Powiedz kosztom: stop! Co zrobić, by redukcja wydatków rzeczywiście opłaciła się Twojej firmie?

Myślisz o redukcji kosztów? Być może będzie Ci raźniej, gdy będziesz wiedzieć, że nie jesteś w tym osamotniony. Spójrz na statystyki – w badaniu Deloitte z 2017 roku (dość wiekowym, ale można zakładać, że obecnie, po okresie pandemii, procent jest nawet wyższy) aż 83% badanych europejskich firm zakładało redukcję kosztów w najbliższych 24 miesiącach. W tym procesie wyjątkowo łatwo jednak „wylać dziecko z kąpielą”. Redukcja kosztów może spowodować spadek jakości produktów i usług, obniżenie motywacji pracowników i inne poważne problemy. Co robić, by tego uniknąć? A może czasami to nie redukcja kosztów, ale wzrost przychodów jest drogowskazem do sukcesu?

Redukcja kosztów – czy da się to zrobić szybko i łatwo?

Gdy chcesz zredukować koszty, pierwsze rozwiązania przychodzą do głowy bardzo szybko. Możesz pomyśleć np.:

  • „Zwolnijmy pracowników – przecież nie potrzebujemy ich aż tylu!”;
  • „Zaproponujmy czasowe obniżenie pensji – w czasach kryzysu na pewno każdy zgodzi się na to bez problemu”;
  • „Spróbujmy zastąpić niektóre komponenty tańszymi odpowiednikami – ograniczymy koszty produkcji, a klienci być może nie zauważą różnicy”.

Wszystkie sposoby łączy jedno – są stosunkowo łatwe do zrealizowania, nie wymagają wysiłku ani dużych nakładów czasu. Czy oznacza to, że to idealne pomysły na redukcję kosztów?

Spróbujmy przyjrzeć się, co może się stać, gdy będziesz ograniczać koszty w ten sposób. Zacznijmy od zwolnień: wieści o redukcji zatrudnienia szybko rozniosą się wśród Twoich klientów, co przełoży się na pogorszenie wizerunku. I co w przypadku, gdy sytuacja w firmie się poprawi, będziecie gotowi do przyjmowania nowych zleceń, ale nie będzie komu ich wykonywać? Nie szukając przykładów daleko – właśnie z takim problemem borykają się obecnie linie lotnicze, które zwolniły personel w czasie pandemii, a teraz nie są w stanie obsługiwać wszystkich lotów.

Może zatem obniżenie pensji będzie dobrym sposobem? W końcu pracownicy powinni odczuwać solidarność z firmą i jej problemami? Efekty są widoczne w tabelkach z wynikami finansowymi niemal od razu, taka redukcja kosztów ma jednak swoje drugie, dość grząskie, dno. Pracownicy, chcąc zachować etaty, godzą się na obniżenie wynagrodzenia, jednak ich motywacja i zaufanie do pracodawcy znacznie spadają. To dla wielu kropla, która przelewa czarę goryczy i sprawia, że zaczynają się rozglądać za nowym miejscem pracy. Niewiele trzeba, by do problemu wysokich kosztów dołączył kolejny, związany z brakiem zasobów do realizacji zleceń.

Domyślasz się pewnie, że ograniczenie kosztów produkcji poprzez wybór tańszych półproduktów to również ślepa uliczka dla Twojego biznesu. Tutaj ryzykujesz przede wszystkim swoim wizerunkiem. Jeśli udało Ci się wypracować opinię wartościowego, godnego zaufania producenta czy usługodawcy, nie warto tego psuć w imię redukcji kosztów.

To wszystko pokazuje, że nie ma gotowej recepty na łatwą, bezproblemową redukcję kosztów. Jeśli chcesz poprawić rentowność swojego biznesu, przygotuj się na dłuższy proces, którego podstawą zawsze powinna być dokładna analiza sytuacji i możliwości Twojej firmy.

Jak ograniczać koszty w niepewnych gospodarczo czasach?

Kilka lat temu zastanawialiśmy się, jak na gospodarkę wpłynie utrzymująca się przez dłuższy czas deflacja. Dziś z napięciem śledzimy coraz wyższy wskaźnik inflacji. Dwa lata temu wszyscy martwili się wpływem pandemii na gospodarkę. Obecnie znacznie ważniejszym problemem jest wojna w Ukrainie, odbijająca się na wynikach wielu branż. O sytuacji makroekonomicznej można powiedzieć wiele oprócz tego, że jest stała i przewidywalna.

Czy to dobry moment na redukcję kosztów? W wielu firmach nie ma nawet czasu na to, by dobrze się nad tym zastanowić. Duże spadki przychodów wynikające z zewnętrznych, niezależnych czynników powodują, że trzeba działać.

