#19 Kluczowa kompetencja: umiejętności prezentacyjne

Właściciele startupów spotykający się z inwestorami często mają tylko 3 minuty, by zainteresować ich swoimi projektami. Stresujące? Pomyśl o uczestnikach „szybkich randek”, którzy muszą przekonać rozmówców do siebie w zaledwie… 1 minutę. Podczas prowadzenia projektów doradczych na zdobycie uwagi słuchaczy będziesz miał zazwyczaj nieco więcej czasu. Nie oznacza to jednak, że nie będziesz odczuwał tremy przed prowadzeniem spotkań i prezentacji. Jak sobie z tym poradzisz? Poznaj kluczowe umiejętności prezentacyjne, które warto trenować!

Jak mówić, by Cię słuchali? Najważniejsze umiejętności prezentacyjne

Wolisz wygłaszać płomienne przemówienia czy wyświetlać idealnie dopracowane slajdy w PowerPoincie? Gdy świadczysz usługi doradcze, często możesz nie mieć wyboru. Spotkania z klientami czy uczestnikami projektu doradczego będą wymagały i przedstawiania danych na slajdach, i przemawiania w mniejszym lub większym gronie słuchaczy.

Jesteś świetnym ekspertem, ale czujesz, że nie zawsze potrafisz przekazać ideę projektu doradczego tak, by porwać zespół? Umiejętności prezentacyjne nie są darem, z którym rodzą się wybrani – na szczęście! Każdy z tworzących je elementów możesz wyćwiczyć.

Oto czynniki, które składają się na kompetencje związane z prowadzeniem prezentacji:

• Wiedza techniczna i umiejętność obsługi programów oraz urządzeń. Problemy z podłączeniem rzutnika do komputera, niedziałające linki w prezentacji i slajdy, które wyglądają zupełnie inaczej niż w pierwotnej wersji – to potrafi zestresować bardziej niż wizja przemawiania przed dużą grupą wymagających słuchaczy. Inwestuj swój czas również w naukę technologii – dzięki solidnym podstawom i pewności, że wszystko zadziała jak trzeba (a jeśli nie, to szybko sobie z tym poradzisz), dużo łatwiej poradzisz sobie z tremą.
• Planowanie i określanie celów. Gdy Twoja prezentacja będzie efektowna w formie, ale uboga w treści, Twoi odbiorcy szybko to wychwycą. Planowanie to nie tylko sporządzanie notatek i przygotowywanie slajdów. Przede wszystkim warto poświęcić czas na zastanowienie się, jaki ma być główny cel prezentacji. Zastanów się także, kim są Twoi odbiorcy i w jaki sposób najlepiej do nich dotrzeć. Zadbaj o strukturę przemówienia: przykuwający uwagę wstęp, mocne zakończenie, a pomiędzy nimi – wartościową treść. Skorzystają na tym nie tylko uczestnicy Twojego projektu doradczego, ale również Ty: solidne przygotowanie to najlepszy sposób na radzenie sobie z tremą.
• Umiejętność wykorzystania swoich mocnych stron. Masz poczucie, że jako spontaniczny, rzucający żartami i anegdotami mówca brzmiałbyś niewiarygodnie? A jednocześnie wydaje Ci się, że tylko w ten sposób można zaskarbić sobie przychylność słuchaczy? To nie tak – odbiorcy Twoich prezentacji cenią sobie przede wszystkim autentyczność. W kreowaniu własnego wizerunku jako mówcy kieruj się swoimi mocnymi stronami. Nie musisz być efektowny i zabawny (choć możesz, jeśli odpowiada to Twojemu temperamentowi). Równie dobrze wypadniesz podczas prezentacji jako osoba spokojna i opanowana, zawsze perfekcyjnie przygotowana do wystąpienia.
• Zdolność do radzenia sobie z tremą. Owszem, możesz czytać artykuły w stylu „X sposobów na radzenie sobie z tremą”, ale nawet 30 takich strategii będzie mniej skutecznych niż jedna, ale wypracowana przez Ciebie. To nie jest tak, że doświadczeni aktorzy, wykładowcy czy profesjonalni mówcy w ogóle nie odczuwają tremy przed prezentacją. Są jednak w stanie zapanować nad stresem dzięki wieloletnim ćwiczeniom, a przede wszystkim dzięki uważnemu obserwowaniu siebie. To Ty jesteś w stanie ocenić, co najlepiej pomaga Ci zredukować napięcie: ćwiczenia relaksacyjne, wizualizacje, głębokie oddechy, a może ćwiczenia fizyczne?

Spotkanie w cztery oczy to… też prezentacja!

Czy podczas realizacji projektów doradczych będziesz miał okazję przemawiać przed salą pełną słuchaczy? Życzymy Ci takiej popularności, zdecydowanie częściej jednak w trakcie trwania projektu będziesz prowadził prezentacje dla mniejszych grup: kilku czy kilkunastu członków zespołu, dwóch-trzech osób decyzyjnych albo nawet jednej – głównego zleceniodawcy. Umiejętności prezentacyjne w pracy doradcy biznesowego możesz wykorzystywać w każdej z tych sytuacji, niezależnie od tego, kim są Twoi odbiorcy. Przemyślane wypowiedzi o uporządkowanej strukturze, przejrzyste przedstawianie danych, adekwatnie stosowane techniki perswazji? To wszystko przyda Ci się zarówno podczas spotkań w większym gronie, jak i tych w cztery oczy.

W jakich sytuacjach w pracy doradcy biznesowego będą Ci potrzebne umiejętności prezentacyjne?

• Wstępne ustalenia z klientem: pierwsze spotkania, negocjacje, określanie warunków umowy.
• Rozpoczęcie projektu: spotkania zapoznawcze z uczestnikami, określanie celów, przydzielanie zadań, ustalanie terminów.
• Realizacja projektu: spotkania warsztatowe dla uczestników, bieżące raportowanie sytuacji interesariuszom projektów, podsumowania realizacji poszczególnych etapów.
• Zakończenie projektu: przedstawienie raportów i wyników działań, spotkania z zarządem, podsumowanie projektu w gronie uczestników.

Jak Twoje umiejętności prezentacyjne pomogą Tobie i klientom?

Prezentacje to tak naprawdę nic innego, jak forma komunikacji. A komunikacja zawsze ma jakiś cel: przekonanie rozmówcy do swoich racji, przedstawienie swojej idei, budowanie relacji. Jeśli Twoje prezentacje i przemówienia będą przekazywały dokładnie to, co chcesz powiedzieć, masz większą szansę, by porozumieć się z uczestnikami Twojego projektu doradczego. Dzięki umiejętnościom prezentacyjnym Twoim odbiorcom będzie łatwiej zrozumieć cele projektu i się z nimi identyfikować. Twoje przemyślane przemówienia, w których najważniejsi są słuchacze, a nie efektowna forma, pomogą Ci zarazić zespół główną ideą i wzbudzić ich zaangażowanie.