Zrozumienie potrzeb biznesowych – zadanie na każdy etap projektu

Doradca nie przychodzi do firmy z gotowym przepisem na sukces. Najlepsze składniki zaproponują mu inni – członkowie zespołu projektowego, przedstawiciele zarządu czy komitetu sterującego. Szczypta przypraw może zmienić smak popularnej potrawy. Tak samo działa znajomość potrzeb biznesowych – to dzięki nim każdy projekt doradczy zyskuje indywidualny charakter. Czy na takim podejściu można coś stracić? Tak – przypadkowość i wiążące się z nią ryzyko niepowodzenia usługi doradczej. Ale chyba nie będziesz tego żałować, prawda?

Jak pracuje się z potrzebami klienta na poszczególnych etapach projektu eksperckiego?

Na jakim etapie warto zacząć poznawanie potrzeb biznesowych klienta? Doświadczeni eksperci oferujący doradztwo dla firm wiedzą, że powinno się to robić jak najwcześniej. O potrzeby warto pytać już podczas wstępnych rozmów z potencjalnym klientem.

Gdy nawiążesz już współpracę z doradcą biznesowym, będziecie wypracowywać rozwiązania bazujące na potrzebach biznesowych. O potrzebach w projekcie doradczym mówi się dużo – na różnych etapach:

• Analiza – to właśnie tutaj o potrzebach biznesowych organizacji można dowiedzieć się najwięcej. Jakie narzędzia ma do dyspozycji doradca biznesowy? Jest ich sporo: to badania w grupach fokusowych, ankiety, badania satysfakcji, dyskusje z zarządem i innymi interesariuszami. Podczas analizy potrzeb przydaje się także pozyskiwanie „twardych” danych – z wyników finansowych, raportów, badań rynku itp.
• Tworzenie koncepcji – to tu informacje o potrzebach biznesowych zebrane w poprzednim etapie przekłada się na pierwsze pomysły, planowanie działań, myślenie o wykorzystaniu zasobów i efektach końcowych projektów. Dokładna analiza potrzeb pozwala doradcy nie działać w ciemno podczas definiowania celów czy identyfikacji zagrożeń.
• Wdrożenie – ta część projektu doradczego obejmuje opracowanie planu wdrożenia. To rodzaj instrukcji pokazującej krok po kroku, jak dojść do wyznaczonego celu. Strategia zostaje tu przełożona na konkretne działania. Udany plan wdrożenia zaczyna się od określenia celów – i właśnie do tego najbardziej przydaje się znajomość potrzeb biznesowych organizacji.

Podsumujmy: analiza potrzeb biznesowych to jeden z pierwszych etapów projektu doradczego. Nie oznacza jednak, że w kolejnych fazach realizacji można o potrzebach zapomnieć. To właśnie znajomość indywidualnych potrzeb firmy jest punktem wyjścia do dalszych działań – pomaga w opracowaniu koncepcji, a potem w jej wdrożeniu.

Budowanie business case – dlaczego uwzględnienie potrzeb klienta jest tu szczególnie ważne?

Na pewno będzie Ci to łatwiej zrozumieć, gdy wyjaśnimy Ci, czym właściwie jest business case. Możliwe, że spotkałeś się już z takim pojęciem, ale niewykluczone też, że przedstawiono Ci je w nie do końca właściwy sposób. Business case myli się często z business model, który jest strategią działania (opisuje sposób realizacji projektu, jego koszty, wartość itp.). Tymczasem jest to dokument, który można określić mianem uzasadnienia biznesowego.

Dlaczego projekty doradcze potrzebują takiego uzasadnienia? Czy to, że klient zgłasza się do doradcy z problemem do rozwiązania, nie jest wystarczającym powodem? Osób, które poszukują eksperta, który zrealizuje usługę doradczą, nie trzeba oczywiście przekonywać. Tylko że… to nie one są tymi, które decydują.

Business case przygotowuje się przede wszystkim dla sponsorów projektu – czyli tych interesariuszy, którzy mają zasoby potrzebne do realizacji i podejmują kluczowe decyzje. W realiach biznesowych bardzo często jest to zarząd: cały lub wybrani członkowie. Przedstawienie im uzasadnienia biznesowego leży w interesie tych, którym zależy na współpracy z doradcą. Dobrze przygotowany dokument to taki, w przypadku którego nawet jeden rzut oka wystarczy, by podjąć decyzję.

