#1 Kluczowa umiejętność: Project Kick-Off

Czy ekspert jest tylko trybikiem w wielkiej machinie projektu? Czy może raczej kołem zamachowym, dzięki któremu projekt nabiera rozpędu i zmierza we właściwym kierunku? Właściwe rozpoczęcie działań: planowanie, ustalenie celów i rozpisanie zadań nie jest samo w sobie gwarantem sukcesu, ale stanowi poważny krok na drodze do udanej realizacji projektu. Jakie kompetencje eksperta zewnętrznego mogą się przydać na tym etapie? 

Jakie kompetencje doradcy biznesowego są kluczowe w początkowych etapach projektu?

Wśród najważniejszych kompetencji, które powinien posiadać konsultant zewnętrzny prowadzący projekt, można wymienić:

1. Umiejętność wyznaczania celów. Wydaje się proste? Gdy zagłębimy się w temat, okazuje się, że kwestia celów w projekcie jest bardziej złożona. Mimo że większość osób związanych z biznesem słyszała już o metodzie SMART i innych, służących do wyznaczania celów, wielu klientom zdarza się mylić cel z efektem końcowym czy z elementami procesu. Dobry doradca biznesowy będzie umiał to rozróżnić i wskazać klientowi drogę do właściwego myślenia.
2. Umiejętność określania zakresu projektu (scope). Wizja sukcesu jest kusząca, ale aby ją zrealizować, eksperta prowadzącego projekt czeka dużo przyziemnych zadań. Zakres projektu to jeszcze nie konkretne zadania rozpisane w czasie, ale określenie wymagań, wyzwań, dobór interesariuszy. Dobry doradca wie, jak właściwie wpisać te elementy w procesy biznesowe w firmie.
3. Umiejętność wyznaczania zadań i planowania ich w czasie. Realizacja wielu projektów płynie na fali entuzjazmu w początkowej fazie, by później, gdy pojawia się zmęczenie i zniechęcenie, znacząco zwolnić. Tak być nie musi – aby temu zapobiec, potrzebna jest umiejętność korzystania z narzędzi do planowania działań w ramach projektu. Konsultanci prowadzący projekty często korzystają z diagramu Gantta, w których określa się wagę poszczególnych zadań jako krytycznych, niekrytycznych lub kamieni milowych.
4. Umiejętność prowadzenia spotkań kick-off. W czasie trwania projektu zespół spotyka się niejednokrotnie, w różnych celach i różnych konfiguracjach. Nie będzie jednak przesadą stwierdzenie, że to właśnie pierwsze spotkanie jest tym najważniejszym. Podczas kick-offu projektu doprecyzowuje się wszystkie wymienione powyżej kwestie. Takie spotkania mają określony harmonogram i formę, a zadaniem doradcy prowadzącego projekt jest trzymanie się tych założeń i realizacja spotkania zgodnie z agendą.

Dlaczego potrzebujesz tych kompetencji jako doradca?

Nawet jeśli działasz w branży konsultingowej stosunkowo niedługo, zapewne zauważyłeś, że masz sporą konkurencję. Próg wejścia do branży jest niski. Doradcą, przynajmniej na papierze (czy stronie internetowej) może zostać każdy. Jak możesz wyróżnić się spośród konkurencji? Oferując swoim klientom kompetencje, które w wymierny sposób przyczynią się do ich sukcesów biznesowych.

Umiejętności związane z „kick-off” projektu zdecydowanie wpisują się w to kryterium. Sprawne rozpoczęcie działań projektowych, połączone z właściwym planowaniem i wyznaczaniem celów, to prosta droga do efektów, jakich oczekuje klient. Dzięki kompetencjom związanym z prowadzeniem spotkań kick-off, korzystaniem z diagramu Gantta czy określaniem celów SMART budujesz swój wizerunek doradcy biznesowego, który działa, a nie tylko mówi (przyznasz chyba, że wizerunek konsultantów, którzy budują wokół siebie efektowną otoczkę, za którą nie idą konkretne umiejętności, to poważny problem polskiej branży konsultingowej).

Umiejętność korzystania z narzędzi do planowania projektów to dla Ciebie także korzyści związane z optymalizacją zadań wykonywanych jako ekspert zewnętrzny. Odpowiednio planując, określając cele i wyznaczając zadania, możesz realizować projekty szybciej, a dzięki temu współpracować z większą liczbą klientów i zapewnić sobie w ten sposób sukces finansowy.

Dlaczego powinieneś szukać tych umiejętności u doradcy jako klient?

Zarówno pomysłodawca, jak i osoby biorące udział w projekcie, mają najczęściej w głowie wizję na temat tego, jakie mają być efekty działań, w jaki sposób mają one przebiegać, kto ma być zaangażowany w ten proces. Czy to wystarczy, by projekt zakończył się sukcesem? Nie, do tego potrzeba osoby, która „zepnie” te luźne przemyślenia w jedną całość, uporządkuje je i nada im logiczną kolejność.

Właśnie na tym polega rola kompetentnego doradcy biznesowego. To ktoś, kto staje się częścią projektu, ale jednocześnie zachowuje spojrzenie „z zewnątrz”, dzięki któremu może obiektywnie określić cele, wyznaczyć zadania, zaplanować ramy czasowe. Bywa, że stali członkowie zespołu wykazują duży entuzjazm w stosunku do projektu i chcą jak najszybciej rozpocząć jego realizację. I nie ma w tym nic złego – obiektywne spojrzenie doradcy nie musi stać w opozycji do tego entuzjazmu, ale może stanowić jego uzupełnienie. Wizja, chęci, kompetencje i dobry plan? To musi się udać!

To dopiero początek…

Tym artykułem rozpoczynamy cykl wpisów na temat kluczowych umiejętności ekspertów. Skąd ten pomysł? Chcemy pokazać, że wsparcie doradców zewnętrznych może stanowić prawdziwą wartość dla każdego projektu. Wierzymy, że dzięki tym wpisom nasi klienci będą wiedzieli, jakich kompetencji szukać u ekspertów, by zapewnić sobie sukces. Jednocześnie liczymy na to, że pomożemy konsultantom biznesowym w znajdowaniu u siebie mocnych stron i zwiększaniu konkurencyjności, a także w rozwijaniu kluczowych kompetencji. Już wkrótce więcej tekstów na temat umiejętności z zakresu metodologii projektów, przywódczych i trenerskich!