#8 Kluczowa umiejętność: korzystanie z narzędzi do pracy zdalnej

Czy po wielu miesiącach lockdownu ktokolwiek ma jeszcze ochotę czytać o pracy zdalnej? Mamy nadzieję, że tak, bo korzystanie z narzędzi online do zarządzania projektami to ważna umiejętność doradcy biznesowego, niezależnie od tego, czy spotyka się z członkami zespołu na żywo, czy w sieci. Jakie są najważniejsze kompetencje związane z tym obszarem?

Dlaczego doradcy biznesowemu potrzebne są umiejętności związane z obsługą aplikacji do pracy zdalnej?

Relacje konsultantów biznesowych z technologiami w wielu przypadkach można określić stwierdzeniem „to skomplikowane”. Planując, wyznaczając zadania, prowadząc spotkania za pomocą narzędzi internetowych, trudno jest wykorzystać coś, co stanowi przewagę wielu specjalistów zarządzających projektami: charyzmę, dar przekonywania i motywowania.

Na „remote work tools” w pracy eksperta zewnętrznego warto spojrzeć jako na uzupełnienie jego innych kompetencji. To tylko narzędzia, a nie jakość sama w sobie. Nawet najlepszy program do zarządzania projektami na niewiele się przyda, gdy ekspert nie posiada umiejętności związanych z wyznaczaniem celów, weryfikacją realizacji zadań, podsumowaniem projektu.

Na korzystaniu z właściwie dobranych narzędzi do pracy zdalnej korzysta sam doradca biznesowy, zespół projektowy, a także menedżerowie zlecający pracę. Przeniesienie przynajmniej części projektu do rzeczywistości online daje transparentność – każdy zainteresowany może sprawdzić postępy i zweryfikować realizację zadań. Dobrze widoczne cele, daty i kamienie milowe ułatwiają dochowanie terminów i utrzymanie efektywności. Aplikacje online usprawniają także komunikację między członkami zespołu projektowego. Nie muszą zastępować spotkań, ale pomagają w doprecyzowaniu ustaleń i wyjaśnianiu wątpliwych kwestii pomiędzy spotkaniami.

Umiejętność obsługi to nie wszystko. Co jest potrzebne, by efektywnie wykorzystywać aplikacje w projektach?

Nie będziemy zajmować się tutaj tym, jakie aplikacje może wykorzystać w swojej pracy doradca wspierający realizację projektu w firmie. Gotowe listy i rekomendacje sporządzone przez tych, którzy znają się na temacie lepiej od nas, bez trudu znajdziesz w internecie.

My zajmiemy się przede wszystkim kompetencjami, jakie powinien posiadać ekspert zewnętrzny, który chce efektywnie wykorzystywać narzędzia do pracy zdalnej w swoich działaniach.

Oto te, które uważamy za najważniejsze:

• Dobór narzędzi, które wpiszą się w potrzeby projektu. Wybór aplikacji do zarządzania projektami, wyznaczania celów, komunikacji jest ogromny. Doradca o wysokich kompetencjach cyfrowych będzie umiał wybrać z nich te, które będą ułatwiały pracę, a nie sprawiały, że staje się ona bardziej skomplikowana. Wymaga to posiadania umiejętności związanych z testowaniem narzędzi online na własne potrzeby, zapoznawaniem się z instrukcjami dla użytkowników i dokumentacją, porównywania funkcji programów. Te kompetencje są potrzebne także do tego, by zdecydować, czy do realizacji projektu będą potrzebne dodatkowe narzędzia, czy może wystarczą te, które są na co dzień wykorzystywane w firmie.
• Współpraca z uczestnikami projektu w zakresie korzystania z narzędzi do pracy zdalnej. Przychodzący do firmy z zewnątrz ekspert, proponujący korzystanie z nowych aplikacji, może często natrafić na opór ze strony stałych pracowników firmy. Pojawiają się wśród nich głosy, że kolejne narzędzia są niepotrzebne, że praca online jest nieefektywna, że zamiast wpisywać cele projektu i zadania na wirtualną tablicę lepiej spotkać się i omówić wszystko na żywo. Ekspert zewnętrzny, który sam docenia rolę narzędzi online i jest do nich przekonany, będzie mógł lepiej zmotywować zespół do tego, by z nich korzystał. Warto także, by doradca potrafił dobrze wytłumaczyć członkom zespołu zasady obsługi aplikacji, a w razie potrzeby wyjaśniać wątpliwości.
• Umiar i zdrowy rozsądek. Może to brzmieć zaskakująco, ale już wyjaśniamy: możliwość digitalizowania wszystkiego i wszędzie jest kusząca, ale lepiej się temu nie poddawać. Narzędzia do pracy zdalnej mają ułatwiać realizację projektu, a nie stanowić przeszkody w pracy. Warto się zastanowić, czy w danej sytuacji lepszym rozwiązaniem będzie spotkanie, czy rozmowa w komunikatorze, czy lepiej jest zrobić burzę mózgów na żywo, czy skorzystać z narzędzia do mind-mappingu i jak szczegółowo powinny być rozpisane zadania na tablicach. Kompetentny doradca biznesowy wie, jak zachować równowagę w projekcie i zaproponować używanie narzędzi online tylko tam, gdzie jest to potrzebne i sprzyja efektywności.
• Umiejętności techniczne związane z korzystaniem z narzędzi do pracy zdalnej. Gdy widok skutecznie przesłania kot, który wskoczył na klawiaturę lub gdy na pierwszym planie pojawia się dziecko ze swoimi niecierpiącymi zwłoki problemami, bywa zabawnie, ale świadczy to o braku profesjonalizmu. Podobnie jest, gdy prowadzący spotkanie doradca nie może poradzić sobie z mikrofonem, kamerą czy zdalnym udostępnianiem ekranu. Wiemy, że większości doradców biznesowych obytych z internetową rzeczywistością nie trzeba tego tłumaczyć, ale warto zadbać o swój wizerunek, z wyprzedzeniem zapoznając się z obsługą programu czy testując dźwięk i obraz przed rozmową.

Warto pamiętać, że umiejętność korzystania z narzędzi do pracy online to tylko zewnętrzna warstwa kompetencji doradcy biznesowego. Pod nimi kryje się coś więcej: otwartość na nowości, odwaga w korzystaniu z nowych technologii, nieszablonowe podejście, zorientowanie na realizację celu. Zależy Ci, by ekspert zewnętrzny wspierający Twój projekt był wyposażony właśnie w taki zestaw kompetencji? W Redegate czekają na Ciebie specjaliści, dla których praca z nowymi technologiami to nie przyszłość, ale chleb powszedni!