Zmiana kultury organizacyjnej. Jak przezwyciężyć stare nawyki?

Stare nawyki są dobre, bo są znane. I to właściwie wszystko, co pozytywnego można o nich powiedzieć. To trochę za mało, by opierać na nich strategię działania i rozwoju Twojej firmy, prawda? Nawet gdy organizacja z pozoru funkcjonuje sprawnie, może się okazać, że niektóre elementy związane z systemem wartości i norm przestają się sprawdzać. To moment, by zacząć pozbywać się starych nawyków i rozpocząć wdrażanie zmian w kulturze organizacyjnej. Uprzedzamy – to może potrwać. Jeśli jednak zrobisz to zgodnie z zasadami i zadbasz o przejście wszystkich etapów po kolei, przekonasz się, jak zmiana kultury organizacyjnej może pomóc Twojej firmie.

Zacznijmy od podstaw: co to jest kultura organizacyjna i jakie są jej elementy?

Aby wiedzieć, co właściwie chcesz zmieniać, warto przyjrzeć się samemu pojęciu kultury organizacyjnej. Prawdopodobnie jesteś w niej tak zanurzony, że na co dzień jej nie zauważasz – tak jak ryba nie zauważa wody, w której żyje. Ta „wodna” metafora jest nieprzypadkowa. Kultura organizacyjna jest niezbędna Twojej firmie dokładnie tak, jak woda pływającym w niej rybom.

Co to jest kultura organizacyjna? To całość kwestii związanych z ważnymi dla firmy wartościami, zbiorem obowiązujących norm i przyjętych zachowań. Niemal nigdy nie zdarza się, by kultura organizacji była czymś ustalonym odgórnie, nadanym z zewnątrz. Jest czymś tworzonym przez lata, na co składa się sposób zarządzania pracownikami, kompetencje menedżerów i sposób, w jaki je wykorzystują, a także szeroko pojęty „klimat” panujący w organizacji.

Kultura organizacyjna nie tylko wyróżnia firmę spośród innych na rynku i nadaje jej tożsamość. Ma również zastosowanie praktyczne – wykorzystuje się ją do realizacji celów strategicznych i rozwoju, wpływa także na sposób rozwiązywania problemów i radzenia sobie z wyzwaniami.

Nowa kultura organizacyjna. Dlaczego jej potrzebujesz?

Może się zdarzyć, że zmiana kultury organizacyjnej będzie wymuszona czynnikami zewnętrznymi. Takimi czynnikami mogą być:

• połączenie dwóch firm lub przejęcie przez firmę o innej kulturze organizacyjnej;
• przemiany gospodarcze, polityczne, społeczne;
• zmiana oczekiwań klientów odnośnie kultury Twojej organizacji.

Kulturze organizacyjnej warto się przyglądać (a w razie potrzeby ją zmieniać) także z innych, mniej widocznych na pierwszy rzut oka powodów. To zespół elementów, który silnie wpływa na całość funkcjonowania firmy. Pozytywna kultura organizacyjna, która jest zgodna z ważnymi dla pracowników wartościami, pomaga w:

• zwiększeniu zaangażowania i poczucia odpowiedzialności w zespole;
• zapewnieniu pracownikom poczucia bezpieczeństwa i budowaniu zaufania;
• lepszym rozumieniu potrzeb klientów i odpowiadaniu na te potrzeby;
• zdobyciu odporności na czynniki zewnętrzne;
• zmniejszeniu rotacji wśród pracowników;
• skuteczniejszym rozwiązywaniu problemów.

Zmiana kultury organizacyjnej to nie tylko wdrażanie nowości, ale – przede wszystkim – przezwyciężanie starych nawyków. To one są najczęściej główną przeszkodą w tym procesie. Jak sobie z tym poradzić? Dowiesz się tego poniżej, śledząc kolejne etapy wprowadzania zmian.

Zmiany? Zrób to w etapach!

W kwestii zarządzania kulturą organizacyjną wiele firm działa intuicyjnie. Luźna atmosfera, brak wyraźnej hierarchii, współdecydowanie zdają się nie działać? Zmieńmy to na model hierarchiczny, zwiększmy kompetencje menedżerów i usztywnijmy procedury – albo odwrotnie. Właśnie tak wygląda zmiana kultury organizacyjnej, która może przynieść więcej szkody niż pożytku.

