Optymalizacja kosztów operacyjnych – jak zrobić to skutecznie?

Czy optymalizacja kosztów = ostre cięcia? W takim przypadku efekt może być jak u fryzjera, który tnie przypadkowe kosmyki włosów, tworząc chaos na głowie. W optymalizacji kosztów operacyjnych chodzi o coś innego. Słowo-klucz z tytułu tego artykułu to nie „szybko”, ale „skutecznie”. I właśnie tak trzeba działać, by wyeliminować zbędne wydatki bez pogorszenia jakości produktów czy usług. A od czego zacząć i gdzie szukać wsparcia? Poznaj nasze wskazówki!

Krok 1: przyglądamy się kosztom operacyjnym

Niektóre obszary do optymalizacji może Ci podpowiadać Twoja biznesowa intuicja. Lub doświadczenie. Bazowanie na takich przesłankach jest jednak niewystarczające.

Optymalizowanie kosztów operacyjnych nie polega na szybkim wskazaniu palcem pozycji w tabeli w Excelu i stwierdzeniu: tniemy! To znacznie dłuższa i żmudniejsza praca – ale przez to bardziej efektywna.

Jakie są najważniejsze koszty operacyjne? Niektóre różnią się w zależności od branży, ale można wyróżnić kilka uniwersalnych elementów:

1. Koszty wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych.
2. Koszty najmu i utrzymania budynków (czynsz, media, sprzątanie, utrzymanie infrastruktury).
3. Koszty materiałów i surowców potrzebne do wykonywania działalności produkcyjnej.
4. Koszty usług zewnętrznych: marketingowych, prawnych, IT i innych.
5. Koszty amortyzacji środków trwałych.
6. Koszty technologiczne – licencji na oprogramowanie, utrzymywania serwerów, opłaty za usługi w chmurze.
7. Koszty marketingu i reklamy.
8. Koszty logistyczne – transport, magazynowanie.
9. Koszty szkoleniowe – wydatki na podnoszenie kwalifikacji pracowników.
10. Koszty finansowe – odsetki od kredytów, opłaty bankowe, prowizje.

Co jest ważne na tym etapie?

Przede wszystkim – aby nie pomijać żadnego z obszarów. Do pewnych kosztów można być tak przyzwyczajonym i uważać je za tak oczywiste, że nie bierze się pod uwagę możliwości ich optymalizacji. Tak jest np. z opłatami za energię – przyjmuje się, że prowadzenie działalności (np. produkcyjnej) wymaga zużywania prądu, a regularne opłaty są być może smutną, ale zawsze – koniecznością. Tymczasem jest to obszar, na który można mieć wpływ – nie tylko poprzez inwestycje w energooszczędne rozwiązania, ale np. wybór innego dostawcy lub innego planu taryfowego.

To tylko przykład, ale dobrze pokazuje, że lekcję związaną z analizą kosztów operacyjnych warto odrobić naprawdę porządnie.

Krok 2: analizujemy możliwości optymalizacji 

Czy każdy z wymienionych w poprzednich akapitach kosztów można optymalizować? Tak, ale nie zawsze będzie to opłacalne. Weźmy pierwszy z elementów: wynagrodzenia i świadczenia pracownicze. Czy można je zmniejszyć jedną decyzją zarządu lub właściciela firmy? Tak (przynajmniej jeśli mówimy o pensji, a nie składkach i podatkach), ale taki krok może szybko prowadzić do negatywnych konsekwencji. Niezadowoleni z decyzji pracownicy nie będą zmotywowani do efektywnej pracy, możliwe także, że zaczną odchodzić z firmy. A to wygeneruje dodatkowe koszty, związane np. z rekrutacją.

Ten przykład pokazuje, dlaczego przed optymalizacją należy przeprowadzić analizę. Trzeba ocenić, w którym z obszarów ograniczenie kosztów będzie realne i korzystne pod względem biznesowym. Bo optymalizacja nigdy nie powinna oznaczać pogorszenia jakości. Przykładowo, jeśli firma zmieni operatora logistycznego na tańszego, ale takiego, który – dosłownie – nie dowozi, może to zaburzyć cały łańcuch dostaw. A braki jej produktów na półkach sklepowych sprawią, że klienci szybko zaczną wybierać ofertę konkurencji.

Co jest ważne na tym etapie?

Bazowanie na danych – pozyskanych z księgowości, produkcji, sprzedaży. Tylko taka analiza będzie kompletna i wiarygodna. Dzięki liczbom ocenisz, o ile możesz zmniejszyć koszty w danym obszarze i ile czasu na to potrzebujesz.

Krok 3: działamy

Gdy najważniejsze decyzje zostaną podjęte, można przejść do zasadniczego kroku: optymalizacji. Jakie aktywności można podjąć na tym etapie?

