#9 Kluczowa umiejętność: tracking projektu

Podobno każda okazja do świętowania jest dobra, ale ukończenie projektu szczególnie się do tego nadaje. Można – w zależności od kalibru – zorganizować imprezę firmową, przyznać premię członkom zespołu projektowego albo po prostu – zamówić pizzę. A jak sprawić, by w ogóle było co świętować? Zatrudnienie eksperta zewnętrznego umiejącego monitorować realizację zadań i zadbać o terminowość daje Ci pewność, że projekt zakończy się czymś więcej niż westchnienie ulgi „No, nareszcie!”.

Jakie umiejętności związane z trackingiem projektu powinien posiadać doradca biznesowy?

Monitorowanie postępów oraz pilnowanie kwestii dotrzymania terminów w projekcie to tak naprawdę złożone zagadnienie. „Tracking” to ważny element całościowego zarządzania projektem, wychodzący daleko poza zwykłe wpisywanie terminów w tabelkach w Excelu czy na wykresie Gantta.

Doradca biznesowy, który posiada kompetencje związane z monitorowaniem i kontrolą w projektach, potrafi:

• Realnie określić czas potrzebny na realizację zadań.
• Na bieżąco analizować tempo realizacji i kierunek, w jakim zmierza projekt.
• W razie potrzeby dokonać modyfikacji harmonogramu działania.
• Reagować w sytuacji kryzysowej, gdy zakończenie projektu się opóźnia. Wie, jak odpowiednio zastosować metodę fast tracking, tak aby faktycznie przyspieszyć działania, a nie spowodować piętrzenie się problemów.
• Korzystać z narzędzi ułatwiających monitoring projektu: aplikacji do tworzenia wykresów Gantta, do monitorowania czasu pracy i innych.
• Współpracować z zespołem i podwykonawcami, uzyskując od nich rzetelne informacje na temat czasu potrzebnego do ukończenia zadania.
• Raportować osobom decyzyjnym aktualny stan, informować o ryzykach i przesunięciach w realizacji planu.

Efektywnie, a nie efektownie. Dlaczego umiejętności związane z monitorowaniem realizacji projektu są tak ważne?

W Redegate dbamy o to, by każdy projekt naszych klientów kończył się sukcesem. Jeśli czytając to, uśmiechasz się gorzko i myślisz, że chciałbyś, żeby Twój projekt w ogóle miał szansę na jakiekolwiek zakończenie, jesteś w dobrym miejscu.

Terminowość i wywiązanie się z realizacji zadań to jeden z wymiernych czynników, na podstawie którego możesz rozliczać doradcę biznesowego z efektywności. Śledzenie i kontrola postępów w projekcie są jedną z umiejętności, na podstawie których weryfikujemy współpracujących z Redegate doradców. Warto, byś także Ty, rozmawiając o współpracy z zaproponowanymi przez nas ekspertami, zapytał o związane z tym kompetencje. Sprawdzanie, czy doradca biznesowy potrafi zadbać kompleksowo o kwestię ukończenia projektu w odpowiednim czasie i zgodnie z przyjętymi założeniami, pozwala nam odsiać tę nieco mniej uczciwą część branży konsultingowej: osoby, u których za atrakcyjną formą i marketingiem nie stoją realne korzyści dla klienta. 

Pamiętaj, że kończenie projektów w terminie to nie tylko kwestia wizerunku, relacji biznesowych, ale również oszczędności. Sytuacje, gdy projekty trwają miesiącami, a produkty lub usługi nie mogą zostać przekazane klientom lub wprowadzone do sprzedaży, generują realne koszty dla firmy. Zatrudniając do zarządzania projektem eksperta, który potrafi korzystać z metod i narzędzi trackingu, możesz zapobiec takim problemom.

Czy jesteś gotowy, by powierzyć odpowiedzialność za projekt ekspertowi zewnętrznemu?

Rola doradcy biznesowego zatrudnianego przez firmy jest obecnie znacznie szersza niż jeszcze kilka-kilkanaście lat temu. Doradca to już nie osoba, która spotyka się kilkakrotnie z menedżerami i przekazuje im swoje uwagi i rekomendacje na temat działania biznesu.

W Redegate stawiamy na ekspertów, którzy dają swoim klientom kompleksowe wsparcie w realizacji projektów. Oznacza to, że możesz powierzyć takim osobom całość prac związanych z danym obszarem: określenie celów, wyznaczenie zadań i terminów, kontrolę ich realizacji, zarządzanie zespołem.

To zrozumiałe, że gdy korzystasz z usług doradczych w tej formie po raz pierwszy, przekazanie takiej odpowiedzialności osobie z zewnątrz może być dla Ciebie trudne. Dlatego z naszej strony zapewniamy Ci dostęp do starannie zweryfikowanych przez nas ekspertów, co do których mamy pewność, że będą mieli pod kontrolą wszystkie zadania w projekcie. Podział odpowiedzialności ułatwia także dokładne raportowanie przez doradcę biznesowego wszystkiego, co dzieje się w projekcie: informowanie o postępach prac, ale także uczciwe ostrzeganie o ryzykach i możliwych opóźnieniach.

Jeśli obawiasz się, że powierzenie odpowiedzialności za projekt osobie z zewnątrz będzie dla Ciebie źródłem stresu i niepewności, to wiedz, że dzięki dobrze dobranemu ekspertowi może być dokładnie odwrotnie. Przekonaj się, że kompetentny doradca biznesowy zapewni Ci spokój i poczucie bezpieczeństwa podczas całego czasu realizacji projektu.