapie współpracy z ekspertem świadczącym usługi doradztwa biznesowego szczególnie ważne jest upewnienie się, że dobrze się rozumiecie i że – mówiąc potocznie – nadajecie na tych samych falach. Na ustalanie celów warto poświęcić nawet kilka dłuższych spotkań z doradcą. To się opłaca – wspólnie ustalony, zrozumiały dla obu stron cel będzie solidną podstawą dla Waszych kolejnych działań.

Ustalamy zakres współpracy. Czego oczekujesz od doradcy biznesowego?

Jasno określony cel – mamy to! Co dalej? Teraz, wspólnie z doradcą biznesowym, możecie zastanowić się, na jakich odcinkach projektu będziesz potrzebować zewnętrznego wsparcia.

Pamiętaj, że doradztwo dla firm nie oznacza, że ktoś przychodzi do organizacji z zewnątrz i przeprowadza pracowników przez projekt za rękę. Projekty doradcze to nic innego, jak współpraca – wymagająca zaangażowania obu stron. To się opłaca – jeśli pracownicy będą czuli, że to „ich” sprawa, a nie założenia narzucone z zewnątrz, będą brali udział z większą motywacją i skutecznością.

O czym warto porozmawiać z doradcą biznesowym na tym etapie współpracy?

• Dowiedz się, jakie są jego kompetencje związane z prowadzeniem projektów, analizowaniem i diagnozowaniem sytuacji w firmie, zarządzaniem zespołami.
• Zapytaj o narzędzia, jakie będzie stosować na etapie diagnozy – może do niektórych z nich będzie potrzebować od Ciebie dodatkowych informacji lub innych zasobów?
• Zaproponuj pomoc ze strony swojej organizacji – omów z ekspertem zewnętrznym, jakie zadania będzie wykonywać samodzielnie, a przy jakich przyda się wsparcie kogoś z Twojego zespołu. Ustal także, z kim i na jakich zasadach może się komunikować, by uzyskać potrzebne informacje.
• Ustal, z jaką częstotliwością i w jaki sposób będziecie rozliczać zadania, monitorować postępy w projekcie, rozmawiać o ewentualnych trudnościach. W praktyce współpraca z doradcą może przebiegać bardzo różnie – od obecności na miejscu i bieżącego kontaktu na co dzień, po pracę całkowicie zdalną i rozliczanie się tylko z kamieni milowych w projekcie (oczywiście w grę wchodzi także wszystko, co mieści się pomiędzy tymi opcjami).

Wydaje Ci się, że jest tego bardzo dużo, a przecież rozpoczęcie projektu doradczego miało być „na wczoraj”? Będziemy Cię przekonywać (i myślimy, że każdy doradca Redegate zrobi to samo), by nie pomijać żadnego z tych kroków. Dokładne ustalenie zakresu i warunków współpracy w ramach doradztwa dla firm to coś niezwykle cennego. Dzięki temu możesz uniknąć zamieszania, niedopowiedzeń, konfliktów i – ostatecznie – rozczarowania rezultatem.

Kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak? Rozdzielamy role, przydzielamy zadania

W ustalaniu zakresu i szczegółów współpracy w ramach doradztwa biznesowego dla firmy schodzimy o kolejny krok niżej. Masz już cel, wiesz, czego oczekujesz od doradcy – pora na konkrety!

W ich ustaleniu pomoże Ci metoda 5W+H. Pod tym akronimem kryją się angielskie zaimki pytające: who, what, when, where, why, how (kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak). I właśnie tych pytań możecie, wspólnie z ekspertem zewnętrznym, użyć na etapie przydzielania zadań i określania zakresów odpowiedzialności w zespole:

• Who: kto najlepiej z Twojego zespołu nadaje się do wykonania tego zadania? Kto może przyjąć na siebie dodatkowe obowiązki bez szkody dla bieżącej działalności? Jakich zasobów brakuje jeszcze w zespole projektowym?
• What: jakie zadania są do przydzielenia? Tu, zamiast efektów burzy mózgów spisanych na kartce lub flipcharcie, zdecydowanie lepsze będzie rozplanowanie zadań w formie przejrzystego harmonogramu. Doradca operacyjny czy strategiczny może zaproponować Ci przygotowanie popularnego diagramu Gantta lub wybrać inną metodę.
• When: jakie będą etapy projektu doradczego? Jakie są terminy realizacji poszczególnych zadań? Ile czasu potrzeba na przygotowanie diagnozy sytuacji w firmie, dostarczenie dokumentów i danych? Jak często zespół projektowy będzie się spotykać osobiście z doradcą?
• Where: nie musi tu chodzić o fizyczną lokalizację projektu doradczego. To pytanie może dotyczyć raczej tego, gdzie znaleźć informacje, w jakiej formie przechowywać i przekazywać wypracowane wyniki?
• Why: realizacja przydzielonych zadań będzie pozbawiona sensu, jeśli uczestnicy projektu nie będą przez cały czas pamiętali o celu. Zarówno prowadzący projekt doradca, jak i pracownicy, powinni zawsze potrafić odpowiedzieć na pytanie „dlaczego” to robią.
• How: odpowiedź na to pytanie to metody i narzędzia, z których zespół będzie korzystał w czasie realizacji usługi doradczej. Najczęściej to ekspert zewnętrzny zaproponuje Ci coś, co najlepiej sprawdza się w danym rodzaju doradztwa: operacyjnym, logistycznym, sprzedażowym lub innym.

Przygotowania do współpracy z doradcą wymagają poświęcenia nieco czasu na początek. Twój projekt doradczy nie rozpocznie się od razu – możemy jednak, jako Redegate, znacznie skrócić czas oczekiwania. Zajmiemy się dopasowaniem idealnie przygotowanego eksperta do Twoich potrzeb projektowych, a Ty nie będziesz tracić czasu i zasobów na poszukiwania. Jedyne, co Ci pozostanie, to ustalić warunki i cele współpracy z doradcą. Po takich przygotowaniach na pewno będziecie gotowi do działania!