Jak w takim razie wdrożyć zmiany w kulturze organizacyjnej, by przyniosły one korzyści firmie? Zespół norm, wartości i zachowań to coś, co powstawało przez lata. Domyślasz się więc pewnie, że nie da się przekreślić tego jednym ruchem i odciąć się grubą kreską. Takie zmiany mogą zakończyć się powodzeniem tylko wtedy, gdy będą starannie zaplanowanym procesem.

Przez jakie etapy powinna przejść firma, która chce wdrożyć zmiany w swojej kulturze organizacyjnej? Jest ich aż 8, jeśli jednak chcesz, by transformacja kulturowa była skuteczna i trwała, nie powinieneś pomijać żadnego z nich:

1. Przeanalizowanie obecnej sytuacji i przedstawienie jej pracownikom, wraz z zakomunikowaniem potrzeby zmian. Twój zespół powinien wiedzieć, co go czeka i jak będzie zaangażowany w ten proces. Tylko w ten sposób możliwe będzie wyeliminowanie starych nawyków i wdrożenie transformacji. Zmianę kultury organizacyjnej warto przedstawić jako coś ważnego, a zarazem pilnego – nadaj sprawie odpowiedni priorytet wśród innych zadań.
2. Stworzenie wśród pracowników koalicji, która pokieruje procesem zmian. Powinny być to takie osoby z Twojego zespołu, które mają wspólne cele, a jednocześnie cieszą się dużym zaufaniem. Zaangażowanie dużej liczby pracowników zwiększy szansę na sukces, nie należy jednak przesadzać – w przeciwnym razie projektowi grozi rozmycie i trudności w osiągnięciu konsensusu.
3. Stworzenie wizji i strategii zmian. To praca koncepcyjna o bardzo dużym znaczeniu. Wizja pozwala zobrazować to, w jaki sposób organizacja będzie funkcjonowała w przyszłości. Opracowanie wizji i strategii ułatwia także komunikowanie zmian pracownikom.
4. Przekazanie wizji zmian. Osoby odpowiedzialne za transformację kulturową powinny wykorzystywać każdą okazję, by komunikować się z pracownikami, odpowiadać na pytania, wyjaśniać wątpliwości. Na tym etapie szczególnie ważna jest szczera, otwarta komunikacja (obustronna) i stosowanie prostego, zrozumiałego języka.
5. Mobilizowanie pracowników do wdrażania zmian. Rolą zespołu odpowiedzialnego za transformację jest, w miarę możliwości, usuwanie barier utrudniających pozbywanie się starych nawyków, zachęcanie do podejmowania ryzyka, wyposażanie pracowników w odpowiednie umiejętności.
6. Osiąganie krótkookresowych celów. Jeśli zadbasz o przejrzystą komunikację, Twój zespół na pewno będzie rozumiał potrzebę długofalowych zmian. Nie oznacza to jednak, że nie potrzebuje sukcesów „tu i teraz”. W procesie wprowadzania zmian w kulturze organizacyjnej warto wyznaczyć cele krótkoterminowe, które pokażą pracownikom, że transformacja działa i że wszystko idzie w dobrym kierunku. Ten etap to czas na świętowanie pierwszych udanych osiągnięć!
7. Utrwalanie korzyści i dalsze wprowadzanie zmian. Na tym etapie pomocne będzie:

• wprowadzanie większej, a nie mniejszej liczby zmian;
• realizacja kolejnych krótkookresowych celów;
• wdrożenie modelu przywództwa na wyższych szczeblach organizacji;
• wdrożenie metod zarządzania projektami na niższych szczeblach;
• eliminowanie zbędnych współzależności, które utrudniają wprowadzanie zmian.

8. Utrwalenie zmian w funkcjonowaniu firmy. Nawet na ostatnim etapie może pojawić się lęk przed nowością, możesz mieć też do czynienia z pracownikami, którym nowy system wartości nie będzie odpowiadał. Mimo tych trudności warto być konsekwentnym we wdrażaniu zmian i mieć świadomość, że jest to proces przewidziany na co najmniej kilka lat.

Chciałbyś, by nawykom pracowników Twojej firmy przyjrzał się ktoś z zewnątrz? To może być bardzo pomocne na początkowym etapie wdrażania zmian w kulturze organizacyjnej. A może potrzebujesz wsparcia także na pozostałych etapach transformacji? To doskonale, bo właśnie my możemy dostarczyć takiego eksperta do Twojego projektu! Sprawdź na naszej stronie, jak to działa lub (jeśli nie chcesz czekać, bo po co?) od razu skontaktuj się z nami poprzez formularz!