Gdy firmę czekają trudne zmiany, może pojawić się chęć, by powierzyć ich przeprowadzenie komuś innemu. I to może być bardzo dobra decyzja: nie chodzi w tym o zrzucanie odpowiedzialności, ale o poszukiwanie kompetentnego wsparcia z zewnątrz. Dzięki Interim Managerowi transformacja, restrukturyzacja, integracja firm po fuzji i inne zmiany organizacyjne można przeprowadzić szybciej, skuteczniej i w sposób wspierający pracowników.

Dlaczego transformacje, restrukturyzacje, zmiany organizacyjne bywają trudne?

W pierwszym odruchu można stwierdzić, że to z powodu ich wysokiego poziomu skomplikowania: to złożone, wieloetapowe procesy, z ambitnymi celami. To (też) prawda: transformacje czy restrukturyzacje obejmują wiele obszarów działalności firmy, dotyczą większości lub wszystkich pracowników, decydują o „być albo nie być” biznesu.

Jest jednak jeszcze jeden powód, dla którego transformacja organizacyjna jest postrzegana jako trudny proces. Jest on związany z emocjami: empatią wobec pracowników, niepewnością, obawami o przyszłość, sentymentem w stosunku do dobrze znanych rozwiązań. Nie jest łatwo się tego wyzbyć – naturalne jest, że osoby związane od długiego czasu z organizacją patrzą na zmiany subiektywnie, podchodzą do nich emocjonalnie, a nie na chłodno. Niepewność i niepokój pojawiają się na wszystkich szczeblach, dotykają zarówno menedżerów odpowiedzialnych za transformację, jak i pracowników szeregowych.

Czego szukają osoby decyzyjne w organizacjach przechodzących przez zmiany – i dlaczego znajdują to właśnie u Interim Managerów?

Interim Manager zapewniający wsparcie w transformacjach i restrukturyzacjach jest w stanie odpowiedzieć na opisane powyżej wyzwania. Zatrudniające takich ekspertów firmy szukają jednak czegoś więcej: przede wszystkim skuteczności, elastyczności w działaniu, obiektywnego spojrzenia, odwagi we wdrażaniu zmian. Właśnie to wnosi do organizacji dobry Interim Manager:

  1. Jest dostępny i efektywny od pierwszego dnia, bez długiego procesu wdrożenia. Interim Managerów nie rekrutuje się w tradycyjny sposób, z rozmowami, zadaniami do wykonania, testami. Możesz to zrobić np. za pośrednictwem Redegate – gdzie skracamy proces pozyskiwania ekspertów zewnętrznych nawet do 72 godzin. Interim Manager po dołączeniu do zespołu od razu wkracza do akcji: wie, co robić, z kim współpracować, jakie narzędzia wykorzystać. W przypadku poważnych zmian organizacyjnych takie tempo pracy jest na wagę złota – bo brak działania i związane z tym straty to dodatkowy koszt dla organizacji.
  2. Ma doświadczenie w podobnych projektach. Interim Managerowie często wywodzą się z tej samej branży, co wspierane przez nich firmy, ale nie jest to konieczne. Ważniejsze może być doświadczenie zdobyte na stanowiskach menedżerskich, związane z przeprowadzaniem restrukturyzacji, zwolnień grupowych, fuzji. Interim Manager wie, co jest w takich przypadkach skuteczne, na jakie ryzyka zwrócić uwagę, ma dostęp do narzędzi sprawdzonych „na polu walki”.
  3. Jest naturalnym liderem zmiany, jej „katalizatorem”. Zatrudnienie Interim Managera to jasny sygnał dla zespołu, zarządu i otoczenia biznesowego, że firma poważnie podchodzi do wdrażania zmian. Ekspert zewnętrzny nadaje procesom odpowiednie tempo, dba o ich realizację, przedstawia wyniki zarządowi i innym decydentom.
  4. Działa elastycznie i z nastawieniem na efektywność. Wynika to z zasad współpracy z Interim Managerem: jest ona rozliczana projektowo, a nie na podstawie przepracowanych godzin. Ekspert zewnętrzny musi być w stanie pochwalić się wynikami – i bardzo często jest w stanie to zrobić już w pierwszych tygodniach pracy. To „quick wins” – drobne usprawnienia, dzięki którym można zapanować nad chaosem (niekontrolowanymi przez nikogo procesami, uciekającym czasem i innymi zasobami czy brakiem struktury). Interim Manager działa także elastycznie, współpracuje z firmą w takim zakresie, jaki jest potrzebny na danym etapie – full-time lub part-time.
  5. Ma obiektywne spojrzenie na trudną sytuację, może podejść do niej z potrzebnym wszystkim dystansem. To on może wskazywać, jakie niepopularne decyzje trzeba podjąć, działa bez paraliżu emocjonalnego, nie jest uwikłany w panujące w firmie układy. Nie traci przy tym z oczu dobra zespołu, ale jego priorytetem jest efektywne przeprowadzenie zmian organizacyjnych.
  6. Odciąża zespół i pozwala mu wykonywać standardowe obowiązki. To ważne zwłaszcza w sytuacji, gdy firma boryka się z poważnymi problemami. Zmiany (restrukturyzacje, przejęcia, zwolnienia grupowe itp.) nie powinny być dla niej przeszkodą w realizacji działań operacyjnych. Jakiekolwiek opóźnienia i przestoje mogą tylko pogarszać jej sytuację. Interim Manager pomaga tego uniknąć – firma może działać zgodnie z planem bez pogorszenia płynności operacyjnej (i równolegle wdrażać niezbędne zmiany).

