Lean Management i Six Sigma – kiedy błędy kosztują zbyt wiele

Czego potrzebuje Twoja firma? Efektywności, działania zgodnie z potrzebami klientów, wysokiej jakości. Czego chce unikać? Błędów, usterek, niskiej produktywności, zbędnych kosztów. Jak to pogodzić? Specjaliści od zarządzania jakością odkryli to już kilkadziesiąt lat temu. I, co ciekawe, stało się to niemal równolegle w dwóch bardzo odległych od siebie miejscach – w USA i Japonii. To właśnie tam powstały metody Six Sigma i Lean Management, które z powodzeniem stosują firmy nie tylko z branży produkcyjnej. Dziś przedstawiamy je Tobie. Może właśnie w nich znajdziesz swój klucz do efektywności?

Lean Management i Six Sigma – dwie drogi do tego samego celu

Metodologia Lean Management powstała w Japonii, w fabryce Toyoty. Six Sigma pochodzi z USA, z fabryki Motoroli. Trudno wyobrazić sobie bardziej odległe od siebie miejsca. Obie metodologie, wbrew pozorom, więcej jednak łączy niż dzieli. Są one do siebie na tyle podobne, że w wielu przypadkach można je ze sobą z sukcesem połączyć, wybierając najbardziej przydatne elementy z jednego i drugiego podejścia.

Lean Management to japońska metoda zarządzania, u podstaw której stoi „odchudzanie przedsiębiorstwa”, czyli maksymalna redukcja kosztów w celu zapewnienia efektywności. Podstawowym hasłem Lean Management jest „robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób” – czyli dążenie do wyeliminowania z procesów wszystkiego, co niepotrzebne i szkodliwe. Najważniejszy cel – maksymalizacja wartości dla klienta przy jednoczesnym zredukowaniu do minimum marnotrawstwa jest realizowany poprzez:

  • Definiowanie wartości produktu w oczach klienta,
  • Mapowanie procesów,
  • Szybki, niezakłócony przepływ wartości,
  • Działania oparte na potrzebach klientów,
  • Ciągłe doskonalenie.

Six Sigma to metoda zarządzania jakością, którą wykorzystano po raz pierwszy w fabryce Motoroli w Stanach Zjednoczonych. Charakterystyczne dla Six Sigma jest pozyskiwanie z procesów jak największej liczby danych, które pozwalają znaleźć sposób na niemal idealną jakość produktów lub usług. W praktyce metoda polega na wychwytywaniu błędów i usterek, nieprawidłowo przebiegających procesów i produktów, które nie spełniają oczekiwań klienta. Cel osiąga się dzięki przejściu przez następujące etapy:

  • Definiowanie – poznanie i opisanie procesu, znalezienie jego słabych stron, wskazanie celu do osiągnięcia;
  • Pomiar – dokładne i obiektywne poznanie prawdy na temat jakości procesów;
  • Analiza – przyjrzenie się danym zebranym na etapie pomiaru;
  • Udoskonalenie – obniżenie poziomu błędów i usterek w celu osiągnięcia wyższej jakości;
  • Kontrola – bieżący monitoring procesów po wprowadzeniu poprawek i udoskonaleń.

Sygnały, które świadczą o tym, że Six Sigma lub Lean Management mogą pomóc Twojej firmie

O tym, że w Twojej firmie potrzebne są zmiany i że warto pójść w kierunku wdrożenia Six Sigma lub Lean Management, mogą świadczyć następujące objawy:

  • Niska produktywność mimo stosowania odpowiednich maszyn i technologii;
  • Słaba jakość wytwarzanych produktów lub oferowanych usług;
  • Zbyt wysokie koszty produkcji w stosunku do przychodów;
  • Problemy z motywacją u pracowników różnych szczebli;
  • Brak poczucia odpowiedzialności w zespole za swoje działania;
  • Chaotyczne działania, bez mapowania procesów, tworzenia strategii i planów operacyjnych.

Jednocześnie trzeba pamiętać o tym, że zarówno Lean Management, jak i Six Sigma, wymagają od organizacji i jej pracowników pewnej dojrzałości i świadomości. Pod pewnymi względami wdrożenie obu metod jest nawet trudniejsze niż zmiany w obszarze procesów czy technologii. Są one związane przede wszystkim z podejściem i sposobem myślenia zespołu. Jeśli liczysz na szybkie efekty przy minimalnym wysiłku, to znak, że może lepiej będzie trochę poczekać z wprowadzeniem Lean Management lub Six Sigma do organizacji. Obie metody są bardzo wskazane, jednak na pewnym etapie i w określonych sytuacjach biznesowych mogą przynieść więcej szkody niż pożytku. Ich stosowanie wymaga dogłębnego zrozumienia przez osoby decyzyjne i świadomości, że wdrażanie zmian może być powolne i w niektórych przypadkach trudne.

Jak wdrożyć Lean Management lub Six Sigma…

… i czy w ogóle da się odpowiedzieć na to pytanie w jednym akapicie?

