Współpraca się kończy, know-how zostaje. Jak zadbać o transfer wiedzy w projekcie doradczym?

Pomaga rozwiązywać problemy, angażuje i motywuje zespół, nakierowuje organizację na rozwój. Chciałbyś mieć takie wsparcie w firmie już zawsze? Nawet najlepsza współpraca z doradcą biznesowym kiedyś się kończy – i to wcale nie jest tak niekorzystne, jak mogłoby się wydawać. Dobry doradca przygotuje Twój zespół na samodzielną pracę. Zostawi po sobie m.in. solidną porcję wiedzy, z której pracownicy będą mogli korzystać w kolejnych swoich projektach. Jak zadbać o to, by takie zasoby pozostały w firmie na zawsze?

Najlepsze, co może zrobić doradca dla Twojego zespołu

Pokierować zespołem tak, by jego członkowie myśleli, że sami wypracowali rozwiązania, które ekspert zamierza wprowadzić? Brzmi trochę jak technika manipulacyjna, trochę jak magiczna sztuczka.

W rzeczywistości takie działanie nie ma nic wspólnego ani z manipulacją, ani z magią. To sposób na transfer wiedzy stosowany przez doświadczonych ekspertów specjalizujących się w doradztwie biznesowym dla firm. O angażowaniu zespołu w wypracowywanie rozwiązań pisaliśmy już niejednokrotnie – i teraz robimy to nie dlatego, że się powtarzamy, ale dlatego, by podkreślić, jakie to ważne.

To naturalne, że ludzie przywiązują się do własnych pomysłów bardziej niż do tych, które zostają im narzucone przez kogoś innego. Przywiązują? To mało powiedziane – często są gotowi bronić ich jak niepodległości. I właśnie taki efekt potrafi osiągnąć dobry doradca biznesowy. Wbrew pozorom na spotkaniach poświęconych poszukiwaniu rozwiązań na firmowe wyzwania nie musi mówić wiele. Zamiast tego oddaje głos członkom zespołu, którzy sami rzucają pomysłami w ramach burzy mózgów. Ekspert może tylko moderować taką dyskusję, naprowadzać na właściwe tory, a na koniec – podsumować.

Takie wsparcie eksperta dla firmy będzie czymś bardzo cennym. Uczestnicy chętniej zaangażują się w projekt, a nawet mogą stać się jego ambasadorami – osobami, które będą przekonywać do wypracowanych rozwiązań innych pracowników. A jeśli chodzi o transfer wiedzy, to chyba nie musimy nikomu udowadniać, że przy tak prowadzonym projekcie informacje zdecydowanie łatwiej zostają w głowie niż w przypadku, gdyby były podawane „z zewnątrz”.

Sposoby na przekazywanie wiedzy eksperckiej: skuteczne, łatwe i naturalne

Zacznijmy od tego, co na pewno nie działa skutecznie: to przekazywanie wiedzy eksperckiej w formie wykładu. Możesz być pewien, że żaden z doradców Redegate nie prowadzi projektów w ten sposób. Byłoby to właściwie zaprzeczeniem idei współpracy z doradcą, która ma być – no właśnie, „współ”-pracą, czyli wspólną pracą nad rozwiązaniami.

Transfer wiedzy eksperckiej ma najczęściej nieformalny charakter. Dobry ekspert potrafi prowadzić coś, co można nazwać „szkoleniami ad-hoc”. Podczas spotkań zespołu znajduje i wykorzystuje okazje, by przekazać wartościowe informacje, najczęściej w powiązaniu z konkretną sytuacją, nad którą pracują uczestnicy projektu.

Jeśli, dajmy na to, ekspert zajmuje się doradztwem operacyjnym, może w czasie wizyty na produkcji podzielić się fragmentem wiedzy na temat związany z Lean Management (oczywiście adekwatnym do tego, czym aktualnie zajmuje się wraz z zespołem). A gdy zajmuje się, na przykład, optymalizacją procesów zakupowych, może w trakcie współpracy z zespołem projektowym, przekazać kilka dobrych praktyk stosowanych w innych firmach.

Innym sposobem na transfer wiedzy w projektach doradczych są warsztaty, w trakcie których uczestnicy pracują nad przygotowaniem case studies. Na bazie konkretnego studium przypadku zespół wypracowuje rozwiązania, korzystając z nabytej wiedzy, nowych standardów, pozyskanych narzędzi.