Przy jakich zmianach organizacyjnych przydaje się wsparcie Interim Managera?

„Trudne” sytuacje – co to właściwie oznacza w przypadku firm, które korzystają ze wsparcia Interim Managerów? Pokażemy to na przykładach. Case studies są inspirowane prawdziwymi historiami naszych klientów, którzy zatrudnili Interim Managerów.

Restrukturyzacja organizacyjna

To sytuacja, gdy struktura firmy wymaga zmian, najczęściej uproszczenia. Przyczyną takich działań może być spadek rentowności, ale także zmiany rynkowe czy decyzje podejmowane na szczeblu centralnym lub międzynarodowym.

Przykład:

Firma z branży produkcyjnej miała problemy z efektywnym działaniem z powodu zbyt rozbudowanej struktury. Od poziomu zarządu do szeregowych pracowników było aż 5 stopni zarządzania. To opóźniało podejmowanie decyzji i utrudniało ich wdrażanie. Interim Manager dołączył do firmy na 9 miesięcy, obejmując funkcję COO. Przyjrzał się dokładnie strukturze firmy, zaproponował zmiany, obejmujące również nowe sposoby komunikacji i zakresy obowiązków menedżerów. W efekcie czas podejmowania decyzji skrócił się aż o połowę.

Zwolnienia grupowe

Interim Manager może pomóc przeprowadzić firmę przez zmiany tak, by były jak najmniej bolesne dla obu stron. Całościowo zarządza procesem: przygotowuje plan, wskazuje osoby lub zespoły do zwolnienia, dba o zgodność z przepisami, ogranicza ryzyko strat wizerunkowych organizacji. Może stworzyć i wdrożyć cały program outplacementu – wsparcia zwalnianych pracowników w szukaniu nowego zatrudnienia. Pomoc Interim Managera w przeprowadzaniu zwolnień grupowych jest szczególnie cenna, ponieważ zazwyczaj w HR brakuje osób o specjalistycznych kompetencjach z tego obszaru.

Przykład:

W związku z automatyzacją procesów obsługi klienta firma była zmuszona zwolnić 40 pracowników niższego szczebla. Chciała zrobić to zgodnie z przepisami, ale także w sposób, który pozwoli im zachować pozytywne relacje ze zwalnianymi osobami. Do wsparcia w tym trudnym procesie wybrała Interim Managera z doświadczeniem w obszarze zarządzania strategicznego i HR. Zewnętrzny ekspert przeprowadził diagnozę sytuacji, wskazał kryteria zwolnień, stworzył harmonogram realizacji. Zadbał także o warstwę komunikacyjną: przeprowadził szkolenia dla menedżerów, zaplanował sposób informowania o zmianach. Zwolnieniom grupowym towarzyszył program outplacementu, dzięki którym pracownicy zyskali nowe szanse na odnalezienie się na rynku pracy. Skorzystało z niego blisko 40% osób.

