Zmapowane i uproszczone procesy administracyjne
identyfikacja kluczowych strumieni zadań w centrali oraz eliminacja zbędnych kroków w wybranych obszarach.
Co udało się osiągnąć?
Wdrożone pilotaże Lean
uruchomienie projektów usprawnień w kilku zespołach administracyjnych, z wyraźnie zdefiniowanymi celami i mierzalnymi efektami.
Rozwinięta świadomość Lean w biurze
pracownicy centrali poznali praktyczne narzędzia Lean i zaczęli samodzielnie zgłaszać usprawnienia w swoim obszarze.
Zwiększona przewidywalność pracy
wprowadzenie prostych narzędzi wizualnych i zasad zarządzania zadaniami, co przełożyło się na lepszą organizację dnia pracy zespołów.
Chcesz podobny efekt?
Znajdź eksperta do Twojego projektu.
Wyzwania projektu
Wzrost skali działalności spowodował, że procesy w obszarach administracyjnych stały się coraz bardziej złożone, rozproszone i obciążone zadaniami, które nie wnosiły bezpośredniej wartości. Różne zespoły w centrali wypracowały własne sposoby działania, co utrudniało współpracę między działami, wydłużało czas realizacji zadań i komplikowało komunikację. Organizacja potrzebowała spójnego podejścia do Lean w administracji oraz lidera, który poprowadzi transformację w oparciu o praktyczne narzędzia i pracę z zespołami.
Rozproszone procesy biurowe
różne sposoby działania w poszczególnych zespołach, brak wspólnych standardów i widoczności całego przepływu pracy.
Ograniczona świadomość Lean w administracji
dotychczasowe doświadczenia z Lean koncentrowały się głównie na obszarach operacyjnych, a nie na procesach biurowych.
Trwałość zmian
potrzeba zbudowania takich rozwiązań i nawyków, które pozostaną w organizacji także po zakończeniu projektu interimowego.
Cel i postawione założenia
Zwiększenie efektywności procesów administracyjnych
identyfikacja marnotrawstwa w kluczowych procesach biurowych i zaprojektowanie prostszych, szybszych sposobów pracy.
Zbudowanie kultury ciągłego doskonalenia
rozwijanie świadomości Lean wśród pracowników centrali i aktywne włączanie ich w projekty usprawnień.
Standaryzacja sposobu pracy
wypracowanie wspólnych standardów, narzędzi i zasad zarządzania zadaniami w wybranych obszarach administracyjnych.
Zapewnienie trwałości efektów
wzmocnienie kompetencji wewnętrznych poprzez mentoring i coaching, tak aby organizacja potrafiła samodzielnie kontynuować transformację.
Wdrożone rozwiązania
Analiza stanu obecnego
przegląd procesów administracyjnych, warsztaty z zespołami oraz zmapowanie kluczowych przepływów zadań w centrali.
Roadmapa transformacji Lean
zdefiniowanie etapów wdrożenia, wyboru obszarów pilotażowych oraz planu rozszerzania działań na kolejne działy.
Szkolenia i warsztaty Lean
cykl szkoleń dla pracowników i menedżerów, połączony z pracą nad realnymi przykładami z codziennych procesów.
Projekty usprawnień i mentoring
prowadzenie projektów Kaizen z zespołami, bieżący coaching liderów oraz wsparcie w budowaniu nawyku regularnego przeglądu i doskonalenia procesów.
Klient
Rola i doświadczenie Eksperta
Interim Lean Manager
Ekspert odpowiadał za zaprojektowanie i poprowadzenie transformacji Lean w obszarach administracyjnych centrali. Prowadził analizę stanu obecnego, tworzył roadmapę transformacji, szkolił zespoły i menedżerów, uruchamiał pilotaże usprawnień oraz dbał o to, aby nowe sposoby pracy były zrozumiałe i możliwe do utrzymania w dłuższej perspektywie.
Były Lean Manager odpowiedzialny za wdrażanie kultury ciągłego doskonalenia w działach administracyjnych w dużej organizacji usługowej.
Doświadczenie jako Kierownik Projektów Lean w firmach z branży retail i usług, z naciskiem na procesy biurowe, back office i centra usług wspólnych.
Praktyka w prowadzeniu szkoleń, warsztatów i programów rozwijających kompetencje Lean u liderów i pracowników administracji, z silnym naciskiem na utrzymanie efektów wdrożenia.