Jak mają się do tego wszystkiego potrzeby biznesowe? To właśnie one powinny znajdować się w centrum uwagi podczas przygotowywania business case. Uzasadnienie dla sponsorów projektu odpowiada na pytania:

• na jakie problemy odpowiada projekt realizowany przy wsparciu eksperta?
• dlaczego właśnie to rozwiązanie jest potrzebne firmie?
• jakie są „za” i „przeciw” w przypadku tego projektu?
• co może się stać, gdy projekt nie zostanie zrealizowany?
• z jakimi kosztami należy się liczyć i kiedy można się spodziewać zwrotu z inwestycji?

Na pewno widzisz już, dlaczego przygotowanie business case powinno być poprzedzone analizą potrzeb organizacji wykonaną przez eksperta. Bez niej uzasadnienie będzie tylko ogólnym dokumentem – takim, jaki można by przedstawić w jakiejkolwiek innej firmie. Business case, który nie uwzględnia szczególnych potrzeb, będzie mało przekonujący – po prostu: nie trafi do serc i umysłów decydentów.

Podsumujmy: business case, czyli uzasadnienie biznesowe, musi być skuteczne – i to od razu. Nie może być zbiorem przypadkowych zadań. Decydentów przekona tylko taki dokument, który będzie dobitnie pokazywał, że planowane działania pokrywają się z potrzebami biznesowymi. 

W biznesie bez zmian? Czyli regularne spotkania zespołu projektowego jako sposób na kontrolę potrzeb biznesowych

Wybierz sobie dowolny obszar działania firmy i przyjrzyj się pojawiającym się w nim potrzebom. Pewnie zauważysz, że nie są stałe – zmieniają się z czasem i pod wpływem zewnętrznych czynników.

Takie założenie trzeba przyjąć również w przypadku projektów doradczych. To, co udało się wypracować na etapie pozyskiwania informacji i analizy, po pewnym czasie może stać się nieaktualne. I jeśli projekt będzie realizowany tylko zgodnie z pierwotnymi założeniami, a nie z bieżącymi potrzebami, efekt na pewno będzie inny od oczekiwanego.

Doradca powinien poświęcić czas na analizę potrzeb i opracowanie na tej podstawie koncepcji projektu – ale nie powinien się na tym zatrzymywać. Co pomoże mu być na bieżąco z sytuacją w organizacji i zmieniającymi się potrzebami? Warto zadbać o regularne spotkania – zarówno z osobami decyzyjnymi, jak i z zespołem biorącym udział w projekcie.

Jaki cel mają takie spotkania? To przede wszystkim wymiana informacji – ale z założeniem, że rolą doradcy ma być raczej słuchanie niż mówienie z własnej perspektywy. To sponsorzy projektu czy członkowie zespołu najlepiej znają firmowe realia, są na bieżąco ze zmianami i wiedzą, jakie pierwotne ustalenia nie mają już zastosowania.

Podsumujmy: projekty doradcze są zazwyczaj rozciągnięte w czasie. Informacje na temat indywidualnych potrzeb organizacji zebrane na początku mogą nijak mieć się do tego, co jest potrzebne w trakcie. Kto najlepiej powie doradcy o zmianach? To osoby, które dobrze znają firmę od środka – zarząd lub członkowie zespołu projektowego. Warto regularnie spotykać się z nimi i otwarcie słuchać tego, co mają do powiedzenia.

Jak komitet sterujący pomaga w realizacji projektu zgodnie z potrzebami firmy?

Ekspert zewnętrzny nie musi być jedyną osobą odpowiedzialną za zgodność projektu doradczego z potrzebami organizacji. Może sięgnąć po dodatkowe wsparcie z zasobów firmowych – zapewni mu je komitet sterujący.

Jaka jest rola takiego komitetu w projekcie? Składający się z interesariuszy pochodzących z różnych grup (biznesu, użytkowników, dostawców) zespół nie ingeruje w działania operacyjne, ale pilnuje kluczowych dla projektu spraw: kierunków działania, budżetu, metod realizacji, harmonogramu. Komitet sterujący ma bardzo wysoki status, niemal na równi z zarządem – często w jego skład wchodzą właśnie członkowie zarządu.

Taki organ jest zaangażowany w pracę zespołu projektowego od samego początku – decyduje m.in., jakie rozwiązania mają zostać wdrożone. Jego zaangażowanie jest jednak ważne także później. Każda proponowana zmiana musi zostać zaakceptowana przez komitet sterujący. Dzięki temu takie grono jest gwarancją tego, że projekt będzie przez cały czas realizowany zgodnie z potrzebami biznesowymi organizacji, także wtedy, gdy te potrzeby się zmieniają.

Podsumujmy: na potrzeby w projekcie doradczym warto spoglądać z różnych stron. Perspektywa komitetu sterującego jest jedną z nich. To komitet będzie zatwierdzał plan działania i akceptował przejście do kolejnych kroków – zawsze mając na uwagi potrzeby biznesu.