• Negocjacje z dostawcami – zmiany zapisów umów, a w razie niepowodzenia poszukiwanie innych źródeł zakupu materiałów i surowców.
• Lepsze zarządzanie zapasami – wdrożenie systemu „just in time”, który pozwoli uniknąć nadmiaru materiałów i surowców i ograniczy marnotrawstwo.
• Zmiany w zarządzaniu – np. wdrożenie systemu lean management, mapowanie procesów i identyfikacja wąskich gardeł.
• Wykorzystanie technologii – np. zastąpienie lokalnych systemów oprogramowaniem typu SaaS.
• Outsourcing procesów – przeniesienie na dostawców zewnętrznych kosztów związanych z IT, obsługą prawną czy księgowością.
• Automatyzacja – np. w obszarze monitorowania zużycia zasobów.
• Inwestowanie w rozwój pracowników w celu zwiększenia efektywności ich pracy.
• Optymalizacja zużycia mediów – wdrożenie energooszczędnych rozwiązań, zapewnienie możliwości pracy zdalnej lub hybrydowej.
• Poprawa zarządzania płynnością finansową – np. szybsze regulowanie należności i eliminacja odsetek za nieterminowe płatności.
• Renegocjacja umów kredytowych – zmniejszenie odsetek lub wydłużenie terminu spłaty.

Co jest ważne na tym etapie?

Wizja optymalizacji wszystkich kosztów operacyjnych jest kusząca – bo przecież wtedy można szybciej osiągnąć realne oszczędności. Takie działanie może być jednak nieefektywne. Wiele z procesów optymalizacyjnych (negocjacje, poszukiwanie nowych dostawców, outsourcing) wymaga poświęcenia czasu i zasobów. Jeśli Twoja firma będzie próbowała zajmować się wszystkim naraz, efektywność takich działań może być niewielka. Trudniej będzie też wówczas ocenić, co faktycznie działa, a co nie przynosi zakładanych efektów.

Krok 4: monitorujemy i sprawdzamy efekty

Ten krok uda się tylko wtedy, gdy pomyśli się o nim już na samym początku procesu optymalizacji kosztów operacyjnych. Warto już na wstępie założyć, jakie wskaźniki będą brane pod uwagę i po czym będzie można poznać, że cel został osiągnięty. Ważne jest zarówno bieżące monitorowanie kosztów (można do tego wykorzystać automatyzację), jak i systematyczne przeglądy wydatków, np. co kwartał.

Co jest ważne na tym etapie?

Warto pamiętać o tym, by nie dawać się zwieść pierwszym efektom. Koszty operacyjne zmieniają się w czasie (np. sezonowo), a ostateczne zmiany widać dopiero po kilku miesiącach. Optymalizacja kosztów wymaga cierpliwości, ale także trzymania ręki na pulsie. 

Czy to wszystko?

Nie, to zaledwie początek i podstawy optymalizowania kosztów operacyjnych. Powyższe wskazówki mają to do siebie, że są uniwersalne – można je zastosować w organizacjach dowolnej wielkości, w każdej branży.

Znalezienie sposobów na optymalizację kosztów operacyjnych w TWOJEJ firmie wymaga dogłębniejszego przyjrzenia się sytuacji. A tego nie da się zrobić za pomocą porad w artykule. Możliwe, że oprócz negocjacji z dostawcami, lepszego wykorzystania surowców czy automatyzacji w procesach Twojej organizacji znajdą się jeszcze jakieś obszary do optymalizacji – w zależności od branży, specyfiki działalności, etapu rozwoju.

Takich dodatkowych możliwości często trudno szuka się samodzielnie. Gdy ma się do czynienia z kosztami operacyjnymi na co dzień, można stracić z oczu szerszy obraz i świeże spojrzenie na sytuację. Wsparcie doradcze to w takim przypadku świetne rozwiązanie!

Jak doradca biznesowy może pomóc Twojej firmie w optymalizacji kosztów operacyjnych? Przede wszystkim zajmie się identyfikacją obszarów, które można zoptymalizować. Może przy tym sięgnąć po nieszablonowe metody – takie jak niewielkie, ale efektywne zmiany w łańcuchu dostaw, zmiana zakresu obowiązków pracowników i lepsze wykorzystanie zasobów czy zastosowanie nowych technologii usprawniających pracę.

Wsparcie doradcze nie kończy się na zaproponowaniu pomysłów na optymalizację. Ekspert zewnętrzny pomoże Twojej firmie także wdrożyć przyjęte założenia, a następnie przeanalizować i ocenić wyniki zmian. Korzystanie z zewnętrznego wsparcia ma jeszcze jedną ważną zaletę – pozwala obiektywnie spojrzeć na kwestię kosztów. Osoby odpowiedzialne za finanse na co dzień mogą mieć tendencję do działania ad hoc i wybierania rozwiązań dających szybkie efekty, ale niekoniecznie najskuteczniejszych. Ekspert zewnętrzny pomoże hamować takie zapędy. Dzięki jego wsparciu optymalizacja będzie odbywała się zgodnie z planem i na podstawie obiektywnych kryteriów.