Porządkujemy wiedzę z projektu doradczego! Jak zatrzymać know-how w firmie?

Świetnie, gdy wiedza przekazana przez doradcę zostaje w głowach pracowników. Przyznasz jednak, że nie jest to najlepsze miejsce na jej przechowywanie.

Z wiedzą ekspercką wytransferowaną podczas projektu doradczego jest dokładnie tak jak z innymi elementami firmowego know-how – nie można dopuścić do tego, by była dostępna tylko w wąskim gronie specjalistów. Rzeczywistość biznesowa dynamicznie się zmienia. Pracownicy odchodzą do innych działów lub firm, a jeśli nie zadba się wcześniej o zatrzymanie zasobów w postaci ich wiedzy, traci się je na zawsze.

Nie zawsze zresztą know-how z projektu doradczego okazuje się potrzebne dopiero wtedy, gdy zabiera je ze sobą odchodzący pracownik. Bywa też inaczej – zespół, który brał udział w projekcie doradczym (czyli najczęściej kilka lub kilkanaście osób) jest nadal w organizacji, ale nikt nie zadbał o to, by przekazał zdobytą wiedzę dalej. Pozostałym pracownikom nawet nie przychodzi do głowy, by zwrócić się do członków zespołu z pytaniami lub problemami. Próbują mierzyć się samodzielnie z czymś, co uczestnicy projektu rozwiązaliby szybko i bez wysiłku.

Zatrzymywanie wiedzy eksperckiej przekazanej przez doradcę biznesowego wyłącznie w ramach zespołu projektowego to nic innego, jak marnowanie zasobów – a jesteśmy pewni, że chcesz tego uniknąć. Co możesz zrobić, by zasoby rozprzestrzeniały się równomiernie i wspierały pracowników w całej firmie? Oto kilka pomysłów:

• Zorganizuj szkolenie, na którym członkowie zespołu projektowego podzielą się wiedzą z innymi. W takim spotkaniu nie musi brać udziału cała firma – możesz wybrać menedżerów, którzy przekażą informacje niżej lub zorganizować szkolenia dla poszczególnych działów. To, w jaki sposób wiedza trafi do zainteresowanych, zależy od struktury i sposobu funkcjonowania organizacji.
• Uzupełnij informacje w firmowej bazie wiedzy. Większość firm (także tych mniejszych) ma tego typu miejsce, w którym gromadzi cenne i ważne zagadnienia. To doskonała przestrzeń na wiedzę, którą zespół zdobył dzięki współpracy z doradcą biznesowym. Jak przełożyć takie informacje na użyteczne zasoby dla reszty zespołu? Najlepiej będzie, jeśli wyznaczysz do tego osobę lub osoby, które brały udział w projekcie doradczym. To one zdecydują, co z przekazanej przez eksperta wiedzy było najważniejsze i najbardziej przydatne dla innych, przesieją mniej istotne dane i uporządkują całość.
• Zdigitalizuj wiedzę. Know-how przekazane przez eksperta możesz także opracować w postaci kursu e-learningowego. Skorzystaj w tym celu z zasobów, które masz w swojej organizacji lub zleć przygotowanie takiego kursu firmie zewnętrznej. Ta propozycja to właściwie połączenie dwóch poprzednich – z tym że szkolenie e-learningowe jest stale dostępne dla wszystkich, bardziej interaktywne, a do tego można je szybko zaktualizować.   

Jak wiedza zmieni Twój zespół?

Efekty projektu doradczego mogą być widoczne niemal od razu. Jednak to, co najcenniejsze, dzieje się najczęściej w kolejnych miesiącach, a nawet latach po zakończeniu współpracy z ekspertem zewnętrznym. Miarą jakości usługi doradczej jest między innymi to, jak zespół pracuje bez wsparcia eksperta.

Dobrze przeprowadzony projekt doradczy zmieni uczestników na stałe. Będą wyposażeni w przekazaną przez eksperta wiedzę teoretyczną i praktyczną, ale przede wszystkim: bardziej samodzielni w myśleniu, odważni w działaniu, zaangażowani i zmotywowani. Jeśli tylko dobrze to wykorzystasz, przełoży się to na pozytywne zmiany w działaniu Twojej firmy!