Wdrażanie Lean Management i Six Sigma to bardzo złożony proces, który sięga do najgłębszych warstw Twojego biznesu. Oznacza to nie tylko, że wymaga głębokich przemian w obszarze kultury organizacyjnej i modelu zarządzania. Obie metodologie są bardzo elastyczne – to ich ważna zaleta, która pozwala na zastosowanie w przedsiębiorstwach różnej wielkości, z różnych branż, w różnych lokalizacjach. Ta elastyczność jest jednak także wyzwaniem. Oznacza, że założenia Lean Management lub Six Sigma muszą być każdorazowo dostosowane do warunków w organizacji.

Metody Lean Management i Six Sigma nie są zbiorem gotowych wytycznych, które w prosty sposób przełożysz na firmową rzeczywistość. Takie wdrożenie przebiega za każdym razem inaczej. Wymaga dokładnego przyjrzenia się sytuacji firmy i uwzględnienia indywidualnych czynników. Cel jest zawsze ten sam, wykorzystywane techniki – podobne, ale zmiana podejścia na zgodne z Lean Management lub Six Sigma w dużej korporacji i np. niewielkim startupie to dwa zupełnie różne procesy.

Czy Lean Management i Six Sigma to rozwiązanie tylko dla firm produkcyjnych?

Rzeczywiście jest tak, że obie metody są kojarzone przede wszystkim z sektorem produkcyjnym. Prawdopodobnie dlatego, że ich główne założenia powstały na potrzeby fabryk i to właśnie tam pierwotnie je wykorzystywano.

Tak naprawdę jednak dążenie do osiągnięcia efektywności, minimalizacji liczby błędów i pomyłek, skupienie odbiorcy nie są powiązane wyłącznie z wytwarzaniem produktów fizycznych. Lean Management i Six Sigma z powodzeniem wykorzystuje się w wielu innych branżach, np. medycznej czy IT. Co więcej – niektóre założenia możesz wdrożyć nawet w życiu prywatnym, jeśli chcesz zadbać o większą produktywność.

Dlaczego przejście na metodę Lean Management lub Six Sigma niemal zawsze odbywa się z udziałem ekspertów zewnętrznych?

Wielu menedżerów obawia się nowych metod przede wszystkim z uwagi na długi czas ich wdrażania. To złożony proces – zmiana nie polega na zastosowaniu nowych maszyn czy technologii. Zarówno Six Sigma, jak i Lean Management, polega na długofalowej zmianie podejścia pracowników. I to wszystkich szczebli, bo z jednej strony – przykład idzie z góry, a z drugiej – to szeregowi członkowie zespołu mają duży wpływ na efektywność procesów.

Six Sigma i Lean Management to nie są ogólne założenia, o których przeczytasz w jednej książce. Ze stosowaniem metod wiąże się korzystanie z zaawansowanych narzędzi analitycznych, obliczanie wskaźników, całościowe przyglądanie się zachodzącym w firmie procesom. Do tego dochodzi jeszcze kwestia umiejętności zaangażowania zespołu i zmiany podejścia poszczególnych osób do pracy.

To wszystko pokazuje, że do wprowadzania Lean Management lub Six Sigma w organizacjach bardzo przydaje się pomoc eksperta z zewnątrz. Takie wsparcie podczas wdrażania ważnych zmian polecamy zawsze, jednak w tym przypadku jest ono kluczowe. W innym przypadku można łatwo zniechęcić się do wybranej metody, a także „wylać dziecko z kąpielą” – podjąć szereg niewłaściwych decyzji, które nie przyniosą wzrostu efektywności, ale spowodują spadek motywacji u pracowników.

Ekspert, którego zaproponujemy Ci w Redegate, zadba o to, by wdrożenie nowej metody zarządzania nie odbyło się kosztem pracowników i jakości procesów, ale z korzyścią dla nich. Przede wszystkim pomogą Ci w wybraniu odpowiedniej metody – może będzie to Lean Management, może Six Sigma, a może specjalnie dobrane do Twoich potrzeb połączenie elementów każdej z nich? Zastosuje także narzędzia, za pomocą których dokładnie przeanalizuje obecną sytuację w organizacji i wyznaczy cele. Wszystkie zmiany będziesz mógł samodzielnie śledzić i oceniać ich efektywność – we wdrażaniu Six Sigma lub Lean Management kluczowe jest stosowanie wskaźników, które dają wymierny obraz sytuacji.

Jaki będzie efekt? Nowa metoda zarządzania jakością nie będzie wyłącznie „kwiatkiem do kożucha”. Zmiany obejmą całą organizację – od przebiegu procesów, po to, co dzieje się w głowach wszystkich pracowników. A tylko takie wdrożenie może przynieść długofalowe efekty, na które liczysz.

Design: PROFORMAT

Kontakt

GAP GROUP sp. z.o.o.

ul. Inżynierska, nr 39, lok. 206
53-228 Wrocław

KRS: 0000860301;
REGON: 387044670,
NIP: 8943158670