Metoda 5S – czym jest i jak działa w Lean Management?

Metoda 5S, wywodząca się z branży produkcyjnej, kojarzy się przede wszystkim z porządkowaniem przestrzeni i ograniczaniem marnotrawstwa. Jej idea sięga jednak głębiej. Wdrożenie zasad 5S pozwala zmienić podejście organizacji do pracy – na bardziej proaktywne, nastawione na ciągłe doskonalenie. Sprawdź, jak to działa w praktyce!

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

• Metodę 5S wykorzystuje się w Lean Management – japońskiej filozofii zarządzania.
• Dzięki metodzie 5S można ograniczyć marnotrawstwo zasobów i uporządkować standardy.
• Zasady 5S nie zawsze oznaczają to samo. Ich wdrożenie w praktyce różni się w zależności od branży i charakteru firmy.
• Metoda Lean 5S nie oznacza wyłącznie porządkowania przestrzeni i procedur. Wymaga także zmiany podejścia i sposobu myślenia pracowników: proaktywności, odpowiedzialności, ciągłego doskonalenia.

Czym jest metoda 5S i na czym polega?

Metoda 5S jest jednym z narzędzi Lean Management – japońskiej filozofii zarządzania. Wpisuje się w założenia eliminacji marnotrawstwa i braku efektywności. Celem stosowania metody 5S ma być tworzenie uporządkowanego, przejrzystego środowiska pracy.

Lean 5S wywodzi się z zakładów produkcyjnych Toyota. To tam w latach 40. XX wieku powstał system, który można traktować jako pierwowzór Lean Management (choć samo pojęcie wprowadzono w literaturze biznesowej dopiero w latach 80.). Jego twórcy skupiali się na redukcji strat w procesach produkcyjnych – przede wszystkim minimalizacji zbędnych zapasów w magazynach. Dążyli także do tego, by praca w fabrykach była powtarzalna, oparta na przejrzystych procedurach, efektywna i bezpieczna.

Oto główne założenia teoretyczne metody 5S. Co to oznacza w codzienności biznesowej? Jak realizuje się podejście Lean Management w praktyce? Sprawdź poniżej! 

Jak metoda 5S działa w praktyce?

W praktyce wdrożenie metody 5S w pracy oznacza wykonanie 5 kolejnych kroków: sortowania, porządkowania, sprzątania, standaryzacji i utrzymania samodyscypliny. Ważnym elementem jest także szkolenie pracowników. Wprowadzenie 5S w pracy wymaga nie tylko ustalenia procedur, ale przede wszystkim zmiany podejścia członków zespołu: na bardziej proaktywne, skupione na ciągłym doskonaleniu.

Kolejne kroki metody 5S mogą wyglądać inaczej w zależności od charakteru działalności firmy: produkcyjnego, usługowego czy sprzedażowego.

W przedsiębiorstwach produkcyjnych stosowanie Lean 5S ma najdłuższą tradycję. Metodę rozumie się tam w klasycznym ujęciu: jako sortowanie, segregowanie, porządkowanie materiałów, surowców, narzędzi. Jak wyglądają kolejne kroki 5S? Przykład poniżej pokazuje, jak wykonuje się je najczęściej:

1. Sortowanie oznacza przyjrzenie się linii produkcyjnej pod kątem tego, które elementy są w niej niezbędne, a które można odrzucić. Często robi się to przy pomocy etykiet: czerwonych (zbędne elementy), żółtych (do rozważenia), zielonych (uznane za potrzebne).
2. Systematyka oznacza uporządkowanie narzędzi, materiałów, surowców – logiczne rozmieszczenie ich na regałach magazynowych czy w szafkach, zastosowanie przejrzystych oznaczeń.
3. Sprzątanie oznacza utrzymanie czystości w hali produkcyjnej, ale także częste inspekcje maszyn, pozwalające szybko znaleźć drobne usterki.
4. Standaryzacja oznacza wprowadzenie zasad ułatwiających pracę i zwiększających bezpieczeństwo: wizualizacje procedur, oznaczenia dróg transportowych, materiałów, narzędzi.
5. Samodyscyplina oznacza świadomość zasad 5S i przestrzeganie ich w pracy. Zakłada także regularne przeprowadzanie audytów.

W przedsiębiorstwach usługowych metoda 5S polega głównie na zarządzaniu informacjami i obiegiem dokumentów. W takiej branży:

1. Selekcja oznacza analizę i usunięcie zbędnych plików, e-maili, narzędzi cyfrowych.
2. Systematyka oznacza uporządkowanie przestrzeni (stacjonarnej i wirtualnej): wprowadzenie precyzyjnie nazwanych folderów na dyskach, stosowanie czytelnych nazw plików, zaplanowanie wygodnego, logicznego układu biurek i przestrzeni wspólnych.
3. Sprzątanie oznacza regularne porządkowanie systemów CRM, skrzynek mailowych, zadań w projektach. 
4. Standaryzacja oznacza wprowadzenie jednolitych procedur, dotyczących komunikacji, obiegu dokumentów, nazewnictwa plików itp.
5. Samodyscyplina oznacza stosowanie wprowadzonych wcześniej zasad, a także regularne audyty procesów pomagające uniknąć powrotu chaosu.

