Tworzenie zespołu projektowego – jakie role przyjmują uczestnicy?

Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego? Dobrze, gdy zespół projektowy to jedność, ale nie oznacza to nigdy, że jest jednolitym tworem. Gdy przyjrzysz się tej kwestii nieco dokładniej, zauważysz, że każdy z uczestników przyjmuje nieco inną rolę. I, co ciekawe, te role są powtarzalne i podobne do siebie w różnych projektach. Aż prosi się o to, by je sklasyfikować, prawda? I zostało to już zrobione – eksperci od zarządzania projektami stworzyli nawet kilka takich zestawień ról w zespołach. Doradcy biznesowi dobrze je znają – dzięki temu mogą lepiej dobierać uczestników projektów, przydzielać im zadania i rozwiązywać konflikty.

Sponsor, kierownik, zespół – czy może być prościej?

Zarządzanie projektem porównuje się czasami do wyścigu wioślarskiego. Aby osiągnąć w nim zwycięstwo, potrzebna jest osoba wyposażona w megafon, która będzie koordynowała działania sportowców i nadawała tempo, grupa zawodników oraz (wybaczcie tę oczywistość!) łódka.

To porównanie można łatwo wykorzystać do pokazania podstawowych ról w projekcie prowadzonym przez zewnętrznego doradcę. Nie ma właściwie znaczenia, czego dotyczy projekt – zarządzania strategicznego czy operacyjnego, transformacji cyfrowej, HR lub innych obszarów. Koncepcja podstawowych ról zespołowych w projekcie jest uniwersalna. A jakie to role? W każdym zespole projektowym można znaleźć:

  • Sponsora projektu. Nie chodzi tu wcale o osobę, która daje pieniądze na jego realizację (chociaż może również przekazywać fundusze). To ktoś, kto ma odpowiednie zasoby, potrzeby, często także pomysł, a przede wszystkim – chce, by projekt został wykonany. Sponsorem może być ktoś z zarządu, menedżer odpowiedzialny za strategię. W większości przypadków jest to ktoś ze struktur firmowych. Dzięki Sponsorowi projekt w ogóle może się rozpocząć. Osoba pełniąca taką rolę ma także wgląd w przebieg prac i może podejmować decyzje.
  • Kierownika projektu. To osoba, która bezpośrednio zajmuje się realizacją. Rozbija projekt na zadania, przydziela je poszczególnym uczestnikom, kompletuje zespół. Jest w kontakcie ze Sponsorem – przekazuje mu ważne informacje, uwzględnia jego perspektywę. To właśnie funkcję Kierownika projektu pełnią zewnętrzni eksperci.
  • Zespół – czyli ludzie, którzy siedzą w symbolicznej „łódce” i wiosłują, by osiągnąć założone cele.

A gdyby tak… rozłożyć zespół projektowy na czynniki pierwsze? Dzięki temu można jeszcze dokładniej przyjrzeć się funkcjom, jakie pełnią jego członkowie. Właśnie to zrobił brytyjski naukowiec i ekspert od zarządzania, Meredith Belbin. Poniżej znajdziesz opracowane przez niego zestawienie. 

Lokomotywa, dusza zespołu, poszukiwacz źródeł – role zespołowe według M. Belbina

W teoriach związanych z zarządzaniem dobrze sprawdzają się obrazowe metafory. To właśnie dzięki chwytliwym nazwom ról zespołowych w projekcie można zdecydowanie łatwiej zapamiętać klasyfikację M. Belblina. Zestawienie przygotowane przez brytyjskiego naukowca cieszy się największą popularnością. I – naszym zdaniem – słusznie. Klasyfikacja składa się z aż 9 ról, w których każdy z uczestników dobrze dobranego zespołu projektowego może odnaleźć siebie. Co ważne, nie ogranicza się do opisania charakteru i zadań wyłącznie osób związanych z zarządzaniem projektu, ale także specjalistów i „szeregowych” członków.

Jakie role zespołowe dostrzegł i nazwał M. Belbin? To 9 kategorii – w polskiej literaturze funkcjonują różne ich tłumaczenia, dlatego dodatkowo podajemy oryginalną angielską nazwę:

Poszukiwacz źródeł (Resource investigator)

Taka osoba jest ciekawa świata, lubi znajdować nowe rozwiązania. W zespole jego kompetencje przydają się przede wszystkim na etapie burzy mózgów, poszukiwania możliwości realizacji celu. Poszukiwacz źródeł potrafi zarażać entuzjazmem, jest ekstrawertyczny i potrafi komunikować się z innymi. Dobrze radzi sobie w pracy pod presją. Może być jednocześnie nadmiernie optymistyczny i szybko tracić zapał do pracy.

