Witamy na pokładzie! Jak sprawnie przeprowadzić onboarding zewnętrznego Eksperta?

Ekspert Redegate będzie z Twoją firmą przez tygodnie, miesiące lub lata. Niezależnie od tego, jak długo potrwa usługa doradcza czy współpraca, kompleksowe wdrożenie w obowiązki i firmowe realia po prostu mu się należy! Dziś będziemy Cię przekonywać, że taki onboarding to korzyści także dla Ciebie i Twojego zespołu. Chcesz zacząć działać od razu, bez przestojów i tracenia czasu na dodatkowe ustalenia? Pokażemy Ci, jak to zrobić!

Dobry plan na Twoją pierwszą rozmowę onboardingową z ekspertem

Szczegóły współpracy z ekspertem możesz ustalać mailowo, telefonicznie lub w cztery oczy – dobra forma to taka, która odpowiada obu stronom. Ważne jest przede wszystkim to, by taka rozmowa się odbyła. I to możliwie jak najszybciej!

Zakładamy, że skoro zdecydowałeś się na współpracę, to wiesz, czym jest doradztwo biznesowe, jakie są cele współpracy i w jaki sposób będziecie je mierzyć. Jednym słowem – podstawowe kwestie związane z projektem doradczym macie już ustalone. Etap onboardingu doradcy to czas na rozmowę o konkretach.

Jakie tematy powinny pojawić się na początku? Wprowadź doradcę w następujące obszary:

• Wyjaśnij, czym zajmuje się firma, przedstaw jej poszczególne działy i ich zadania, opowiedz o aktualnych wyzwaniach. Doradca częściowo będzie znał te zagadnienia już z wcześniejszych rozmów. Teraz jest czas, by je doprecyzować i pogłębić.
• Dokładnie przedstaw swoje oczekiwania związane z usługą doradztwa dla firm. Powiedz, co ma być wynikiem projektu doradczego, co ma zmienić się w firmie, jak proces zmian ma wpłynąć na postawy pracowników. Prawdopodobnie rozmawiałeś już o tym z doradcą podczas ustalania warunków współpracy, ale warto to jeszcze raz podsumować.
• Pokaż doradcy, jaka jest jego rola w firmie. Tu mamy na myśli przede wszystkim zakres jego odpowiedzialności – co leży po jego stronie, a jakie zadania wezmą na siebie członkowie zespołu. Ekspert zewnętrzny nie weźmie na siebie wszystkiego. On jedynie diagnozuje, wskazuje obszary do zmian i pomaga wdrożyć je w życie, ale nie zrobi tego bez zaangażowania ze strony firmy.
• Wskaż miejsce doradcy w strukturze. Ekspert realizujący usługę doradczą dla firmy nie będzie działał samodzielnie – stanie się członkiem Twojego zespołu. Kto jeszcze wejdzie w jego skład? Na jakim poziomie zarządzania znajdzie się doradca – czy będzie raportować bezpośrednio do CEO, czy pomiędzy nimi będzie stał ktoś inny z kadry zarządzającej? Jeśli jeszcze tego nie ustaliliście, to najwyższy czas, by to zrobić i w klarowny sposób przekazać ekspertowi.

Rozmowa onboardingowa z ekspertem wykonującym usługę doradczą nie powinna być monologiem. Ty również masz prawo pytać! Na etapie wdrożenia doradca może Ci przedstawić swoje metody, dzięki którym osiąga sukcesy w projektach, przedstawić plan działania i podzielić się dotychczasowym doświadczeniem eksperckim. Pytać może również sam ekspert – dociekliwość i zwracanie uwagi na szczegóły to dobry prognostyk na przyszłość!

Chcesz współpracy bez zakłóceń? Zadbaj o szczegóły techniczne!

Znasz historie, w których entuzjastycznie nastawiony pracownik całymi dniami czeka na dostępy do firmowych systemów czy na sprzęt IT, a jego entuzjazm powoli wyparowuje?

O zapewnienie wszystkiego, co potrzebne do pracy, trzeba zadbać również w przypadku doradcy biznesowego. Nie musisz raczej przejmować się dostarczeniem mu laptopa czy monitora (o to zadba sam).