Czy firma zajmująca się sprzedażą (np. w sklepie stacjonarnym) może wdrożyć 5S? Przykład poniżej pokazuje, jak to zrobić:

1. Selekcja oznacza podjęcie decyzji, które materiały promocyjne, akcesoria, sprzedawane produkty są zbędne.
2. Systematyka oznacza logiczne rozmieszczenie towarów do sprzedaży, zgodnie z zasadą łatwego dostępu, a także w sposób zwiększający szansę na cross-selling i upselling. Porządkowanie powinno dotyczyć także magazynu czy przestrzeni biurowych.
3. Sprzątanie oznacza utrzymanie przestrzeni sprzedażowej w czystości, regularne uzupełnianie towarów, dbanie o estetyczną ekspozycję. 
4. Standaryzacja oznacza wprowadzenie procedur związanych z obsługą klienta, ekspozycją towaru, wymianą produktów na nowe.
5. Samodyscyplina oznacza stosowanie powyższych zasad, a także regularne przeglądy sklepu pod kątem dostępności towaru, czystości, estetyki.

Jakie są poszczególne elementy 5S w Lean Management?

W skład zasad 5S wchodzą następujące kroki:

1. Seiri (selekcja, sortowanie): oddzielenie tego, co zbędne i wybór tego, co potrzebne do realizacji procesów. Dzięki wykonaniu tego kroku można zwolnić przestrzeń (fizyczną, ale też np. czas) i usunąć elementy utrudniające wykonywanie zadań.
2. Seiton (systematyka, porządkowanie): znalezienie dla każdego potrzebnego przedmiotu (dokumentów, narzędzi, materiałów) miejsca w przestrzeni. Wszystkie elementy mają być dostępne od ręki i łatwe do znalezienia.
3. Seiso (sprzątanie): utrzymanie czystości i porządku w miejscu pracy, tworzenie środowiska, w którym pracuje się bezpiecznie, a usterki są łatwe do zauważenia.
4. Seiketsu (standaryzacja): tworzenie procedur, które pomagają utrzymać porządek i zachować powtarzalność działań. W metodzie 5S standaryzacja obejmuje także wizualizację standardów w czytelny, przejrzysty sposób: tworzenie grafik, instrukcji, checklist itp.
5. Shitsuke (samodyscyplina): kształtowanie wśród pracowników nawyków, które pomogą utrzymać efekty wdrożenia zasad 5S. Budowanie zaangażowania, konsekwencji, odpowiedzialności, potrzeby ciągłego doskonalenia. Ten krok realizuje się poprzez szkolenia, ale także codzienne działania. 

Stosowana w metodzie 5S standaryzacja pozwala osiągać powtarzalne efekty i utrzymywać porządek w procesach niezależnie od zmian sytuacji rynkowej i innych czynników.

Dlaczego warto stosować metodę 5S w firmie?

Wdrożenie metody 5S w firmie pozwala zwiększyć efektywność, bezpieczeństwo, poziom produktów i usług, satysfakcję klientów. Co ważne, te efekty są trwałe – dzieje się tak dzięki standaryzacji i powtarzalności procesów.

Jak to działa? Uporządkowane stanowiska i procesy pozwalają szybciej wykonywać pracę: łatwiej jest znaleźć materiały i narzędzia, pozyskać informacje. Jasno oznaczone, dobrze zorganizowane miejsce pracy ogranicza ryzyko wypadków. W 5S system sprzyja także dostarczaniu klientom jak najwyższej jakości – dzięki eliminacji błędów.

Zmiany można dostrzec także w podejściu pracowników – o ile zadba się o przeszkolenie zespołu, budowanie świadomości i zaangażowania. Korzystne efekty można osiągnąć, gdy każdy zrozumie, w jakim celu porządkuje się przestrzeń i wprowadza procedury – nie dla tworzenia kolejnych biurokratycznych zasad, ale dla usprawnienia pracy.

Podsumujmy. Metoda 5S – wady i zalety. Na jakie korzyści mogą liczyć firmy wdrażające 5S w pracy i z jakimi zagrożeniami powinny się liczyć?

• Zalety 5S to: większa efektywność pracy, zwiększenie bezpieczeństwa, lepsza organizacja przestrzeni, redukcja marnotrawstwa.
• Wady 5S to: konieczność poświęcenia czasu i innych zasobów na wdrożenie, brak gwarancji efektów – nie wystarczy wprowadzić zasad, trzeba je utrzymywać, możliwy opór pracowników (postrzeganie procedur jako dodatkowych utrudnień).

FAQ: metoda 5S – najczęściej zadawane pytania

Kto wymyślił 5S?

Metoda 5S powstała w japońskich fabrykach Toyoty. Głównym twórcą jej założeń był Taiichi Ohno. Póżniej metodę uporządkowali i rozpowszechnili Takashi Osada i Hiroyuki Hirano.

Jakie jest narzędzie 5S?

Narzędzie 5S to metodologia wykorzystywana w Lean Management. Polega na realizacji 5 kroków: seiri (sortowanie – podział przedmiotów na niezbędne i zbędne), seiton (systematyka – porządkowanie), seiso (sprzątanie), seiketsu (standaryzacja – ustalenie procedur) i shitsuke (samodyscyplina, ciągłe doskonalenie).

Co to jest 6S?

6S to rozwinięcie metody 5S w Lean Management. Składa się z następujących elementów: sortowania, porządkowania, sprzątania, standaryzacja, utrzymania i dodatkowo bezpieczeństwa.

Czym się różni 5S od 6S?

Metoda 6S różni się od metody 5S jednym elementem: bezpieczeństwem (Safety). Chodzi o formalne zarządzanie bezpieczeństwem w miejscu pracy: identyfikację zagrożeń, wdrażanie procedur, szkolenia personelu.