Fuzje i integracje PMI

Połączenie dwóch firm może przynieść wiele korzyści, ale zanim do tego dojdzie, pojawia się wiele wyzwań: związanych z różnymi kulturami organizacyjnymi, strukturami, procesami, a także dublującymi się stanowiskami. Każda z organizacji ma swoje racje, a to może prowadzić do sytuacji konfliktowych. Interim Manager pojawia się w tym procesie jako „trzecia strona”: zaangażowana, ale nie emocjonalnie, obiektywnie patrząca na sytuację. Dzięki takiemu podejściu może wybrać z obu organizacji to, co sprawdza się najlepiej.

Przykład:

Po połączeniu dwóch firm z branży logistycznej konieczna była jak najszybsza integracja procesów, struktury i kultur organizacyjnych. Ważne było, by w jak najmniejszym stopniu wpływało to na bieżące funkcjonowanie firmy po fuzji. Zatrudniony na 10 miesięcy Interim Manager przyjął rolę managera projektu ds. integracji. Przeanalizował obie struktury organizacyjne i na tej bazie stworzył nową, wspólną. Przeprowadził także proces integracji systemów ERP oraz polityki wynagrodzeń. Co ważne, integrację udało się przeprowadzić bez redukcji etatów – dzięki temu pracownicy o wysokich kompetencjach pozostali w organizacji.

Transformacja organizacyjna i restrukturyzacje z Interim Managerem – korzyści dla pracowników

Co daje współpraca firmy z Interim Managerem tym, dla których zmiany bywają trudne i budzące obawy: pracownikom? Przede wszystkim – spokój. Poczucie, że jest ktoś, kto panuje nad sytuacją, że firma podchodzi do zmian i potrzeb pracowników poważnie. Członkowie zespołów wiedzą, z kim mogą się kontaktować, od kogo mogą uzyskać informacje o dotyczących ich sprawach. Doceniają, że w ich firmie nie zamiata się problemów pod dywan, ale daje przestrzeń na słuchanie i rozmowę.

Interim Manager o wysokich kompetencjach komunikacyjnych potrafi postawić się w pozycji sojusznika zespołu. Pracownicy nie postrzegają go jako zagrożenia z zewnątrz, jako ambasadora niekorzystnych zmian, ale jako wsparcie. To przekłada się na wizerunek całej organizacji i pozwala ograniczyć negatywne skutki restrukturyzacji czy transformacji.

Czego NIE zrobi Interim Manager wspierający firmę w przeprowadzaniu zmian?

Dokładne zrozumienie roli Interim Managera wspierającego firmę w zmianach organizacyjnych pozwala uniknąć nieporozumień i rozczarowań. Przede wszystkim warto sobie uświadomić, że Interim Manager nie zastępuje w 100% zarządu ani innych osób decyzyjnych. Nie jest uniwersalnym „lekiem na całe zło”. Można oczekiwać od niego zaangażowania, ale tak samo powinna być zaangażowana firma. Tylko wtedy współpraca z Interim Managerem może zakończyć się sukcesem.

Z drugiej strony trzeba pamiętać, że Interim Manager wspierający firmy w transformacji nie jest konsultantem. Jego wsparcie ma inny charakter: nie wyłącznie doradczy, ale również operacyjny. Taki zewnętrzny ekspert, inaczej niż konsultant, nie ogranicza się do wskazania obszarów do poprawy i zadań do wykonania. Dołącza na określony czas do zespołu i staje się jego częścią.

Podsumowując – Interim Manager wspierający zmiany organizacyjne jest niezastąpiony, gdy firma boryka się z przejściowym kryzysem, potrzebuje działania, a nie tylko porad, ma przynajmniej ogólną wizję tego, w jakim kierunku chce podążać. Są jednak przypadki, gdy zamiast współpracy z Interim Managerem warto sięgnąć po innego rodzaju wsparcie:

  • konsultanta lub doradcy biznesowego: gdy potrzebny jest wyłącznie audyt, diagnoza, opracowanie strategii – ale bez wdrożenia (w firmie są zasoby, by zrobić to samodzielnie);
  • managera zatrudnionego na stałe: gdy problem jest trwały, a nie przejściowy, a jego rozwiązanie wymaga obecności na miejscu przez co najmniej kilkanaście miesięcy;
  • kierownika projektu: gdy cele, zadania, harmonogramy są jasno ustalone, a konieczne jest tylko dopilnowanie ich realizacji.