Redukcja kosztów w niepewnej sytuacji nie powinna być tylko jednorazowym działaniem. Dzięki sprawnej optymalizacji można ograniczyć wydatki nawet o około 25%, nie to jednak powinno być głównym celem firmy. Taka redukcja kosztów może szybko zostać „zjedzona” przez inflację lub ograniczenie sprzedaży.

Głównym celem działań w każdej firmie powinno być zwiększenie elastyczności i ochrona przed niekontrolowanym wzrostem wydatków. Taki efekt możesz osiągnąć poprzez optymalizację procesów wewnątrz firmy, np. przekwalifikowanie personelu i wyposażenie go w dodatkowe umiejętności, wykorzystanie narzędzi zwiększających efektywność, automatyzację pozwalającą na ograniczenie błędów i strat.

To, że koszty działania firmy będą z czasem rosły, jest pewne. Ważne jest jednak to, by nie wpływało to poważnie na jej funkcjonowanie. Możesz to osiągnąć poprzez:

  • Budowanie polityki firmy zakładającej transparentność i jak największą wiedzę na temat kosztów;
  • Wypracowanie narzędzi pozwalających na przesuwanie kosztów pomiędzy poszczególnymi obszarami i działaniami firmy, w miarę zapotrzebowania;
  • Optymalizacji procesów we wszystkich aspektach działania firmy, a nie tylko wybranych, np. produkcji.

Co robi ekspert Redegate, gdy klient prosi go o wsparcie w redukcji kosztów?

Klienci, którzy zgłaszają się do nas z prośbą o dobranie eksperta specjalizującego się w redukcji kosztów firmowych, są już najczęściej po wdrożeniu pierwszych zmian. Niestety okazuje się, że to, co zrobili, nie działa wcale albo w małym stopniu. Stoją przed wizją nieuchronnych zwolnień, ograniczenia produkcji, rezygnacji z rozwoju i… boją się zrobić kolejny krok. Krótko mówiąc, grunt pali im się pod nogami, a im więcej czasu mija, tym silniejsza staje się potrzeba redukcji kosztów.

To moment, w którym trzeba zacząć działać bez wahania. A to wcale nie oznacza szybkich zmian, ale dobrze przemyślane. Kolejne nietrafione decyzje związane z redukcją kosztów mogą być katastrofalne w skutkach. Ekspert Redegate nie może na to pozwolić!

Podstawą do realizacji projektu jest dokładna analiza sytuacji w firmie. Przyjrzenie się kosztom i przychodom to dopiero początek. Zazwyczaj trzeba sięgnąć głębiej i znaleźć inne rozwiązania niż te, które nasuwają się w pierwszej kolejności. Redukcja kosztów może być bezbolesna – nie musi wiązać się z ograniczaniem zatrudnienia czy innymi trudnymi do przyjęcia zmianami. Czasem wystarczy zauważyć coś, czego osoby zarządzające firmą nie widziały przez wiele lat – przeszkody stojące na drodze do większej efektywności, marnotrawstwo czasu i zasobów, utrwalone nieskuteczne schematy działania. Tutaj świeże spojrzenie z zewnątrz i nieszablonowe myślenie są czymś nie do przecenienia!

Doradcy biznesowi Redegate to także specjaliści od komunikacji interpersonalnej. Nie da się ukryć, że kwestie redukcji kosztów bardzo często wzbudzają niepokój wśród pracowników. Otwarta, szczera komunikacja i budowanie sprzyjającej atmosfery to kolejny rodzaj wsparcia, jaki mogą zaoferować Ci eksperci zewnętrzni.

Ekspert Redegate, który rozpoczyna współpracę z klientem, zawsze zadaje jedno kluczowe pytanie: z jakiego powodu planowana jest redukcja kosztów. Odpowiedzi bywają zaskakujące, a czasem pozwalają wypracować wspólnie ciekawy wniosek: firma może potrzebować nie tyle redukcji kosztów, co zwiększenia efektywności i wyższych przychodów. Współpraca z ekspertem Redegate specjalizującym się w tworzeniu strategii biznesowej pomoże Ci znaleźć sposób na osiągnięcie tego celu!

Koszty w Twojej firmie niebezpiecznie rosną? To czas, by zacząć działać – im wcześniej to zrobisz, tym mniej będziesz ryzykować! Wypełnij formularz, a my znajdziemy dla Ciebie eksperta, który pomoże Ci przejść przez cały proces!

Design: PROFORMAT

Kontakt

GAP GROUP sp. z.o.o.

ul. Inżynierska, nr 39, lok. 206
53-228 Wrocław

KRS: 0000860301;
REGON: 387044670,
NIP: 8943158670