W onboardingu eksperta zewnętrznego chodzi przede wszystkim o takie kwestie techniczne, jak udostępnienie firmowych plików, których będzie potrzebował w pracy (np. raportów, danych finansowych, strategii – w zależności od tego, czy masz do czynienia z doradztwem strategicznym, finansowym, marketingowym).

W wielu firmach praktykuje się również zakładanie doradcy adresu mailowego z firmową domeną. Warto zastanowić się, czy przyda się to również w Twoim przypadku. Podpowiemy, że takie rozwiązanie może się sprawdzić, gdy ekspert będzie kontaktował się w Twoim imieniu z innymi firmami, urzędami czy instytucjami. Maile wysyłane z firmowego adresu będą wówczas bardziej wiarygodne.

Jeśli masz w firmie bazę danych, w której pracownicy mogą szukać kontaktów do siebie nawzajem, pamiętaj, by dodać do niej eksperta wykonującego usługę doradczą. Jego adres e-mail czy numer telefonu nie muszą być oczywiście dostępne dla wszystkich, ale niektórzy członkowie zespołu mogą tych informacji potrzebować.

To tylko kilka przykładów tego, o co warto zadbać, by proces onboardingu doradcy przebiegł sprawnie na każdym poziomie. Przekazanie dostępów, sprzętu i informacji będzie wyglądało inaczej w każdej organizacji – w zależności od jej polityki bezpieczeństwa, procedur, sposobu komunikacji. Najlepiej będzie, gdy po prostu zastanowisz się, czego może potrzebować doradca, co ułatwi mu pracę, co może być dla niego przeszkodą. Pamiętaj też, żeby nie przesadzić w drugą stronę. Nie musisz dzielić się wszystkim, co dzieje się w firmie. Nie chodzi tu nawet o bezpieczeństwo danych, ale o komfort pracy doradcy – lepiej jest ograniczyć dostępy tylko do tych naprawdę niezbędnych, aby nie rozpraszać go nadmiarem informacji czy maili od pracowników.

Zewnętrzny Ekspert a reszta zespołu – o czym pamiętać?

Onboarding to także wdrożenie na linii „doradca – zespół”. O zaangażowaniu zespołu w projekt doradczy pisaliśmy już ostatnio. Teraz przyjrzymy się temu procesowi z jeszcze bardziej praktycznego punktu widzenia.

O czym pamiętać, gdy z jednej strony wdrażasz doradcę do współpracy z firmą, a z drugiej – przygotowujesz zespół na projekt doradczy?

• Przedstaw eksperta – pokaż jego doświadczenie jako specjalisty z branży i jako doradcy biznesowego. Twój zespół powinien być przekonany, że będzie współpracować z kompetentną osobą, której można w pełni zaufać.
• Zbuduj zespół – ustal z doradcą, jakiego wsparcia ze strony Twoich pracowników będzie potrzebować i zapewnij mu takie wsparcie. Od strony praktycznej – pamiętaj także o przekazaniu zakresu nowych obowiązków pracownikom wyznaczonym do współpracy z doradcą, zadbaj o ich motywację, unikaj przeciążenia nadmiarem zadań.
• Ustal formę komunikacji. Czy zespół będzie spotykał się na miejscu, czy zdalnie – a może lepiej będzie pracować hybrydowo? W jaki sposób pracownicy mogą kontaktować się z doradcą, gdy nie ma go w firmie? I w drugą stronę – do kogo zewnętrzny ekspert może się zgłosić w razie potrzeby.

Doświadczony, kompetentny doradca nigdy nie zaczyna od zera. Ma solidny background w postaci zrealizowanych wcześniej projektów, a często nawet pracy zawodowej w firmach z Twojej branży. Nigdy nie oznacza to jednak, że będzie mógł „z marszu” wkroczyć w Twoją rzeczywistość firmową. Tak jak etatowi pracownicy, potrzebuje wdrożenia w cele, strukturę i życie codzienne organizacji. Gdy mu to ułatwisz, Twój projekt doradczy będzie mógł ruszyć pełną parą!