#5 Kluczowa umiejętność: komunikacja na różnych poziomach organizacji

Nasza seria artykułów na temat kluczowych kompetencji doradców biznesowych nabiera tempa. Teraz przyszła pora na… minicykl w ramach cyklu. Najbliższe teksty, które przeczytacie na naszym blogu, będą poświęcone tematowi komunikacji. Popatrzymy na niego znacznie szerzej niż w klasycznym ujęciu komunikacji poziomej i pionowej pomiędzy pracownikami na różnych szczeblach. Pokażemy, w jaki sposób kompetencje doradców biznesowych przekładają się na realizację celów projektowych i sprawną pracę zespołu.

O czym będziemy mówić w ramach minicyklu o komunikacji w organizacji?

Procesy komunikacyjne przebiegają w każdej firmie na różnych poziomach, w różnych formach i w różnych kierunkach. Dobry doradca biznesowy musi sprawnie poruszać się w tym obszarze, szybko rozpoznając zasady obowiązujące w organizacji, w której prowadzi projekt. Poruszanie się w nowym środowisku, wśród nieznanych wcześniej członków zespołu, bywa jak stąpanie po niepewnym gruncie. Umiejętności związane z dostosowaniem formy komunikacji do potrzeb poszczególnych osób są wówczas bardzo cenne i mogą usprawnić realizację projektu.

Kluczowe umiejętności ekspertów, które będziemy chcieli bliżej przedstawić, to:

• Komunikacja międzypokoleniowa – ekspert, któremu zleca się realizację projektu, najczęściej nie wie, kogo zastanie po drugiej stronie. Bardzo rzadko zdarza się, że wszyscy członkowie zespołu są dokładnie w tym samym wieku. Na różnice międzypokoleniowe pomiędzy uczestnikami projektu (a także pomiędzy nimi a doradcą biznesowym) warto patrzeć jak na potencjał, a nie jak na przeszkodę. Dobry konsultant biznesowy będzie wiedział, jak połączyć doświadczenie starszych z entuzjazmem i świeżym spojrzeniem młodszych. Będzie potrafił także zauważyć zalążki sytuacji konfliktowych wynikających z różnicy wieku i w porę im zaradzić.
• Komunikacja międzykulturowa – w organizacjach międzynarodowych coraz rzadziej pracuje się w ramach stałych zespołów projektowych. Działania, które wykraczają daleko poza granice kraju, to już standard. Każdy członek międzynarodowego zespołu wnosi bardzo dużo dobrego do projektu: spojrzenie z innej perspektywy, znajomość potrzeb odbiorców w swoim kraju, ważne dla siebie wartości. Różnice narodowościowe, etniczne i kulturowe mogą jednak stanowić wyzwanie dla osoby zarządzającej projektem. Konsultant biznesowy z doświadczeniem w pracy w środowiskach międzynarodowych będzie umiał poradzić sobie z przeszkodami, a z różnic kulturowych wyciągnąć wyłącznie to, co najlepsze.
• Wywieranie wpływu na członków zespołu – to zagadnienie może kojarzyć się z manipulacją, ale jeśli wpływ jest wywierany w sposób etyczny, to jest to jak najbardziej pozytywne. Dzięki umiejętnie stosowanym technikom wywierania wpływu ekspert może sprawnie poprowadzić projekt i osiągnąć założone efekty. 
• Rozwiązywanie konfliktów – sztuka nie polega na tym, by unikać ich za wszelką cenę, ale by umiejętnie nimi zarządzać. Dzięki temu ścieranie się poglądów i pomysłów może być drogą do czegoś nowego i wartościowego w projekcie.
• Empatia – ta subtelna sztuka wczuwania się w potrzeby drugiej osoby ma duże znaczenie dla motywowania i wzbudzania zaangażowania członków zespołu. Dbanie o komfort psychiczny i wrażliwość nie oznacza słabości eksperta, ale wręcz przeciwnie – jego siłę w relacjach z innymi.
• Mowa ciała – komunikacja niewerbalna to nie dodatek, ale sedno całej komunikacji międzyludzkiej. Wiedza na temat tego, jak jesteśmy odbierani na podstawie komunikatów płynących z ciała, przydaje się doradcom biznesowym w dwóch obszarach. Dzięki niej mogą właściwie odczytywać sygnały zniechęcenia, niepewności, ożywienia członków zespołu, a także zadbać o spójność własnego przekazu werbalnego i niewerbalnego.

Dlaczego umiejętności związane z komunikacją to ważny punkt w Twoim portfolio?

Gdy myślisz o sobie jako o ekspercie, to bardzo możliwe, że kompetencje komunikacyjne traktujesz jako pewną oczywistość. Pracując od lat wśród ludzi, pewne rzeczy stają się dla Ciebie naturalne i niewarte wspominania w rozmowach na temat prowadzenia projektu.

Tymczasem to właśnie kompetencje związane z komunikacją w zespole są czymś, na co świadomi menedżerowie zwracają uwagę, poszukując ekspertów do prowadzenia projektu. Każdej dojrzałej, dobrze funkcjonującej organizacji zależy na tym, by doradca biznesowy był kimś więcej niż osoba, która pojawia się na chwilę, a potem zostawia zespół z ogólnymi poradami na temat projektu. Nowoczesne doradztwo biznesowe polega na kompleksowym prowadzeniu projektów

Dlaczego poświęcamy tematowi komunikacji tyle uwagi?

Jeśli korzystasz z Redegate jako menedżer lub inna osoba poszukująca wysokiej jakości usług doradczych, prawdopodobnie chcesz powierzyć ekspertowi znaczną część zadań związanych z projektem. Tym, czego potrzebujesz, nie jest wyłącznie jednorazowe spotkanie, na którym ekspert przekaże Ci swoje uwagi i zalecenia. Osoba, z którą będziesz współpracować, zostanie z Tobą i Twoją organizacją na dłużej. Wybierając z Redegate doradcę do swojego projektu biznesowego, na pewno w pierwszej kolejności zwrócisz uwagę na jego doświadczenie w branży, sprawdzisz, jakie projekty realizował, według jakiej metodologii zarządzania projektami pracuje.

Zachęcamy Cię, by spojrzeć na kompetencje doradcy szerzej. Równie ważne będą kwestie, które czasem trudno nazwać i uchwycić: zrozumienie, w jaki sposób funkcjonują procesy komunikacyjne w Twojej organizacji, umiejętność motywowania pracowników i wywierania na nich pozytywnego wpływu, wyczucie i empatia.

W jaki sposób możesz to zweryfikować? Trudno tu o mierzalne wskaźniki, ale możesz zdać się na swoją intuicję i odczucia. Korzystając ze wsparcia Redegate w wyborze eksperta do projektu, otrzymasz propozycje kilku osób, których kompetencje pasują do Twoich potrzeb. Z każdą z nich będziesz mógł porozmawiać, aby lepiej się poznać i przedstawić jej swoje oczekiwania. To dobry moment, by zapytać o to, jakie dany doradca ma wypracowane sposoby komunikacji w ramach projektu, jak radzi sobie w trudnych sytuacjach, czy miał okazję pracować w zespołach wielopokoleniowych i wielokulturowych, a także o inne ważne dla Ciebie kwestie.

Zapraszamy Cię do śledzenia naszego cyklu – zobacz, jak poszczególne kompetencje ekspertów Redegate mogą pomóc Twojej organizacji w realizacji celów projektowych.