Kreator (Plant)

To od osoby przyjmującej tę rolę w zespole można spodziewać się największej liczby pomysłów. Co więcej, są to pomysły nieszablonowe i oryginalne. Kreatorzy myślą twórczo i mają szerokie horyzonty. W odróżnieniu od Poszukiwaczy Źródeł Kreatorzy mogą wydawać się nieco oderwani od rzeczywistości, bujający w obłokach, niezbyt skupieni na współpracy z zespołem. Ich rozwiązania mogą być z tego powodu słabo dostosowane do tego, co potrzebne w projekcie. Warto jednak, by doradca koordynujący projekt zachęcał Kreatora do prezentowania swoich rozwiązań – nietypowe ścieżki myślenia, którymi podążają takie osoby, pozwalają często wypracować ciekawe rozwiązania.

Co-ordinator (Koordynator)

Jest skoncentrowany przede wszystkim na celach. Łatwo przyjmuje na siebie rolę lidera: rozdziela obowiązki, deleguje zadania. Co ważne, potrafi także dostrzec talenty innych członków zespołu i na tej podstawie przypisać im określone role w projekcie. Jego praca jest w mniejszym stopniu twórcza, a w większym polega na organizowaniu działania zespołu.

Shaper (Animator, Lokomotywa)

To dynamiczna, ekstrawertyczna osoba, która skutecznie działa pod presją (dlatego warto, by jej pracą zarządzał Koordynator). Dla Lokomotywy liczą się przede wszystkim osiągnięcia i zwycięstwa. To sprawia, że jest silnie zmotywowany – i warto to wykorzystać, by osiągnąć cele założone w projekcie. Z cechami osoby przyjmującej tę rolę wiążą się też pewne zagrożenia. W przypadku problemów mogą być sfrustrowane i skłonne do konfliktów. Ich energia i motywacja sprawiają też, że czasami próbują przejmować obszary, za które odpowiedzialni są inni.

Monitor Evaluator (Obserwator, Ewaluator)

Obiektywnie przyglądają się działaniom zespołu, stojąc przy tym nieco z boku. To sprawia, że mają dużą wiedzę na temat projektu i szeroką perspektywę. Ich spostrzeżenia są najczęściej celne i wiele wnoszą do pracy zespołu. Ewaluatorzy są dobrzy w myśleniu krytycznym, analizowaniu wad i zalet rozwiązań, a przy podejmowaniu decyzji kierują się obiektywnymi argumentami, a nie emocjami. Często brakuje im za to widocznej na zewnątrz energii i entuzjazmu – mogą być przez to postrzegani jako mało zaangażowani. Są raczej introwertyczni i zdystansowani (co może być jednocześnie zaletą, bo stojąc z boku, widzą więcej).

Team Worker (Dusza zespołu)

Taki uczestnik projektu jest ekstrawertykiem z dużymi zdolnościami interpersonalnymi. To dobry słuchacz, który zawsze wie, co dzieje się w zespole i jakie są nastroje jego członków. Świetnie wychwytuje wszelkie napięcia emocjonalne i potrafi w porę je łagodzić. Jego rola może się wydawać mało ważna, ale w rzeczywistości jest inaczej – to dzięki Duszy zespołu projekt może iść naprzód bez przestojów wywołanych różnicami zdań. Niechęć do konfliktów i dążenie do ich unikania może być jednocześnie wadą takiego członka zespołu. Sytuacje konfliktowe są czasem potrzebne, by otwarcie porozmawiać o problemach i wypracować nowe rozwiązania – gaszenie konfliktów już na samym początku przez Duszę zespołu uniemożliwia wykorzystanie ich w dobrym celu.

Implementer (Realizator)

Jest niezastąpiony, gdy pomysły trzeba zmienić w plany. Być może Realizator nie dostarczy najbardziej kreatywnych rozwiązań, ale wartość jego działań polega na czymś innym. To właśnie on dba o systematyczne, metodyczne wykonywanie zadań w projekcie. Bardzo często używa narzędzi porządkujących pracę i ułatwiających monitorowanie postępów. Realizatora raczej nie znudzą rutynowe zadania i nie będzie miał problemów z terminowością. Jego problemem może być natomiast mała elastyczność i trudność w przyswajaniu zmian wprowadzanych w projekcie. W skrajnych przypadkach, np. gdy Realizatorów jest zbyt dużo, może to prowadzić do blokowania postępów.

Completer finisher (Finalizator, Perfekcjonista)

Taka osoba jest niezastąpiona przede wszystkim wtedy, gdy projekt zmierza ku końcowi i pojawiają się na tym etapie niedociągnięcia lub nieprzewidziane problemy. Perfekcjonista szybko je wyłapie i nie pozwoli na to, by wpłynęły na wyniki. Jest skoncentrowany, zależy mu na tym, by wszystko działało idealnie, a gdy tak nie jest – odczuwa dyskomfort. Lubi sprawdzać i analizować dane, wyszukiwać błędy i wykonywać inne zadania wymagające skupienia. Czuje się odpowiedzialny za swoją pracę – często do tego stopnia, że nie chce dopuścić do zadań innych. Zbyt silny, niekontrolowany perfekcjonizm bywa także przeszkodą w realizacji projektów. Nadmierne skupienie się na detalach może opóźniać pracę całego zespołu.

Specialist (Specjalista)

To osoba, która wnosi do projektu przede wszystkim wiedzę i umiejętności, których nie mają inni. Jednocześnie lubi się uczyć i mocno skupia się na tym procesie. Dzięki temu jest na bieżąco z nowościami w swojej branży. Często mówi o swoich zainteresowaniach i potrafi zarazić swoim entuzjazmem innych. Pracuje rzetelnie, choć czasem zbyt mocno koncentruje się na kwestiach technicznych i traci z oczu całościowy obraz projektu. Z racji swojej funkcji Specjaliści bywają nieco odizolowani od reszty zespołu, co może niekorzystnie wpływać na relacje z innymi członkami.

Czy to, że w klasyfikacji znajduje się 9 ról, oznacza że według Belbina właśnie taka jest minimalna liczba osób w każdym zespole projektowym? Nie – zespoły mogą być mniejsze. Każdy z członków może łączyć w sobie cechy różnych ról i wykorzystywać je w zależności od potrzeb czy sytuacji w projekcie.

Kiedy doradca wykorzystuje wiedzę na temat ról członków zespołu projektowego?

Doświadczony, znający tematykę ról członków zespołów projektowych doradca zwróci uwagę na cechy i kompetencje poszczególnych osób już na samym początku projektu. Dobierze zespół tak, by nie zabrakło w nim ani osób kreatywnych, pełnych entuzjazmu i energii, jak i takich, które wolą działać w cieniu, są sumienne i skupione na realizacji celów.

Role w projekcie są dla doradcy ważne nie tylko wtedy, gdy kompletuje zespół. Z wiedzy na temat mocnych stron uczestników korzysta także wtedy, gdy przychodzi czas na działanie. Dzięki diagnozie osobowości i kompetencji poszczególnych osób doradca wie, z czyjej pomocy warto skorzystać, gdy potrzebne jest twórcze rozwiązanie problemu, kto pomoże doprowadzić projekt do końca, a kto wesprze go specjalistyczną wiedzą.

Co sprawdza się lepiej: jednolity czy różnorodny zespół?

Wyobraź sobie zespół, w którym wszyscy przerzucają się pomysłami i wpadają na najbardziej kreatywne rozwiązania problemów. Brzmi dobrze, ale… tylko na początku. Jest niemal pewne, że w projekcie, którego większość członków to Lokomotywy, Kreatorzy czy Poszukiwacze źródeł, nie uda się osiągnąć założonego celu. Gdy tylko pierwszy entuzjazm opadnie i trzeba będzie przejść od poszukiwania rozwiązań do realizacji, prawdopodobnie okaże się, że nie ma komu wykonywać rutynowych zadań i pilnować terminów.

A teraz pomyśl o innej sytuacji: zespół projektowy składa się wyłącznie ze Specjalistów, Perfekcjonistów i Obserwatorów. Jak sądzisz, czy taki zestaw ról wystarczy, by wypracować nieszablonowe rozwiązania i spojrzeć na problem z innej perspektywy? Takie osoby w zespole mają zupełnie inne role – równie ważne, ale niezwiązane z etapem burzy mózgów i poszukiwania możliwości. Jeśli zabraknie osób kreatywnych, odważnie myślących i skupionych na komunikacji z innymi, projekt nie przyniesie twórczych rozwiązań – i w efekcie w firmie nie zmieni się nic lub zmieni się bardzo niewiele.

Co chcemy przez to powiedzieć? Pewnie już się domyślasz – że dobry zespół projektowy to taki, w którym panuje duża różnorodność, jeśli chodzi o kompetencje i osobowości uczestników. Nie można powiedzieć, że którakolwiek z ról jest niepotrzebna. Każda z nich przydaje się w innym celu i na innym etapie. I co najważniejsze – osoby o określonych umiejętnościach wzajemnie się uzupełniają. Poszukiwacz źródeł i Animator zarażą swoim entuzjazmem introwertycznego Obserwatora i Realizatora, Dusza zespołu nie pozwoli na to, by Koordynator wykorzystywał swoją pozycję w niewłaściwym celu, a Perfekcjonista poprawi to, czego na początku nie zauważył Kreator.

Udany projekt zrealizowany w różnorodnym zespole? Zacznij go tutaj! Wypełnij formularz, a zaproponujemy Ci współpracę z doradcą doświadczonym w prowadzeniu projektów i dobieraniu członków zespołu pod kątem wartościowych kompetencji,

logo redegate
Design: PROFORMAT

Kontakt

GAP GROUP sp. z.o.o.

ul. Inżynierska, nr 39, lok. 206
53-228 Wrocław

KRS: 0000860301;
REGON: 387044670,
NIP: 8943158670